Какие документы могут использоваться?

Наибольшее распространение в качестве первичного учетного документа по отпуску материалов со складов организации в подразделения получила лимитно-заборная карта по форме М-8, утвержденной Постановлением Госкомстата России N 71а. Карта применяется при наличии установленных лимитов отпуска материалов и предназначена для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов. Если расходование материалов на предприятии не лимитируется или потребность цехов, хозяйств и участков в них возникает периодически, материалы отпускаются по Требованию-накладной по форме М-11. Это накладная, которая используется при оформлении движения материалов внутри организации.

В то же время исходя из конкретных условий деятельности организация вправе применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению МПЗ (п. 100 Методических указаний). Главное, чтобы эти формы содержали обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Кроме того, в соответствии с п. 97 Методических указаний в первичных учетных документах на отпуск материалов со складов (из кладовых) организации в подразделения организации, на участки, в бригады, на рабочие места указываются:

- наименования, количество, цена (учетная цена) материалов;

- сумма;

- назначение. Это может быть номер (шифр) или наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) или наименование затрат. В то же время материалы могут быть отпущены со склада в подразделение без указания назначения. В таком случае подразделение - получатель материалов в отношении материалов, израсходованных по факту, должно составить акт расхода. В этом акте указываются наименования, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) или наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) или наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины. Кроме того, в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ. Именно на основании акта производятся списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы). Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией.

Обратите внимание! Подразделения организации на основании п. 114 Методических указаний обязаны ежемесячно составлять отчеты о наличии и движении материальных ценностей, которые вместе с другими документами по учету затрат на производство передаются в бухгалтерскую службу организации или иное подразделение (например, в вычислительный центр) в соответствии с утвержденным порядком документооборота. В свою очередь, бухгалтерия производит сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета, а также с данными самой бухгалтерии. В случае выявления расхождений в отчеты, карточки учета материалов и иные учетные документы вносятся соответствующие исправления, о чем уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения.