7.2.Планирование закупок.

Ориентацией политики закупок служит ряд мероприятий, устанавливающих связь между производственной программой, сбытом и потребностью в материалах. Для своевременной закупки материалов составляется прогноз сбыта, если он не обеспечен заказами клиентов. Прогноз – это исходное звено последующей плановой цепи на предприятии. Тщательность его составления имеет огромное значение для определения размеров запасов, готовности к поставкам и затрат на изготовление продукта и его сбыта. Сбыт должен балансировать так, чтобы возникла этапная производственная программа, которая служит определением потребностей в материалах. После определения потребностей в сырье и комплектующих изделиях, а также структуры материально-технического снабжения, выбирают способ действий и организуют поставки. Условно способы организации поставок (закупок) производственной продукции можно поделить на традиционные и оперативные (основанные на минимальных запасах на складе и оперативной связи между поставщиком и потребителем). Традиционная система организации материального снабжения основана на принципе хранения запасов. Если на складе отсутствует требуемый предприятию материал, отдел материально-технического снабжения оформляет на него заказ и отправляет поставщику. Заказанный груз отправляют заказчику автомобильным или железнодорожным транспортом. Оформление и обработка документации занимает много времени. Длительность цикла поставки предполагает многочисленной совокупности формуляров и соответствующего персонала и влечет значительные затраты. Главный недостаток традиционной системы закупок состоит в потребности комплектации складов и связан с административными издержками, такими как: содержание складских помещений, затраты на обслуживающий персонал, на транспорт.

Хорошо зарекомендовала себя в деле материально-технического снабжения система договоров с фирмами-посредниками. Функции отбора и доставки грузов переходят к оптовой торговой компании, выполняющей распределительные функции, имеющей свои торговые склады и являющейся посредником между промышленными предприятиями. Система договоров в материально-техническом снабжении имеет ряд преимуществ перед традиционной системой: сокращение делопроизводства т.е. административных издержек, возможны срочные поставки (в течение 24 часов).

В последние годы разработаны новые логистические системы, ориентированные на планирование потребностей ресурсов, из которых можно выделить следующие: JIT, KANBAN MRP-1/MRP-2 SDP, LP, LRP, DDT и др.

Система "JIT" (поставки "точно в срок") основной целью ставит максимальную интеграцию всех логистических функций предприятия для минимизации уровня запасов материальных ресурсов в интегрированной логистической системе, обеспечение высокой надежности и уровня качества продукции и сервиса для максимального удовлетворения запросов потребителей. Доставка грузов "точно в срок" позволяет в два раза сократить время выполнения заказа потребителя, на 50 % снизить уровень запасов и на 50-70 % уменьшить продолжительность выполнения заказа на предприятии, изготовляющем продукцию.

Система KANBAN предусматривает, что на все производственные участки строго по графику поставляется именно то количество материальных ресурсов, которое действительно необходимо для выпуска только запланированного количества продукции.

Система MRP-1 - одна из наиболее популярных в мире, основанная на логистической концепции "планирования потребностей/ресурсов". Данная система оперирует материалами, компонентами, полуфабрикатами и их частями, спрос на которые зависит от спроса на специфическую готовую продукцию. Основные цели этой системы - удовлетворение потребности в материальных ресурсах для планирования производства и доставки потребителям, поддержание низкого уровня запасов материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции, планирование производственных операций, графиков доставки, закупочных операций.

Система MRP-II - система планирования потребностей/ресурсов второго поколения, представляет собой интегрированную микрологистическую систему, в которой объединены финансовое планирование и логистические операции. Данная система является эффективным инструментом планирования для реализации стратегических целей предприятия в логистике, маркетинге, производстве, финансах, планировании и управлении организационными ресурсами предприятия с целью достижения минимального уровня запасов в процессе контроля над всеми стадиями производственного процесса. Преимущество систем MRP-2 перед системами MRP-1: более полное удовлетворение потребительского спроса, достигаемое путем сокращения продолжительности производственных циклов, уменьшения запасов, лучшей организации поставок, быстрой реакции на изменения спроса, большей гибкости планирования, что способствует уменьшению логистических издержек по управлению запасами.

Система SDP - это усовершенствованная система "точно в срок" - представляет систему планирования потребностей в материалах для упорядочения организации материалов и прогнозирования их количества.

Система LP ("плоского/стройного производства") по существу также является развитием концепции "точно в срок" и включает элементы KANBAN и "планирования потребностей/ресурсов". Сущность данной системы: она требует гораздо меньше ресурсов, чем массовое производство (меньше запасов, времени на производство единицы продукции), вызывает меньшие потери от брака и т. д. Основные ее цели - высокие стандарты качества продукции, низкие производственные издержки, быстрое реагирование на потребительский спрос, малое время переналадки оборудования.

Система DDТ (реагирование на спрос) - модификация концепции планирования потребностей/ресурсов. Наиболее известны четыре варианта концепции: "точка заказа (перезаказа)", "быстрого реагирования", "непрерывного пополнения запасов" и "автоматического пополнения запасов".

Чтобы обеспечить правильное функционирование логистики закупок, необходимо знать потребности производства и осуществлять планирование закупок.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

1. требуемые материалы;

2. количество требуемых материалов;

3. время, когда материалы должны поступить на склад и в производство;

4. возможности поставщиков относительно сроков, ассортимента, качества и других параметров;

5. приблизительные площади складов;

6. расходы на закупку;

7. возможность собственного производства средств производства и предметов труда.

Мероприятия по планированию закупок:

1. прогнозирование спроса на конечную продукцию;

2. корректировка спроса по последним поступившим заказам;

3. календарное планирование транспортных перевозок;

4. планирование потоков и движения продукции;

5. оперативное планирование производства;

6. календарное планирование снабжения (закупок);

7. составление плана закупок (снабжения).

Управленческие мероприятия, связанные с планированием закупок:

1. управленческая обработка заказов клиентов (сортировка, составление списка);

2. контроль за качеством предоставляемых услуг;

3. контроль за рейсами с отгруженным товаром;

4. учет и проведение инвентаризации запасов готовой продукции, сырья и материалов, полуфабрикатов, комплектующих;

5. оформление заказов региональных складов центральным складам;

6. обработка и анализ заказов производственных подразделений;

7. управленческий контроль за качеством предоставляемых услуг;

8. управленческая обработка заказов поставщикам.

Виды планирования закупок:

1. стратегическое планирование (на этом уровне принимаются решения относительно формирования структуры сети товародвижения);

2. текущее планирование закупок (включает средства контроля и регулирования поступления сырья, материалов, комплектующих и полуфабрикатов). Основная задача — обеспечение наиболее эффективного использования ресурсов в производстве.

Приобретение материальных ресурсов производится на основании заказа. Заказ

анализируют с целью обеспечения минимальных издержек по каждому виду материалов.

Потребность в поставках материальных ресурсов (МР) учитывает наличие МР на начало планируемого периода (года), необходимость пополнения производственного запаса и запаса незавершенного производства или ликвидации сверхнормативных остатков МР. Потребность в поставках определяется по формуле:

П_п = Р – О_н ± П_{пз ,} (7.1)

где П_{п –} потребность в поставках МР, Р – годовая потребность предприятия в МР, рассчитанная на основе производственной программы, О_н – ожидаемое наличие МР (наличие остатка) на начало планового периода, П_пз - потребность пополнения запаса до установленной нормы или уменьшение (ликвидация сверхнормативных остатков МР).

Ожидаемое наличие МР рассчитывается по формуле:

О_{н =} О_ф + О_п + Од - Ор, (7.2)

где О_ф – фактическое наличие МР на момент составления плана снабжения, О_п – ожидаемое поступление от даты определения фактического наличия и до начала планового периода, Од - ожидаемое поступление на основе договора поставки, Ор – ожидаемый расход (определен в производственной программе).

Так как один и тот же ресурс может использоваться для разных видов работ, то общая потребность в определенном виде МР складывается из потребностей на каждый вид работ.

После определения потребностей в МР проводится поиск источников их поставок. Определение потребностей в МР и источников их поставок позволяет классифицировать закупки по следующим признакам:

• тип потребности (сырье, материалы и т.д.);

• частота закупки;

• способ транспортировки;

• стоимость МР и др.

Классификация закупок МР способствует рациональному размещению заказа на поставки.

Размещение заказа на поставки МР может осуществляться следующим образом:

• проведение торгов в форме конкурса и обратного аукциона (в электронной форме);

• без проведения торгов (запрос котировок, на товарных биржах).

Конкурс – это торги покупателя, где победителем признается предприятие, предложившее лучшие условия исполнения договора поставки.

Обратный аукцион – это торги, где победителем признается предприятие, предложившее наиболее низкую цену закупки.

Запрос котировок – это письменное или устное обращение к поставщику с просьбой предоставить информацию об условиях поставки.