Раздел I. Составление и оформление основных видов документов

Тема 1. Роль документационного обеспечения управления в развитии общества

1. Понятие документа и значение документирования управленческой деятельности

2. Риски, предпринимательской и управленческой деятельности, обусловленные делопроизводством.

3. Кумулятивный поток бумажной информации и методы его преодоления. Терминология ДОУ.

1. Понятие документа и значение документирования управленческой деятельности

Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

К числу исторически первых документов относится шумерская письменность на глиняных табличках (III тысячелетие до н.э.), которая содержала информацию о коммерческих сделках и законах древней азиатской страны Шумер. История сохранила законы царя Хаммурапи древневосточного государства Вавилония (1792-1750 до н.э.), трактат «Гуань-цзы» древнего Китая (IV-III в.в. до н.э.), «Артхашастру» («Науку о политике») древней Индии (IV-III в.в. до н.э.) и другие документы.

За прошедшие тысячелетия документоведение получило значительное развитие и в настоящее время документы пронизывают все стороны жизни всех уровней: международные, государственные и муниципальные документы; организаций и отдельных граждан; экономические, юридические, политические и идеологические документы. В современном мире специалисты самых разных сфер деятельности тратят 50–90% рабочего времени на процессы обработки документированной информации.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, передаваемые людьми устным, письменным и иным способом (с помощью сигналов, технических средств) и необходимые людям для использования. Информация является ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. От состояния этого ресурса зависят многие стороны жизни общества и его отдельных составляющих.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы»

Документирование информации - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование управленческой деятельности – процесс записи (фиксации) всех видов деловой деятельности организации или ее структурных подразделений на различных носителях и оформления по установленным правилам управленческой информации.

Значение документирования информации

1. Сохранение и развитие цивилизации, сохранение памяти общества. Культурное наследие передается разными путями, важнейшим из них являются документы. Их преимуществом является то, что они передаются из поколения в поколение последовательно и беспристрастно, без внесения в их содержание искажений, вызванных субъективными восприятиями и действиями людей.

2. Регулирование социальных, экономических, политических, производственных и иных процессов на разных уровнях управления, определяющих «правила игры» в мировом сообществе, государстве, регионе, организации путем издания законов, указов, приказов и т.д. От полноты располагаемой информации зависит оптимальность принятия управленческого решения. Документы позволяют организациям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно. Документы обеспечивают согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности.

3. Фиксирование (документирование) управленческих процессов, формирования политики и принятия управленческий решений: протоколы заседаний и совещаний, на которых коллегиально обсуждаются и принимаются важные постановления и решения, договоры о сотрудничестве, об указании услуг. Система управления документами позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным лицам.

4. Обеспечение защиты и поддержки в судебных делах, что связано с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации. Системный подход к управлению документами позволяет организации и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий.

5. Средство соблюдения требований законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности, проверки деятельности фирмы, учреждения при экспертизе, аттестации, комплексной ревизии.

6. Обеспечение бесперебойности деятельности в случаях чрезвычайных ситуаций.

7. Защита интересов организации и прав сотрудников, а также всех заинтересованных сторон. Например, патентное право, право собственности.

8. Обеспечение и документирование текущих и будущих научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, деятельности по развитию. Например, документация по прогнозированию и планированию.

9. Средство идентификации личности и подтверждения ее жизненного пути и деятельности, сохранение индивидуальной памяти. Например, документы о рождении, семейном положении, образовании и др.

10. Средство идентификации организации и подтверждения ее деятельности, сохранение корпоративной памяти, например, документы о регистрации и лицензировании организации, сертификации ее продукции.

11. Обеспечение делового, персонального и социального своеобразия субъектов. Например, документы ветеранов войны и труда.

12. Средство коммуникации между людьми, организациями и государствами.