56. Электронные таблицы Excel. Обобщение данных: фильтрация, консолидация, промежуточные итоги, сводные таблицы. Рассмотреть на примерах, предложенных преподавателем.
Базы данных предназначены для хранения больших объемов структурированной инфо-ции.
Осн-ыми задачами с БД: организация ввода данных, просмотр, сортировка и фильтрация данных в таблицах, подведение итогов. В excel БД-это таблица, организованная спец-ым образом: 1 строка - заголовок полей, стока – запись БД, столбец – поле записи, в кот-ом находятся данные 1 типа.
Закрепление заголовка таблицы и нужных столбцов слева:
1.Выделить клетку( ячейку), выше и левее, кот-ое необходимо присутствие определенных данных.
2.Пункт меню «Окно»= >закрепить. Обратный процесс там же.
Формы
Форма используется для ввода и редактирования записей в БД. К кнопка добавить позволяет добавить новую запись в БД.
Удалить - удаление записи. Восстановление невозможно!
Вернуть – восстановление измененных данных записи, если еще не был осуществлен переход к другой записи.
Критерии - это поиск записей по определенным условиям.
Сортировки
Данные=> сортировка или кнопка на панели инструментов.
Сортировка – упорядочивание записей в БД.
Для простой сортировки выделить любую ячейку столбца, в кот-ой нужно осуществлять упорядочивание записей в БД и щелкнуть кнопку на панели инструментов а-я, я-а.
В окне «сортировка» параметры дают возможность установить последовательность нестандартной сортировки:
А) определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в раскрывающемся списке предыдущего диалога окна.
Б) учитывать регистры при сортировке
В) изменить направление сортировки ( сортировать по строкам или по столбцам).
Фильтры
Автофильтор и расширенный
Фильтрация позволяет выделить нужную инфо среди имеющихся. Находится в меню данные-фильтр-автофильтр.
Автофильтр назначает средство фильтрации на каждое поле данных фильтрации.
Список фильтра включает в себя:
* Перечень всех уникальных значений данного поля в таблице.
* все строки таблицы.
* первые 10- выбор нескольких наибольших или наименьших значений. Желательно, чтобы данные были отсортированы.
* пустые – ячейки, вкот-ых нет данных.
* непустые – есть данные.
* условие – собственное условие пользователя.
Можно задавать до 2 критериев фильтрации одного и того же столбца, связав их лог-ими операторами «и» или «или».
Для отмены автофильтра пункт меню данные – фильтр - автофильтр.
Расширенный фильтр – данные - фильтр – расширенный.
Расширенный ф. Позволяет использовать для поиска более сложные критерии, чем в автофильтре и объединять их в произвольных сочетаниях, как по «и», так и по «или».
Формируем область критериев
Встать в любую ячейку БД.
Данные-фильтр-расширенный
Проверяем диапазон БД-выделить диапазон
критериев – выбрать место размещения
итоговой таблицы
Порядок действий:
1.В свободном месте на листе ( на отдельном листе) скопировать заголовки критериев поиска.
2.Заполнить строки критериев. Данные, записанные в 1 строке, соединяются оператором «и», в разных строках - оператором «или». Выделить любую ячейку исходной БД.
3.Запустить расширенный ф.
4.Проверим исходный диапазон.
5.Ввести диапазон критериев, сформированного в пункте 1, 2.
6.Указать место размещения отфильтрованных данных.
Итоги
Меню – данные - итоги.
Используется для выполнения детального анализа сводных показателей, для групп данных, объединенных каким-либо общим признаком.
Порядок действий:
1*Отсортировать таблицу по столбцу, промежуточный результат при изменение кот-ого, нужно получить.
2Выделить любую ячейку таблицы.
3Данные-итоги
4Диалоговое окно:
4.1 «При каждом изменении в» - группа, по кот-ой необходим промежуточный результат.
4.2Выбор нужной ф-ции «Операции».
4.3 «Добавить итоги по» -отметить все поля, по кот-рым будут производиться промежуточные итоги.
4.4 Флаги: «заменит текущие итоги» - если стоит V, то все итоги в списке заменяются новыми итогами ( в соответствии с новыми установками). Если V отсутствуют, то текущие итоги будут сохранены и к ним добавлены новые.
4.5 «Конец страницы между группами» - автоматически вставляется конец страницы перед каждой группы данных, для кот-ой вычисляются итоги.
«Итоги под данными» - в строке промежуточных и общих итогов помещаются под соответствующими данными.
Убрать все: удаление всех итогов и восстановление таблицы в исходном виде.