11.1.4. Система бест-4 компанії «Інтелект-Сервіс»
Програмні продукти компанії «Інтелект-Сервіс» призначені як для малих і середніх фірм (програми БЕМБІ+, БЕСТ), так і для великих компаній (БЕСТ-3, БЕСТ-4, БЕСТ-ПРО). Користувачами програмних засобів є фірми, торгові і страхові компанії, промислові підприємства і будівельні фірми, бюджетні організації, видавництва, інвестиційні компанії тощо.
Система оперативного і бухгалтерського обліку БЕСТ-4 (випущена у 1997 р.) — розвиток системи БЕСТ-3 — являє собою повнофункціональну багатокористувацьку систему автоматизації оперативного і бухгалтерського обліку з єдиним інформаційним простором.
БЕСТ-4 поставляється у двох варіантах: у конфігурації «файл-сервер» і конфігурації «клієнт-сервер». Застосування конфігурації «клієнт-сервер» рекомендується для організації з числом робочих місць понад 10. При цьому значно підвищуються характеристики цілісності баз даних за збільшення швидкості оброблення. БЕСТ-4 працює на базі Windows 98, Windows NT, Nowell NetWare.
Робота із системою починається з процедури введення первинних документів, їх таксирування і рознесення по рахунках бухгалтерського обліку. На основі введених даних будуються всі звіти і баланс, його додатки, а також комплект податкової звітності.
Система забезпечує ведення багаторівневого аналітичного обліку і підтримує два типи аналітики. Аналітичні рахунки першого типу є глобальними і дають змогу розв’язувати задачі розрахунків з працівниками підприємства, постачальниками, покупцями, іншими дебіторами і кредиторами. Аналітичні рахунки другого типу підтримуються у межах локальних підсистем і забезпечують облік ресурсів підприємства в розрізі груп товароматеріальних цінностей, за номенклатурою, за місцями зберігання і матеріально відповідальними особами.
Система БЕСТ-4 надає такі можливості:
вести облік довільної кількості незалежних підприємств у рамках одної програми;
організовувати багатокористувацьку роботу в локальних мережах;
забезпечувати захист інформації від несанкціонованого перегляду і модифікації;
вибирати довільні модулі для впровадження на підприємстві;
підтримувати виробничий, бюджетний і робочий плани рахунків;
формувати комплект журналів-ордерів, меморіальних ордерів або використовувати машинно-орієнтовані форми звітів;
вести багатовалютний облік; автоматично здійснювати переоцінювання валютних залишків відповідно до курсів валют;
формувати звіти і форми первинних документів у відповідності до потреб користувачів.
Крім стандартних функцій, система БЕСТ-4 забезпечує:
обмін документами із системами «Клієнт-Банк»;
авторизацію роботи з проведення, завдяки якій підвищується контроль за виконавцями;
автоматизоване виконання таких громіздких операцій, як реорганізація балансу, закриття рахунків, розподіл витрат і т. ін.;
автоматизований розрахунок повної собівартості закупівель товарів і матеріалів відповідно до моделі калькуляції, що задається користувачем;
можливість автоматичного виділення ПДВ за будь-яких операцій;
одночасне ведення прайс-листів у різних валютах і налаштування відповідних формул розрахунку цін для кожного прайс-листа;
роботу з віддаленим складом, що функціонує поза основною мережею, з передаванням даних дискетою або через модем;
роботу з інтелектуальними касовими апаратами;
друкування етикеток (штрих-кодів) на термопринтері;
можливість ведення багаторівневого товарного класифікатора;
можливість резервування товару відповідно до оформлених замовлень;
формування графічних звітів динаміки товарообігу.
Базова версія БЕСТ-4 включає такі модулі: АРМ головного бухгалтера; Зведений баланс; Каса, Підзвітні особи, Депоненти; Розрахункові і валютні рахунки, Система «Клієнт-банк»; Основні засоби і нематеріальні активи; Склад матеріалів, МШП в експлуатації; Зарплата (рис. 11.2).
Рис. 11.2. Структура системи БЕСТ-4
Версія БЕСТ-4 для торгових фірм додатково включає модулі: Склад товарів і готової продукції; Управління продажем; Управління закупівлями; Торговий зал, Касові апарати; Віддалений склад (рис. 11.2).
БЕСТ-4 підтримує всі розділи бухгалтерського обліку: розрахунок зарплати, облік основних засобів, матеріалів і МШП, роботу з розрахунковими і валютними рахунками у банку, формування балансу і документів звітності тощо. Крім того, БЕСТ-4 має розвинені функції обліку руху товарів на складі і у торговому залі, забезпечує роботу з рахунками-фактурами та автоматичне формування книг закупівель і продажу ТМЦ, партіонний облік і продаж товарів комплектами.
Система надає керівникові широкі можливості з управління магазином: дає змогу оперативно визначити номенклатуру товарів, що мають найвищий попит, з’ясувати, скільки залишилось цього товару в наявності і в якого постачальника найвигідніше закупити чергову партію цього товару.
На відміну від БЕСТ-3, у БЕСТ-4 з’явились нові можливості та режими.
1) Уведено повноцінний бухгалтерський облік по забалансових рахунках з можливостями аналітичного обліку та одержання звітів і довідок.
2) На АРМ «Управління закупівлями» ведеться реєстр рахунків кредиторів; існує можливість виписування рахунка у валюті і відслідковування взаєморозрахунків (навіть якщо платежі здій- снюються в іншій валюті). До рахунків кредиторів «прив’язуються» товарні документи постачальників і підрядників — рахунки-фактури. За введення рахунків-фактур підтримуються довідники товарів, матеріалів і послуг. На базі реєстру рахунків-фактур формуються звіти з книги закупівель. На базі рахунка-фактури можна автоматично формувати документи оприбуткування запасів (товарів, матеріалів) на складах. При цьому введено можливість неповного оприбуткування — користувач може вказати кількість браку і недостачі у поставці й автоматично генерувати відповідні проведення.
3) Нові можливості АРМ «Склад товарів і готової продукції» дають змогу автоматично сформувати рахунок-фактуру на основі документа на реалізацію товару. Введено можливість ведення партіонного обліку запасів на складі і паралельного обліку в національній валюті та валюті поставки. Забезпечується списування собівартості за середніми цінами на рівні номенклатурного номера.
4) В АРМ «Торговий зал» з’явилася можливість ведення для кожного магазину свого прайс-листа. Існує можливість одержання звітів за кожну дату у тих цінах, за якими реально продавався товар. У системі БЕСТ можна облічувати один і той самий товар на різних рахунках. Для користувачів, що ведуть одночасно облік товарів на складі і в магазині, передбачається розділення обліку: за фактичними цінами — на складі, за обліковими (за цінами реалізації) — у роздрібній торгівлі.