5. Документация по операциям банка.

Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана документации и документооборота. В плане документации - указать перечень документов, необходимых для учета хозяйственных и банковских операций. При этом могут использоваться как типичные формы первичных документов, так и разрабатываемые самим банком. Характер банковских операций и их отличие от операций прочих хозяйствующих субъектов требует использования специальной документации, разработанной ЦБ, и обязателен к применению юридическими физическими лицами. Все операции банка отражаются в учете на основании денежно–расчетных документов. Документы должны содержать необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществлять банковский контроль.

Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образуют банковскую документацию. Эти документы относятся содержат:

• Название документа

• Номер формы

• Номер документа и дата его выписки

• Наименование и месть нахождения организации плательщика и получателя

• Номера счетов в банке

• Назначение платежа

• Подписи доверенных лиц клиентов и оттиск печати

• Подписи работника банка, проверяющих документы

Кроме того, в реквизитах указывается наименование и место нахождения банка получателя и плательщика, их кореспонденским счетам и бики (шестизначный банковский идентификационный код).

Все документы подразделяются на банковские и клиентские.

К банковским документам относятся:

- мемориальные ордера

- кассовые ордера

- платежные ордера

- распоряжения кредитного отдела

К клиентским документам относятся: документы, получаемые от клиента или выдаваемые им.

По характеру отражения банковские операции и денежно–расчетные документы подразделяются на:

1. Кассовые (оформляемые для приема и выдачи денег)

• Приходные (объявления на взнос наличными, приходные кассовые ордера, препроводительные ведомости, квитанции о приеме денег)

• Расходные (чеки на получение денег, кассовые расходные ордера)

2. Мемориальные – используются для совершения безналичных перечислений по счетам. Основное место среди них занимают расчетные документы (платежное поручение, платежное требование, инкассовое поручение, аккредитивы, расчетные чеки).

Все кассовые и мемориальные документы должны иметь подписи должностных лиц банка, которые несут ответственность за законность совершения операции и правильность оформления документов.

К внебалансовым документом относятся мемориальные ордера, которыми оформляются прием и выдача документов и ценностей, хранящихся в кассе и бухгалтерии.

Документооборот и хранение банковских документов.

Основа организации первичного учета - это утвержденный главным бухгалтером график документооборота. Документооборот – это путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота указывается порядок, место и время прохождения документа с момента поступления в банк или создания до выхода из банка или окончания операции.

Порядок прохождения документа по структурным подразделениям установленным главным бухгалтером в соответствии с правилами документооборота и контроля. Каждый документ подвергается предварительному контролю для установления законности операции. Подтверждение произведенной проверки ответственный исполнитель подписывает документ и копию. Кассовые расходные операции подвергаются дополнительному контролю. Ответственный исполнитель на основании расходного кассового документа проверяет законность операции и возможность ее совершения с учетом наличия средств на счете. Проверяется правильность оформления документа, сличается подпись и оттиск печати клиента с заявленными в карточку образцами, номер чека с номером, записанным в карточке с образцами.