Информационные системы

Жданов Валерий Николаевич

Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных.

М. Гелиос АРВ 2002г.

Смирнова Проектирование экономических информационных систем. М. Финансы и статистика 2001г.

Лекция 1.

Информационные системы представляют собой совокупность организационных, технических, программных средств и персонала управления, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи информации, необходимой для выполнения функций управления.

Под информацией понимают изменение объема и структуры знаний о некоторой предметной области воспринимающей системой.

В качестве воспринимающей системы может выступать человек, организационная структура, автоматизированная система и пр.

Мы оперируем понятием информации и данные.

От информации данные отличаются конкретной формой представления.

Данные определяют как информацию, отражающую определенное состояние некоторой предметной области в конкретной форме представления.

Предметная область – та часть реального мира, которая имеет непосредственное отношение к процессу функционирования информационной системы. В предметной области принято выделять объекты – люди, предметы, факты, события, явления и процессы.

Под предметной областью понимают также ту часть реального мира, сведения об объектах которого и связи с которым хранятся в базе данных.

Информация на стадии данных характеризуется определенной формой представления, которая определяется структурой данных.

Выделяют структурированную и неструктурированную систему данных:

К неструктурированным формам – связанный текст на естественном языке и графические данные в виде фотографий, рисунков, картинок, видео и пр.

К структурированным – анкеты, таблицы, графические схемы, диаграммы и проч.

Способы хранения данных значительно отличаются.

В зависимости от хранимых данных (типа) ИС разделяют на:

1) Фактографические – хранят данные в виде множества экземпляров одного или нескольких типов структурных элементов или Информационных объектов. Каждый из таких экземпляров структурных элементов или их совокупность отражает сведения по какому- либо факту, сведению или процессу. Структура каждого типа информационного объекта состоит из конечного набора реквизитов. Он отражает сведения об объектах данной предметной области.

Пример:

Если мыговорим об ИС – регистрации автомомбиля. Характеристики – реквизиты. Это автомобиль – объект. Реквизиты:

– цвет	Модель	номер двигателя	номе кузова	номер шасси	производитель	дата производства
белый	ВАЗ2102	XFX3132	0030027	09111	ВАЗ	01/03/1999
…	…	…	…	…	…	…

Эта таблица представляет собой некий тип файла. Строки – записи. Названия полей – столбцы, значения полей – в ячейках.

2) Документальные – данные хранятся в базе данных. Не имеют структуру, но имеют имя. Единичным элементом являются нерасчлененный на более мелкие элементы документ. При этом информация не структурируется или ограничено структурируется. Примеры: информационно-поисковые системы (гарант), библиотечные. Частично структурированные – аннотация в книге информация об авторе - отдельно.

3) Геоинформационные – данные организованы в виде отдельных информационных объектов с определенным набором реквизитов, привязанных к общей электронной топографической основе (электронной карте). Примеры: системы gps, управление сельским хозяйством.

Информационные и материальные потоки в экономических системах.

Любую систему можно представить в виде Черного ящика, т.е. что внутри мы не знаем.

За кривой линией внешняя среда, внутри – экономическая система. Она взаимодействует с внешней средой через материальные потоки и информационные потоки. ИС представляется в виде системы управления и объекта управления.

МП1 – из внешней среды в систему – мат ресурсы которые поступают в экономическую систему для переработки.

МП2 – это готовая продукция.

ИП1 – можно разделить на 2 части – это нормативная информация, представляющая собой приказы, законы, распоряжения, различные нормативные приказы и прочее. Они поступают из вышестоящих организаций или ИС. Вторая часть – это информация о конъюнктуре рынка (конкуренты, потребители, поставщики).

ИП2 – из системы управления во внешюю среду – это (2ч.) отчетная информация – (инвесорам, потребителямЮ вышестоящим ИС), и маркетинговая информация – информация о производимых товарах и услугах для потенциальных потребителей.

В банке – управляющая часть – это плановый отдел. Подразделение, выполняющее производственные функции – кредитные отделы, отделы кадров, операционный отдел.

Системы управления управляют процессами.

ИП3 – из СУ на ОУ. Плановая информация, распорядительная информация, учредительная информация.

ИП4 – (в кибернетике обратная связь). Представляет собой учетную информацию о состоянии объекта управления. О сырье, материалах, состоянии ресурсов, запасах.

В производственных системах объект управления представляет собой подсистему материальных элементов и хозяйственных процессов (снабжение, сбыт, производство).

Система управления представляет собой совокупность взаимодействующих структурных подразделений, которые осуществляют функцию управления. К ним относится отдел сбыта, отдел кадров, плановый отдел и пр.

ИС связывает объект и систему управления между собой и внешней средой через информационные потоки.

Галакика

Управление договорами:

• Ведение долгосрочных многоэтапных договоров на поставку товаров, оказание услуг по транспортировке

• Формирование наряд-заказов на отгрузку товаров на внутренний рынок на экспорт

• Оперативное планирование приоритетов отгрузок; формирование распоряжений и накладных на отгрузку.

• Формирование отчетности и контроль состояния взаиморасчетов.

Управление снабжение

• Ввод документов-оснований на закупку, этапов договоров

• Ввод накладных на приъод и возврат по рекламации, актов на услуги и работы

• Выписка доверенностей

• Бартерные договоры

• Пакетное формирование ордеров по накладным

• Формироание платежных документов по накладным

• Формирование платежных документов по закупкам

• Реестры исполняемых счетов

Отчеты по закупкам

• Выписка документов-оснований на продажу, оформление этапов договоров

• Оформление накладных на отпуск и возврат по рекламации, актов на услуги и работы

• Бартерные договоры

• Пакетное формирование расходных ордеров по накладным

• Формирование платежных требований

• Формирование прайс-листов

• Реестр исполняемых счетов, выписанных товаров и услуг

• Отчеты и реализации

Консигнация

• Отпуск на консультацию: оформление договоров на отпуск, формирование накладных на отпуск и возврат, отчеты по реализации консигнационного товара, ведомости отпуска и реализации, исполнение консигнационных договоров

• Прием на консигнацию: оформление договоров на прием, формирование накладных на прием и возврат, отчеты по реализации и остаткам консигнационного товара

Складской учет

• Оформление приходных/расходных складских

• Накладная на внутренние перемещение

• Текущие остатки МЦ

• Инвентаризация и дооценка МЦ

• Отчеты по наличию и движения МЦ

• Контроль просроченных партий, неликвидов, дефицитов

Учет в производстве

• Оформление документов-оснований на отпуск в производство

• Формирование накладных на отпуск и возврат

• Движение сырья/комплектующих в производстве

• Расчет дефицита и остатков по требованиям

• Отчеты по отпуску в производство.

Давальческое сырье

• Оформление договоров на переработку

• Формирование накладных на отпуск/возврат сырья и прием готовой продукции

• Отчеты по отпуску на переработку

• Ведомость движения сырья на предприятии

• Отчеты по готовой продукции

Поставщики, получатели

• Платежи по документам-основаниям

• Штрафы по обязательства контрагентов и фирмы

• Дебиторы: наши долги, контроль поставок

• Кредиторы: наши долги, контроль отгрузок

• Контроль взаиморасчетов с контрагентами

• Отчеты по исполняемым договорам

Касса

• Заполнение кассовых документов

• Денежные операции с подоточетным лицами

• Отчеты по кассе, валютной кассовой книге

• Расчет остатков по счету «Касса»

ФРО

• Заполнение кассовых документов

• Получение отчетных выходных форм по синтетическим счетам финансово-расчетных операций

• Операции с валютой

• Журналы-ордера, шахматки, ведомости

• Экспорт-импорт платежных документов

Введение налоговых расчетов

• Перечисление налогов в бюджеты

• Формирование актов сверки с ГНИ

Клиент-Банк

• Экспорт/импорт и контроль за прохождением платежных документов в системе межбанковских электронных платежей

• Конкретная настройка структуры и форматов электронных сообщений

Векселя и кредиты

• Учет расчетов при помощи векселей, ценныхбумаг

• Учет банковских кредитов

• Учет акций, облигаций и ГКО

• Учет вложений в уставный и капиталы других предприятий

• Отчеты по финансовым вложениям и займам

Матценности

• Учет наличия и движения материальных цпнностей

• Оформление природных/расходных складских ордеров

• Накладная на внутреннее перемещение

• Текущие остатки МЦ

• Инвентаризация и дооценка МЦ

• Отчеты по наличию и движению МЦ

• Контроль просроченных партий, неликвидов, дефицитов.

МБП

• Учет наличия и движения малоценных, быстроизнашивающихся предметов

• Перевод МЦ в МБП

• Ввод МБП в эксплуатацию

• Начисление износа, списание и переоценка МБП.

Основные средства:

• Введение инвентарных карточек ОС

• Учет наличия основных средств

• Расчет амортизации и износа

• Внутреннее перемещение и выбытие

• Переоценка основных средств

• Получение отчетов по ОС

Нематериальные активы

• Введение инвентарных карточек НМА

• Учет наличия нематериальных активов

• Движение НМА по МОЛ и по подразделениям

• Расчет амортизации и износа

ХозОперации

• Настройка типовых проводок

• Разноска типовых хозяйственных операций

• Формирование групповых и корректирующих развернутых (свернутых) проводок по типовым операциям и их отмена

• Формирование реестров хозяйственных документов по типовым операциям

Бухгалтерская отчетность

• Формирования Главной книги

• Формирование Свободного баланса

• Формирование отчетов по налогам

• Автоматическое закрытие счетов бухгалтерского учета

Консолидация

• Определение логической структуры корпорации, видов консолидированных отчетов, планов счетов бухгалтерского учета

• Настройка пользователя

  • На вид консолидированного отчета

  • На данные филиала корпорации

  • На план счетов бухгалтерского учета

  • Формирование консолидированных отчетов по корпорации

Налоговые регистры

• Регистры налогового учета

Розничная торговля

• Оформление карточек учета товара

• Накладные на внутреннее перемещение, продажу, возврат из/в розничной торговли

• Инвентаризация и дооценка в МЦ в розничной торговле

• Передача/прием данных в торговый зал

• Отчеты по наличию и движению МЦ в розничной торговле.

Автотранспорт

• Формирование заказов на внешние и внутрихозяйственные работы

• Состояние парка передвижного состава

• Выписка и обработка путевых листов

• Направление на техническое обслуживание

• Технико-эксплутационные показатели подвижного состава

• Расход ГСМ

• Пробеги Шин

• Работа аккумуляторов

Сервисное обслуживание

• Оформление заявок на обслуживание

• Формирование накладных на отпуск и возврат для ремонта

• Формирования актов на выполнение работ

• Отчеты по обслуживанию

Спецодежда

• Учет спецодежды (форменной одежды, защитных средств), хранящейся на складах и выданной в пользование работникам

• Нормы выдачи СФО

• Учет и выдача спецодежды по размерам

• Контроль обеспеченности работников СФО с автоматическим расчетом потребностей

• РАЗЛИЧНЫЕ варианты взаиморасчетов работника с предприятием по выданной спецодежде при увольнении и переводе.

Платежный календарь

• Инструмент планирования и контроля исполнения финансовых обязательств

• Обеспечение абсолютной ликвидности и устойчивости предприятия

• Минимизация риска неплатежеспособностипредприятия

Управление бюджетами

• Составление бюджета вручную на основе к5алендарных планов и договоров

• Агрегирование бюджетов для различных структур центров ответственности

• Формирование вариантов бюджета для различных сценариев конъюнктуры рынка или этапов согласования бюджета

• Механизм статусов бюджетов, облегчающий процедуру их согласования

• Ввод фактических показателей бюджета вручную или на основе оперативных бухгалтерских данных с помощью типовых финансовых операций

• Удобный механизм сравнения бюджетов разных видов

Финансовый анализ:

• Импорт входящих отчетов для финансового и экономического анализа

• Оценка финансового состояния предприятия любой формы собственности

• СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ Хозяйственной деятельностью по любым выбранным методикам (шкалам)

Осуществляются следующие функции управления:

• Планирование – это функция, определяющая цель работы системы на различные периоды времени (стратегические, тактические и оперативные)

  • Стратегический – от года и больше.

  • Тактический – от месяца и до года.

  • Оперативный – месяц, квартал.

• Учет – это функция, отображающая состояние объекта управления в результате хозяйственной деятельности. Этот учет служит для выполнения управленческих функция – ведется в материальном выражении. Следует отличать от бухгалтерского учет – он ведется в основном в денежном эквиваленте.

• Контроль – это функция, с помощью которой определяется отклонение учетных данных от плановых показателей и нормативов.

• Оперативное управление – это функция, осуществляющая регулирование хозяйственной деятельности для исключения отклонений от планов и нормативов.

• Анализ – определение тенденций в работе экономической системы, выявление резервов и ресурсов для планирования.

В зависимости от временного периода управления различают следующие ИС

1. Система обработки данных

2. ИС управления

3. ИС принятия решения

Типы ИС

Рисунок 1 Система обработки данных

ИС обработки данных предназначена для учета и оперативного регулирования хозяйственных операций. Формирование стандартных документов для внешней среды

Все документы можно разделить на:

• Стандартные – устанавливают органами госуправления. Они являются одинаковыми для всех учреждений и предприятий страны.

• Типовые (унифицированные) – одинаковы в рамках одного учреждения

• В произвольной форме.

Горизонт оперативного управления хоз.деятельности составляет от нескольких часов до нескольких дней. В системах обработки данных выполняются задача регистрации и обработки событий. Задачи, которые выполняют системы обработки данных имеют регулярный характер и выполняются непосредственно исполнителями.

Функции контроля, учета и формирования документов выполняются системой обработки данных в соответствии с четко определенными алгоритмами

Информационные системы управления ориентированы на тактический уровень управления. При этом выполняется среднесрочное управление, анализ на несколько месяцев. Составление плана производства.

Для данного класса задача характерно:

• Четкий алгоритм решений

• Регламентируемость

Системы поддержки принятия решений – решает задачи формирования стратигических целей, планирования привлечений ресурсов, источников формирования, выбор места размещения производства итд

Эти же задачи могут решаться и на тактическом уровне.

Данные задачи носят нерегулярный характер.

Задачи которые решают СППР оперирует как правило с неполной, противоречивой и нечеткй информации с преобладанием качественных оценок целей и увеличений.

Алгоритмы данных задач малоорганизуемы.

Один из алгоритмов - средства составлении отчетов в произвольной форме.

Идеальной можно считать ИС, которая включает все три типа ИС.

Лекция

Можно классифицировать по охвату функций:

1. Локальные АИС – автоматизирует отдельные функции управления на отдельных уровнях управления (функций 5 уровня 3). Могут быть однопользовательскими и могут функционировать на отдельных рабочих местах или многопользовательские – функционируют на уровне одного или нескольких уровней управления. (отдельный модуль Галактики или контура управления)

2. Корпоративные (или интегрированные ИС) – автоматизируют всех всех или большинства функций систем управления на всех уровнях управления. Как правило являются многопользовательскими и функционируют в распределенной среде вычислительных машин (Галактика в целом, 1С).

Понятие Бизнес-процессов.

Два подхода:

1. Автоматизация систем управления и постепенная интеграция.

2. Процессный подход. Автоматизация отдельных бизнес-процессов.

Бизнес процесс – это последовательность логически связанных процедур, имеющую несколько входов и выходов и предназначенную для получения заданного конечного результата.

Подразделяются на:

1. Основные – процесс, создающий добавленную стоимость.

2. Вспомогательные – не создающий добавленной стоимости, но необходимый для функционировании основных и других бизнес-процессов.

Рисунок 2 Бизнес-процесс организации товаров в фирме

Бизнес процессы разделяются на функции или процедуры и операции.

Блоки – это процедуры. Их можно описать подробнее с помощью отдельных операций.

Процедура или функция бизнес-процесса – целенаправленная последовательность операций.

Бизнес-процесс в этом случае представляется в виде последовательности процедур ил функций.

Операция – это целенаправленная совокупность действий, дальнейшая декомпозиция (рассмотрение) каждого из которых в отдельности в рамках моделируемого бизнес процесса не имеет смысла.

Пример бизнес-процесса

Под декомпозицией бизнес процессов понимают последовательную детализацию исходной модели бизнес-процесса до заданного уровня.

Детализация – выполняется путем создания детальных моделей для каждого объекта процесса.

Под моделированием бизнес-процесса понимают процесс отражения субъективного видения реально существующего в потоке работ в виде модели.

При этом модель состоит из ряда взаимосвязанных объектов.

Бизнес-процессом являются НЕ только экономические проекты (например сдача сессии).

Впервые проблема бизнес-процессов встала в Америке во время второй мировой войны при обеспечении запасам войск. Использовали структурную методологию формирования бизнес-процессов. Применена Фордом после войны.

Понятие информационного сервиса. Общество Инженеров-Элктротехников.

Выводы их трудов

1. Основная задача информационной службы – сопровождение инфраструктуры информационных технологий.

2. В рамках задач сопровождения инфраструктуры Информационных технологий инф-ая служба обслуживает бизнес-подразделения, удовлетворяя основные запросы.

3. Бизнес-подразделения – потребляют не информационные системы, а услуги информационных технологий, а именно решения задач бизнеса средствами информационных технологий. При этом бизнес оценивает как функциональность, так и качество услуг.

По сути дела те услуги, которые предоставляют информационные технологии бизнесу является некоторым информационным сервисом. Информационный сервис – услуга, оказанная бизнес-подразделению. Сегодня развитие ИТ оказывает решающее влияние на деятельность предприятий и организация. Можно выделить 2 способа этого влияния:

1. Применение ИТ для анализа конструирования бизнес-процесса

2. Появление новых бизнес-процессов, позволяющих коренным образом изменит базовые правила работы организации.

Информационные системы

Лекция 4

Жизненные циклы инф систем

Свойства системы

Три стадии создания:

1. предпроектная

2. стадия рабочего проектирования

3. ввод в эксплуатацию

Этапы создания системы:

1. изучение

2. спецификация требования

3. проектирование

4. реализация или кодирование

5. тестирование

6. ввод в экслуатацию

На этапе эксплуатации и сопровождения: поддержание системы в актуальном состояние: своервеменное внесение изменений, модернизация

Вывод из экслуатации

Функциональная архитектура автоматиз инф системы

1. функциоанльная

2. обеспечивающая часть: выполнение осн функций системы

Подсистемы:

1. функциональные: информац обслуживают опред виды деятельности эк системы

2. обеспечивающие: интегрируют функциональные сподистемы в единую систему (информац обеспеч, ппограммное обесп, организацион обесп)

Функциональная подсистема представляет собой комплекс эк задачс высокой степенью информационных обменов и связец между задачами. Задача - некот пооцесс обработки инф с четким опред множеством входной и выходной информации

Функцион часть инф системы делится на отд подсистемы по различным принципам

1. по предметному принципу:

в соответсвии с управлениями ресурсами (сбыт готовой продукции, подсистема производства)

2. по функциональному принципу

по функцим управления (подсистема учета, планирования, контроля, анализа)

3. смешанный или предметно-функциональный

4. проблемный принцип

по проблемам (управление проектами)

Состав обеспечив подсистем не зависит от выбранной предметной области

Подсистема:

а)организационное обеспечение. Включает ряд компонентов: 1)организационая структура предприятий или организация которая участвует в деятельности инф систем. 2)материалы: инструкции, технич документация

б)техническое обеспечение. Представляет собой комплекс технич средств предназнач для обрабюотки данных в авт ифн системе. Состав: вычислит машины, средства сбора и регистрации, средства передачи по каналам связи, средства накопления и накопления данных, устройства выдачи информации

в)прогамное обесчепечение. Включает совокупность комп программ, програмной документации. Делится на: 1)общесистемное: операционная система, компиляторы, интерпретаоры, СУБД 2) специальное прогамное обеспечение: сов-ть прикладных ипрограмм разраб для выполнения задач функцион подсистем

Лекция . Тема

Правовое обеспечение. Назначение правового обеспечения регламентация создания и эксплуатации информационной системы. (процессы жизнненого цикла)

Весь процесс жизненного

Правовое обеспечение включает наличие юридических документов.

Юридические документы регламентируют отношение пользователей системы и персонала управления, эксплуатирующего систему, процесса формирования, планирования и обработки информации.

Правовым документом, которые формируются на этапе или используются.

Договор между разработчиком и заказчиком системы, техническое задание на создание системы, эскизный проект, различные акты.

На этапе внедрения системы используются документы, которые регламентируют полномочия подразделений эксплуатирующих и использующих систему, обязанности сотрудников распределения по обработке информации и различные акты.

На этапе эксплуатации системы используются технические инструкции, должностные и инструкции программиста, системного программиста и системного персонала, пользователя.

Если не предусматривается разработка и создание правовой подсистемы, то элеменыт этой подсистемы входят в состав организационного обеспечения.

1. Приказ с перечнем пользователей и эксплуатации для них.

2. Требуется проводить двойную работу (продолжая ведение прошлой информационной системы) для охранения потери работы данных.

Математическое обеспечение.

МО включает в себя совокупность математических моделей и алгоритмов для решения задач обработки информации. Средства экономико-математического регулирования.

В состав МО обычно входят:

1. Средства моделирования зада управления.

2. Методы оптимизации.

3. Методы математической статистики.

4. Методы теории массового обслуживания и пр.

Если не выделяется отдельно подсистема математического обеспечение в ИС, то элементы этой системы входят в состав ПО и описывается отдельно система ПО.

Лингвистическое обеспечение. Под ЛО понимают совокупность языковых средств, используемых в ИС, а также правила формализации естественного языка и совокупность научно-технических терминов, используемых в ИС. ЛО включает также методы сжатия и раскрытия текстовой информации. Языковые средства, включаемые в подсистему ЛО делятся на 2 группы:

1. Традиционные языки (естественные), Математические, Алгоритмические, языки Моделирования

2. Языки, предназначенные для диалога вычислительной системы. К ни относятся информационнл-поисковые языки, языки операционных средств, языки управления Информационных данных,

Язык описания данных – описывает структуру данных

Язык манипулирования данных – позволяет извлкать, корректировать данные и пр.

Подсистема Технологическое обеспечение

Представляет или описывает технологические этапы обработки различных видов информации:

1. Обработка первичной информации (сбор, передача накопление, хранение и обработка информации)

2. Получение и выдача информации

Организационно-распорядительную информацию. дел

Правила получения готовой информации, передача на исполнение, формирование и хранение дел (личное дело в отд кадров). Составление и размножение внутренних документов и отчетов.

Состав подсистемы технологического обеспечения.

Технологическая документация.

Проектная документация чртежи, стандарты (гос-ые, отраслевые), технические условия Ипр.

Если ТО не выделеятся в отдельную подсистему, то его элементы могут быть часть других подсистем.

Подсистемы информационного обеспечения.

ИО представляет собой совокупность единой системы классификации кодирования информации, унифицированной системы документации и информационные базы.

Основной функции ИО является:

1. Надежное хранение на мышиных и бумажных носителях всей совокупности данных.

2. Обеспечение пользователя удобным доступам к этим данным.

Решение по составу и организации необходимой информации принимается во внемашинной и внутримашинной сферах.

Информационное обеспечение ИС:

1. Внемашинная сфера.

2. Внутримашинная сфера.

Это деление обусловлено тем, что первичная информация возникает во внемашинной сфере в процессе принятия решений персоналом правления.

Как правило первичная информация фиксируется в документах.

Документы содержат информацию двух типов – это:

1. Нормативно справочная информация. Сюда относятся различные справочники и классификаторы. Как правило их содержание меняется достаточно редко.

2. Учетная информация

3. Оперативная информация – для управления.

Учетная и оперативная информация отражает сведения о текущих процессах или бизнес процессах на предприятиях и в организациях. В процессе создания и эксплуатации операционной системы данные немашинной сферы должны быть перенесены ны машинный носитель.

На машинном носителе жти данные образуют внутримашинную информационную базу. В результате обработки информации из ис формируется результатная информация.

РИ Выводится на бумажный носитель в идее документов, приказов и проч. И поступает во внемашинную сферу.

----> первичная информация (учетная, оперативная в виде документов)------>

[внемашинная информация] [машинная информация]

<--------- Результатная информация (документы, отчеты итд в виде документов) <---------

Внемашинная информационная база объединяет или включает саму информацию внемашинной сферы и средства ее организации и ведения. Внемашинная информационная база образует данные, которые содержатся в документах.