2. Кумулятивный поток бумажной информации и методы его преодоления. Терминология доу

Развитие документации обусловлено развитием государства, системы управления разных уровней. В середине ХХ века развитие системы государственного управления во многих странах вызвало бурный кумулятивный (накопительный) поток документов - «бумажный бум», который буквально блокировал деятельность управляющих и обусловил появление соответствующего законодательства, например, «Закон о сокращении «бумажной работы» в правительстве США». Известно, что бумажная волокита может «утопить» любое начинание.

К числу основных мер по ликвидации «бумажного бума» относятся: 1) широкое применение организационной техники, 2) унификация и стандартизация делопроизводства, 3) проведение политики в области управления документами.

1) Применение компьютеров имеет огромное количество плюсов. В 1970-е – середина 1980-х г.г. были высказаны предположения, что традиционные методы работы с документами устарели, и бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Публикации шли под девизом «Управление в XX веке». Однако затем выяснилось, что обработка информации на ЭВМ должна сочетаться с созданием документов на бумаге и других носителях информации (на магнитных лентах, кинолентах, фотопленке). Бумажные и пластиковые документы, например, можно предъявлять в самых разных местах – в банке, на почте, поместить на стенде для всеобщего обозрения, использовать для скрытого наблюдения и фиксирования информации.

2) Унификация - уменьшение многообразия и видов документов одинакового функционального назначения; установление единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация - форма юридического закрепления результатов унификации. Цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых сокращает время на документационное обеспечение управления и повышает общую культуру управления.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: а) термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией; б) организационные структуры учреждений и предприятий; в) управленческие функции; г) управленческая документация

Работа по стандартизации активно ведется во всех странах мира, международными организациями, в том числе Комитетом по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международной организацией стандартизации (ИСО) и др. Она возросла в связи с применением компьютерных технологий. В Российской Федерации эту работу осуществляют Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование), Федеральная служба государственной статистики, Федеральное архивное агентство, ГУ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» и другие организации.

3) Управление документами – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества, так и на уровне отдельных организаций является важнейшим направлением управленческой деятельности.

Все организации должны определить и документально зафиксировать политику в области управления документами. Ее целью должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать деловую деятельность в течение (установленного) необходимого периода времени. Политика должна быть принята на высшем уровне управления организацией и распространена во всей организации. Также следует распределить ответственность за ее соблюдение. Политика разрабатывается на основе анализа деловой деятельности и определяет области, в которых законодательство, нормативные акты, стандарты и практические рекомендации применимы в наибольшей степени. При этом политика должна учитывать специфическую организационную среду и экономические аспекты деятельности организации, а также регулярно пересматриваться для отражения текущих потребностей деловой деятельности.

Создание и обработка управленческих документов ведутся во всех структурных подразделениях организаций: в бухгалтерии, кадровой службе, плановом и финансовом отделах. Для структурных подразделений характерно ведение специальных систем делопроизводства (бухгалтерского, кадрового и т.п.). Вместе с тем можно выделить общее (административное) делопроизводство, связанной с обработкой такой универсальной унифицированной системой документации как организационно-распорядительная документация, которая используется в каждом структурном подразделении в связи с особым значением в управленческой деятельности документов данного типа. Эти документы отражают принятие решения на всех уровнях власти, в организациях всех форм собственности, являются основой деятельности каждого работника и организации в целом.

Документационное обеспечение управление как любая специальная область знания имеет свою терминологию, создает особой язык делового общения. Термины ДОУ постоянно менялись и продолжают изменяться вследствие развития системы управления и ее документального сопровождения, а также интернационализации делового общения. Термины ДОУ отражены в ГОСТ 7.0-99 СИБИД. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения; ГОСТ 7.76-96 СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Например, термины: документ, унификация, документирование управленческой деятельности, управление документами, стандартизация.

Термины и понятия

Бумажный бум, документ, документирование информации, документирование управленческой деятельности, документационное обеспечение управления, идентификация, коммуникация, канцелярия, общее (административное) делопроизводство, политика управления документами, секретарь, служебный подлог, специальные системы делопроизводства, стандартизация, унификация, управление документами.

Контрольные вопросы

1. Что является предметом и объектом дисциплины «Документационное обеспечение управления», целью ее изучения?

2. Когда и почему появились документы?

3. Какое значение имеет документирование информации?

4. Какие риски предпринимательской и иной деятельности могут возникнуть в связи с документационным обеспечением управления?

5. Каковы причины «бумажного бума» и основные пути его преодоления?

Практические задания

1. Назовите конкретные документы, которые вам приходилось использовать в разных ситуациях.

2. Расскажите о конкретных случаях использования некачественных документов и их последствиях.

Тесты

(в тестах может быть любое количество неправильных ответов)

1. Средством устранения «бумажного бума» является: а) проведение политики управления документами; б) унификация и стандартизация документов и операций с ними; в) анализ деловой деятельности организации; г) применение разносторонней организационной техники.

2. Обязательным условием для включения информации в информационные ресурсы в соответствии с требованиями органов государственной власти, является ее: а) стандартизация; б) защита от несанкционированного доступа; в) документирование; г) выкуп государством у частных лиц.

3. К институтам, регулирующим документационное обеспечение управления в России, относится: а) Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование); б) Правительство РФ; в) Президент РФ; г) учреждения и предприятия.

4. Риски предпринимательской деятельности, обусловленные ДОУ: а) штрафные санкции; б) снижение имиджа организации; в) утрата бизнеса; г) лишение свободы с конфискацией имущества.

5. Значение документационного обеспечения управления определяется: а) коммуникациями; б) идентификацией; в) фиксацией процессов; г) доказательством.

6. К числу уголовно наказуемых действий относится: а) похищение или повреждение документов, штампов, печатей; б) служебный подлог; в) утрата документов, содержащих государственную тайну; г) несоблюдение ГОСТов на документацию.

7. Работу с документами осуществляют: а) канцелярия; б) экспедиция; в) секретарь; г) бухгалтер.

8. Риски предпринимательской деятельности, обусловленные ДОУ: а) рост издержек и падение прибыли; б) замедление документооборота и снижение эффективности производства; в) утрата инновационных конкурентных преимуществ; г) коррупция.

9. Значение документационного обеспечения управления определяется: а) унификацией и стандартизацией; б) регулированием социальных, производственных и прочих процессов; в) проверкой деятельности организации; г) передачей культурного наследия.

10. Риски предпринимательской деятельности, обусловленные документационным обеспечением управления: а) перекачивание денежных средств с чужого счета в банке; б) уничтожение своей недвижимости по решению суда; в) невозможность осуществления коммерческой сделки; г) криминальное оформление кредита.

11. К общему (административному) делопроизводству относится документ: а) бухгалтерский баланс; б) положение о структурном подразделении; в) заявление о приеме на работу; г) бизнес-план.

12. К специальному делопроизводству относится документ: а) приказ; б) инструкция; в) трудовая книжка; г) учебный план.