3.2. Рекомендации по адаптации персонала на предприятии

Проанализировав действующую систему управления персоналом можно выделить следующие недостатки:

высокая текучесть кадров (25%);

большое внимание уделяется руководящему персоналу, а не производственным рабочим, от которых в значительной степени зависит прибыль предприятия;

низкая производительность труда, вследствие чего, потеря объектов или плата за неустойку.

Учитывая выявленные проблемы в области управления персоналом на ООО «Промин-С» внедрить проект по разработке системы адаптации персонала.

После внедрения проекта система адаптации персонала общества с ограниченной ответственность «Промин-С» будет выгладить следующим образом, как представлена на рисунке 3.2 расположенном ниже и представленном в виде схематичного изображения вышеуказанной системы адаптации персонала.

После внедрения проекта система адаптации персонала будет выгладить следующим образом (рис. 3.2):

1.Прикрепление наставников к новичкам.

2.Работа с наставником.

3.Устраивание конкурса «лучший работник» в период адаптации.

4.Корпоратив на сплочение коллектива.

5.Совещания наставника с руководством.

6.Корректировка программы при необходимости.

7. Отчет наставника о работе новичка в процессе адаптации. 8.Опрос работников о результатах внедрения проекта.

8.Подведение итогов адаптационного периода.

Новый сотрудник

Адаптированный

сотрудник

Рисунок 3.2 – Схема после внедрения проекта создание системы адаптации нового сотрудника

Целью разработки, является повышение корпоративного внимания к проблемам адаптации вновь пребывающего персонала, снижение текучести кадров, рост удовлетворенности трудом. Через посредство этих факторов система адаптации будет оказывать положительное влияние на достижение экономических и производственно-коммерческих целей организации.

Проектные предложения состоят в разработке следующих документов (табл.3.1):

Таблица 3.1 – Необходимые документы для процесса адаптации

Название документа	Его содержание
1. Положение об адаптации персонала (с учетом особенностей ООО «Промин-С»)	подробный регламент процесса адаптации с разбивкой на этапы и подробным описанием назначения каждого из них.
2.Перечень функций управления адаптацией персонала	должен выявлять функциональные взаимосвязи подразделений организации в процессе функционирования системы адаптации.
3. Должностная инструкция специалиста по адаптации персонала ООО «Промин-С»	регламентирует деятельность специалиста и содержит требования к работнику, занимающего эту должность. Составляется на основании, глубокого изучения работы по данной должности с определением конкретных требований к работнику в отношении его знаний, опыта, навыков. Содержит разделы: общая части, цели, функции, информация, права, ответственность.
4. Определение функций управления адаптацией работников	призвана поэтапно, разбить процесс адаптации работников и последовательность действий различных лиц и подразделений в рамках функционирования системы адаптации.

Продолжение таблицы 3.1

6. Расчет социально-экономической эффективности проекта	составляется с учетом требования создания у персонала положительного образа системы адаптации, позитивных ожиданий и готовности полноправно участвовать в реализации процесса адаптации персонала.
7. План подготовки персонала к внедрению проекта	преследует цель оценки экономического эффекта от его внедрения и качественной оценки, отдаленных социально-экономических последствий.

Методика проектирования системы адаптации персонала предполагает выбор подхода к формированию системы адаптации в организации с учетом ее потребностей и возможностей, созданию инфраструктуры адаптации, соответствующей документации, планов внедрения программы адаптации персонала.

Применяемая нами методика позволяет реализовать на практике теоретические подходы, изложенные в главе 1 дипломной работы.

Распишем все подробно и поэтапно

- Положение об адаптации персонала:

Знакомство с производственными особенностями организации, включение в коммуникативные сети, знакомство с персоналом, корпоративными особенностями коммуникации, корпоративной этикой, правилами поведения т. д. В штат организации необходимо ввести, отвечающего за организацию процесса адаптации. К такому специалисту должны иметь возможность обратиться как сами новички, так и их коллеги и непосредственные руководители, наставники с целью консультации по вопросам психофизиологической, социально-психологической, профессиональной, организационной адаптации вновь прибывшего сотрудника.

Следует включить в функциональные взаимосвязи между подразделениями организации элементы организации труда с тем, чтобы все подразделения, даже не контактирующие друг с другом по другим основаниям чувствовали себя частями единой системы организации, стимулирования труда, что, безусловно, повысит эффективность процесса адаптации работников любого из них в организации в целом.

На предприятии должна быть отлажена система материального стимулирования труда, причем таким образом, чтобы работник стремился максимально быстро адаптироваться.

Среди функций по адаптации также необходимо указать проведение различных периодических обучающих и разъясняющих мероприятий, как среди новичков, так и для всего персонала.

- Должностная инструкция специалиста по адаптации персонала.

Специалист по адаптации персонала в ООО «Промин-С» должен знать организационную структуру предприятия, технико-технологические особенности и потребности производства, корпоративные требования к труду и этике, психологические особенности процесса первичной и вторичной адаптации.

Должен владеть основами психологии адаптации в коллективе, способностями внушения и убеждения в значимости адаптации, навыками распознавания скрытых проблем адаптации и причин их возникновения.

Должен уметь выявлять и разрешать конфликтные ситуации до наступления глубокого кризиса, исходом которого может стать увольнение работника, падение трудовой дисциплины, производительности труда; обнаруживать внутренние резервы быстрой и беспрепятственной адаптации новых работников в коллективе.

Должен периодически контролировать ход процессов адаптации в организации, проводить разъяснительную работу, консультации, лекции, «круглые столы», доносить информацию о необходимости мероприятий по адаптации до всех работников организации.

Определение функции управления процессом адаптации (табл. 3.2).

Таблица 3.2 – Функции специалиста по адаптации

№ п/п	Перечень функций	Периодичность и срок исполнения
1	Организация обучения руководителей подразделений по проблемам адаптации	ежемесячно – в течение срока внедрения проекта и в первый год его применения
2	Консультирование работников по социальным, экономическим, психологическим, правовым вопросам адаптации	по мере необходимости – в индивидуальном и групповом порядке
3	Составление планов мероприятий по адаптации персонала	ежегодно – в конце года на следующий календарный год
4	Составление отчета о результатах деятельности	ежеквартально, чаще – по запросу руководителя организации или одногоиз одразделений

- Практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. Непосредственный руководитель проводит ознакомление новичков с фирмой и ее историей, кадровой политикой, условиями труда и правилами, объясняет задачи и требования, предъявляемые к работе, вводит работника в рабочую группу, поощряет помощь новичкам со стороны опытных работников.

Программа ориентации включает ряд небольших лекций, экскурсии, практикумы (работа на отдельных рабочих местах или с определенным оборудованием). В обязательном порядке производятся инструктаж по технике безопасности и охране труда. После прохождения общей программы ориентации может быть проведена специальная программа, в которой могут быть затронуты вопросы, представленные в табл.3.3.

- Организация конкурса «лучший работник» в период адаптации.

Корпоратив на сплочение коллектива (в неформальной обстановке увидеть, как новичок влился в коллектив).

Оценка по итогам каждой недели обменного опыта.

Совещания наставника с руководством.

Корректировка программы при необходимости.

Таблица 3.3 – Содержание программы ориентации

Название	Содержание
1.Функции подразделения:	-цели и приоритеты, организация и структура; -направления деятельности; взаимоотношения с другими подразделениями; взаимоотношения внутри подразделения

Продолжение таблицы 3.3

2. Рабочие обязанности и ответственность: 3.Требуемая отчетность:

-детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов; - разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими подразделении и на предприятии в целом; - нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения; -длительность рабочего дня и расписание; -дополнительные ожидания -виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней; -отношения с местными и общегосударственными инспекциями

4. Процедуры, правила, предписания:

- правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения; -поведение в случае аварий, правила техники безопасности, информирование от несчастных случаях и опасности; - гигиенические стандарты; -охрана; -отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению; - правила поведения на рабочем месте; - контроль за нарушениями; - перерывы (перекуры, обед); - телефонные переговоры личного характера в рабочее время; - использование оборудования; - контроль и оценка исполнения

- Отчет наставника о работе новичка в процессе адаптационного периода. Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе.

- Постадаптационный период.

1.Контроль эффективности системы адаптации (опрос, анкетирование), для оценки удовлетворенности работой наставника и руководства.

2.Первичная аттестация новичка.

3.Конкурс мастерства прошедших процесс адаптации.

4.Определение «Лучший наставник».

Проект, по нашему мнению, может быть внедрен в течение года. Это время потребуется на создание службы адаптации (привлечение специалиста или наделение одного из инспекторов отдела кадров соответствующими функциями); на создание у работников положительного образа и позитивных ожиданий от внедрения системы адаптации; выбор наставников и их инструктирование; создание программы мероприятий по адаптации и наглядной информации в этой сфере.

- Завершающий этап.

1.Контрольное тестирование об удовлетворенности трудом сотрудников.

2.Опрос работников о результатах внедрения проекта.

3.Подведение итогов.

Так же мною подготовлена программа адаптации, она состоит из двух частей — общей и индивидуальной, и рассчитана на трехмесячный период (весь испытательный срок).

Общая часть предполагает формирование общего представления о компании, ее направлении деятельности, организационных особенностях, особенностях взаимоотношений компании и работника, условий труда и т. д. Проводится в течение первой недели работы сотрудника в компании и состоит из пяти этапов.

1 этап — оформление всех необходимых документов при приеме на работу.

2 этап — личное ознакомление с компанией и сотрудниками, личное представление сотрудникам, экскурсия по основным помещениям офиса. Когда принимаем сотрудников в региональных подразделениях, стараемся, чтобы новые люди приехали в головной офис и познакомились с представителями администрации лично.

3 этап — ознакомление с рабочим местом: рабочий стол, оснащение, места хранения документов, методической литературы и других рабочих материалов общего пользования, инструктаж по использованию технических средств, инструктаж по использованию служебного автомобиля.

4 этап — компания изнутри: история развития, подразделения компании и содержание их деятельности, руководство компании, разграничение полномочий, порядок принятия решений, внутренние коммуникации компании.

5 этап — предоставление информации о компании на рынке: сильные стороны компании в сравнении с конкурентами, основной круг конкурентов, основной круг клиентов, формы и методы работы, общая позиция компании на рынке, ближайшие и долгосрочные планы и цели, виды и характеристики продаваемой продукции.

Вышеперечисленная информация предоставляется непосредственным руководителем как устно, так и с помощью методических материалов.

Индивидуальная часть рассчитана на весь период прохождения испытательного срока и фиксируется в документе, который называется «Индивидуальный план работы на испытательный срок». Индивидуальная часть делится на два этапа: вхождение в должность и работа в должности.

План вхождения в должность рассчитан на первый месяц испытательного срока. Он составляется по окончании первой рабочей недели непосредственным руководителем и доводится до ведома работника под роспись. Данный план предполагает полное вхождение нового работника в должность, т. е. полное освоение им должностных обязанностей, хорошую ориентацию в структуре и деятельности компании.

План оценки работы в должности рассчитан на оставшийся период испытательного срока. Сотрудник самостоятельно составляет ежемесячный план работы, согласовывает его с непосредственным руководителем. Оценка выполнения плана фиксируется в бланке «Индивидуального плана прохождения испытательного срока». На этом этапе оценивается соответствие сотрудника занимаемой должности, его профессиональные знания.

По окончании адаптационного периода (испытательного срока) непосредственный руководитель заполняет бланк оценки специалиста.

Программа продумана так, что после испытательного срока не было сомнений на счет нового работника. Программа не ищет плохие или хорошие стороны, она просто выявляет: работник или подходит компании, или нет (это хорошо прослеживается из планов и отчетов как непосредственного руководителя, так и самого работника).

Организация же дает понять новому сотруднику, что открыта для него, старается помочь ему, но в свою очередь оценивает и требует ответственности уже на первых этапах работы в компании. Таким образом, адаптация становится начальным этапом процесса отождествления целей работника и компании, первым шагом к завоеванию его преданности фирме.

Система процесса адаптации, предполагает создание позитивного образа мероприятий проекта у каждого работника, выработку понимания его значимости не только для вновь прибывающих работников, но и для всех работников организации ввиду того, что быстрая адаптация и низкий показатель текучести кадров способствуют росту производительности труда и эффективности производства.