Практическая работа № 6 Тема: Автоматизация составления массовых стандартных документов
Цель работы: приобрести практические навыки работы по серийному тиражированию документов путем слиянием файлов в редакторе Word.
Методические указания:
Слияние - средство, позволяющее автоматизировать составление и печать массовых стандартных документов (писем, договоров, справок и т.д.), имеющих стандартную форму, но с отличающимися значениями некоторых элементов (реквизитов).
Суть слияния заключается в том, что в текстовом редакторе создаются два файла:
- основной документ со стандартным текстом и
- источник данных, представляющий собой таблицу (простейшую базу данных), в которой хранятся отличающиеся значения элементов основного документа.
Основной документ создается через вкладку Рассылки – группа Начать слияние –Письма или Наклейки, или Конверты и т.д.
Для создания списка лиц, которым отсылается основной документ надо выбрать вкладку Рассылки – группа Начать слияние – Выбор получателей - Ввести новый список-Настройка столбцов.
Вставка полей слияния осуществляется по кнопке Вставить поле слияние.
Просмотр результатов работы кнопка Просмотр результатов, следующая запись.
Завершение слияния основного документа и источника осуществляется по кнопке Найти и объединить – Изменить отдельные документы.
Задание 6. Создать 5 экземпляров одной и той же справки с места работы о зарплате для разных людей и предоставления в различные органы
Ход работы:
Создать Основной документ,
набрать текст первой колонки Таблицы,
Поля с кавычками (поля слияния) набирать не надо, оставить места для вставки этих полей.
Ввести новый список (источник данных) получателей этих справок.
В приведенном примере (см. вторую колонку) Таблицы 1 в Источнике данных 4 поля с именами Фамилия, Год, Сумма и Назначение и 5 записей с номерами 1, 2, 3, 4, 5.
При настройке списка адресов удалить все ненужные. Сохранить файл источника с именем Сотрудники группы № ХХ
Таблица 1. Пример основного документа и источника данных для оформления справок с места работы о зарплате.
Вставить поля слияния,
для этого установить курсор вместо вставки полей слияния (на рисунке это поля с кавычками) и вставить одноименные поля.
После текста СПРАВКА № номер вставьте по кнопке Правила поле MERGEREC
Просмотреть результаты работы.
Завершить слияние основного документа и источника.
Можно провести отбор записей (кнопка Изменить список получателей кликнуть в окне диалога по имени файла и нажать гиперссылку Фильтр, выполнить слияние), например по полю Назначение = налоговую инспекцию, тогда будет напечатано только три справки для тех, кто просил оформить справки для предоставления в налоговую инспекцию, выполните этот отбор.
Задание 6.1: Разослать письма всем абитуриентам, сдавшим экзамены и поступившим в Университет в этом году.
Подготовить Главный документ -шаблон письма и адресный файл (документ источник) всех зачисленных абитуриентов:F1^, F2^, F3^ и F4^ это поля нового списка адресов.
Добавить еще три фамилии в этот список адресов
Добавить еще одно поле с именем ПОЛ и заполнить его в зависимости от пола буквами м или ж.
Установить курсор перед F1^ во второй строке письма и вставить по кнопке Правила поле IF…THEN…ELSE
В окне диалога выберите: Поле ПОЛ, оператор равно, значение м
Вставить следующий текст Уважаемый господин
В противном случае вставить следующий текстУважаемая госпожа
Задание 6.2. Создать и произвести рассылку конвертов.
Произвести рассылку по 5 адресам. по следующим адресам:
Организация
|
Руководитель
|
ФИО
|
Имя_Отчество
|
Пол
|
Адрес
|
ГУМ |
Директор |
Федоров |
Алексей Викторович |
м |
Красная пл., 3 |
Универмаг "Заря" |
Директор |
Константинов |
Алексей Сергеевич |
м |
Столешников пер., 24/1 |
Магазин "Варна" |
ИО директора |
Ершов |
Николай Павлович |
м |
Таганская, 45 |
Универмаг "Московский" |
Зам директора |
Орлов |
Геннадий Вячеславович |
м |
Комсомольская пл., 6 |
Универмаг "Весна" |
Директор |
Архипова |
Ольга Валентиновна |
ж |
Б. Дорогомиловская, 55 |
Контрольное задание: создать ценники на номенклатуру товаров по алгоритму:
Создать новый документ.
Вкладка Рассылки -кнопка Начать слияние – выбрать Наклейки
Параметры выбрав из списка Визитная карточка (европейский .8,5*5,5 см.) -Создать ОК.
Создать и заполнить новый список получателей (база товаров и их цен)
Номер
Номенклатура
Автор
Наименование товара
Цена
1
книга
Майер С.
Новолунение
299р.00к
2
книга
Майер С.
Затмение
289р.00к
3
книга
Айн Рэнд
Атлант расправил плечи
349р.00к
4
книга
Левин Б.
Что? Где? Когда?
267р.00к
5
книга
Вера Кашма
Довод королей
399р.00к
6
книга
Бондаренко В.
Ликвидация
59р.00к
7
книга
Синклер
Нефть
256р.00к
8
книга
Стивен Кови мл
Скорость доверия
349р.00к
9
книга
Веллер М.
Все о жизни
252р.00к
10
книга
Ник Перумов
Алиедора
180р.00к
Вставить в первый ценник-наклейку поля Наименование товара, Цена и эмблему фирмы
Нажать кнопку Обновить наклейки и завершить слияние.
Отчет: Создать слайд в вашей презентации (макет выберите самостоятельно) и назовите его «Автоматизация рассылки массовых стандартных документов» и опишите алгоритм слияния контрольного задания в виде блок-схемы (см задание №.6.8).