7.3.Определение метода закупок. Документальное оформление заказа.

Когда сформирована и выбрана форма организации и планирования снабжения, руководство предприятия принимают решение о выборе метода закупок.

Выбор метода закупок зависит:

• от сложности конечного продукта;

• от состава комплектующих изделий и материалов.

Наиболее часто используемые методы:

1. Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки).

Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.

Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода

Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.

Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

• полный перечень товаров;

• количество товара, имеющегося на складе;

• требуемое количество товаров.

Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

4. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

• количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

• поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

• оплачивается только поставленное количество товара;

• по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5. Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода - покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток этого метода в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, небольшими заказами и множеством поставщиков.

Организация и планирование снабжения, а так же выбор метода закупок не возможны без сопутствующего информационного обеспечения закупочной деятельности предприятия. Правовой основой закупочной деятельности является Положение «О поставке товаров в Республике Беларусь», утвержденное Постановлением Кабинетом Министров РБ № 444 от 08.07.1996 г. в соответствии с ГК РБ (с изменениями и дополнениями). Действие данного положения распространяются на отношения между юридическими лицами и (или) физическими, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица на территории РБ по поставкам товаров. В соответствии с Постановлением поставка товаров осуществляется на основании договоров.

Грамотное ведение закупочных операций требует знаний основ хозяйственного права, касающегося заключения контракта как основы закупок, поставки товаров и их оплаты. Контракт включает такие элементы как:

• предложение и принятие предложения;

• финансовые условия;

• право заключать контракт;

• законность.

Заключение контракта предполагает согласование разных условий, которые находят отражение в документах, на основе которых оформляется контракт. В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка. Это сумма, которая выплачивается поставщиком при нарушении срока поставки. Если поставить товар невозможно по причине не зависящей от поставщика, то в контракте следует установить следующее условие – форс-мажор. Структура контракта включает разделы:

1. Предмет контракта.

2. Количество товара.

3. Качество товара.

4. Сумма контракта и порядок расчетов.

5. Упаковка и маркировка.

6. Поставка товара.

7. Приемка товара.

8. Форс-мажор.

9. Ответственность сторон.

10. Разрешение споров.

11. Прочие условия.

Использование большинством фирм в условиях рыночной экономики сложившихся ранее документов во многих случаях не удовлетворяет современным требованиям

Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки.

В них рекомендуется:

• обозначить его, в целях выделения бланка заказа среди других документов словом «заказ» или «заказ на поставку»;

• присвоить документу порядковый номер. Он применяется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, счет-фактура и т. п.). Наличие порядкового номера поможет быстрому поиску нужного документа;

• указать название и адрес компании. Эти сведения служат информацией поставщику, с кем ему предстоит иметь деловые отношения, куда поставлять товар и отсылать счет;

• в бланке заказа должно быть указано должностное лицо, желательно, чтобы им являлся человек, стоящий у истока заказа. Это поможет поставщику при необходимости решить возникшие у него проблемы с конкретным человеком. Ему же он может адресовать интересующие его вопросы, связанные с заказом;

• указывается дата, наименование и адрес поставщика;

• поставить сроки и указать количество поставляемых товаров;

• описать товар. В заказе на поставку должны быть четко определены необходимые товары со ссылками не предложение о закупках и заявкой на спецификацию;

• если адрес поставки не тождественен основному адресу предприятия, названного в бланке заказа, необходимо его указать;

• цена на товар должна быть проставлена в бланке заказа во избежание конфликта при расплате за поставленные товары;

• нужно предоставить свои банковские реквизиты, чтобы не возникали различные финансовые недоразумения.

Для правильного оформления операций поставок необходимо тщательно работать с документами, их отражающими. Когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы, оформляется документ поставщика. В нем указывается:

• адрес отправителя и его название, описание продукции, количество мест, вес продукции, специфика транспортировки, название поставщика. Для информирования подразделений-потребителей о факте доставки товара, для контроля бухгалтерией соответствия уведомления об отгрузке товара подтверждением получения поставки являются копии заказа и счета;

• номер сопроводительного письма, дата поставки, способ транспортировки, отправитель – все это в книге регистрации товаров вместе с их кратким описанием;

• не будет лишним в некотором документе описывать брак и другие недостатки предоставленного товара для принятия нужных мер отделом закупки.