45.Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности скс и т

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. Информация – важнейший товар. К информации предъявляются следующие требования: информация должна быть достоверной, своевременной, полно, точной, экономичной (процессы на ее сбор и представление не должны быть дорогостоящими и длительными по времени). Чтобы соблюсти данные требования, человечество придумало документирование - регламентируемый процесс записи информации на носитель с целью обеспечения всех названных требований.

ДОУ – отрасль управленческой деятельности, обеспечивающая документирование информации и организацию работы с управленческими документами. Эта сфера деятельности связана с делопроизводством (технические функции по оформлению и обработке организационно-распорядительной документации (ОРД) (устав, положение, приказы, распоряжения)). ДОУ шире делопроизводства, так как занимается всеми потоками документации. Современный этап развития сферы деятельности ДОУ усложнился широким внедрением систем электронного документооборота. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную. При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства).

Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Документированная информация (документ) – 1. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (понятие на законодательном уровне). 2. Это зафиксированная информация, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное. Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Основные функции документа:

• информационная (в документе фиксируются факты, события, явления. Документ- источник, носитель инфо);

• коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия, документ- прием, передача, обмен инфо);

• кумулятивная (документ позволяет накапливать, упорядочивать сведения);

• когнитивная (документ позволяет познавать);

•доказательная (нормативно-правовая) (документы подтверждают факты, результаты, сведения, полномочия сотрудников).

Документ – это основное действующее лицо в социальной коммуникации. Документные коммуникации имеют 3 обязательных элемента: 1. Коммуникант (тот, кто отправляет документ); 2. Реципиент (тот, кто получает документ); 3. Коммуникат (документ). Документная коммуникация имеет посредников, специалистов. Занятых обеспечением процесса приема передачи информации в виде документов. Эти посредники: секретариаты, библиотеки, архивы, отделы по внешним связям – все те специалисты и организации, деятельностью которых является сбор, обработка, представление документов. Документная информация может быть сгруппирована. Различают: документопотоки - постоянно движущиеся документы, между подразделениями и организациями. Документная система – упорядоченная совокупность документов для многоцелевого использование, как правило, в автоматизированных режимах (КИС –(корпоративно-информационные системы)). Документные ресурсы – упорядоченные совокупности документов разного вида и происхождения, предназначенные для определенных целей или задач организаций. В состав могут входить научная, патентная, нормативная документация по определенным вопросам и проблемам. Документный фонд – совокупность документов, объединенных в соответствии с потребительским профилем или связанных с местом возникновения документов.

НЕ ВАЖНО: классификация документов. Дихотомическая классификация: 1. Первичные (содержат инфу, которая документируется впервые); 2. Вторичные (документы, которые составлены на основе первичных (бухгалтерский баланс). Клас-ция по материалу носителя инфо: 1. Документы, где инфо содержится на естественном носителе (камни, папирус). 2. Документы, где инфо содержится на искусственном носителе (диски). По способу документирования : рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, лазерно-оптический . также есть классификации документа: подлинники и копии. Подлинники – это документы, имеющие юридическую силу, оригиналов может быть несколько. Копия- документ, воспроизводящий информацию и внешние признаки оригинала и не имеющий юридической силы. Чтобы она имела юридическую силу ее надо заверить.