Классификация документов. Электронный документ.
Разнообразие документов по форме и содержанию, специфика их применения как в общественных отношениях, так и отдельных отраслях права не дает возможности исходить при их классификации только из одного какого-либо признака.
В основу классификации документов следует положить как признаки, свойственные общему понятию документа, так и признаки, выявляющие особенности их применения в общественных отношениях и отдельных отраслях права.
Признаки классификации документов:
Цель создания документа и его внешняя форма представления. В самом общем виде по своему целевому назначению все документы можно разделить на документы юридические, технические, финансовые, технологические, научные, управленческие по известным направлениям человеческой деятельности.
Юридические документы (официальные) составляют самую большую группу используемых в общественном обороте документов. Собственно «юридическими» в широком смысле могут быть любые документы: это и волеизъявления заинтересованных лиц, акты органов государственной власти, договора, отчеты, фотографии, кинодокументы и др.
Неюридическими (личные)считаются документы, которые составляются в произвольной форме и которые, как правило, не подписываются. Это, например, письма, дневники, записки, записные книжки и т.д. И такие документы при определенных обстоятельствах могут стать юридическими документами или доказательствами.
По способу фиксации и представлению информации все существующие документы можно разделить на 2 группы: рукописные и машинописные.
Рукописные документы представляют собой саамы древний класс письменных документов. Особенность состоит в том, что информация в виде алфавитно-знакового или иероглифного текста на том или ином языке фиксируется на материальном бумажном носителе непосредственно человеком с помощью простейших средств (перо, ручка, чернила, авторучка) путем ручной записи, при этом зафиксированная информация непосредственно воспринимается органами чувств человека как в самом процессе фиксации, так и при последующем движении, обороте и употреблении документа. Форму документа определяет носитель В последние 500 лет и по настоящее время таким носителем является бумага. Реже применяются другие материалы – металл, пластмасса, пластик. Помимо текста рукописные документы могут содержать графику (рисунки, чертежи, схемы, карты, планы, отпечатки пальцев), также выполненную путем ручной записи человека.
Машинописные документы также представляют собой достаточно древний класс документов. Отличие их состоит в том, что с изобретением книгопечатания стало возможным фиксировать информацию и изготавливать документы с помощью более сложных инструментальных средств – механических машин и отказаться от ручного способа записи. Повысилось качество исполнения и технологичность. При этом документ перестал зависеть от индивидуальных особенностей составителя, в частности от его почерка. Машинописные текстовые документы помимо текста и графики могут усложняться и содержать фотографии. Способ фиксации информации в машинописных документах основан на использовании технологии механического печатания с помощью разного рода печатающих механизмов, инструментов и машин.
Новые формы документов, появившихся в конце 19, начале 20 века, связанные с появлением фотографии, электрических машин и радиоэлектроники, относящихся к группам графических документов, кино- и видеодокументов. В основе фотографии лежит фотохимический способ фиксации информации в специальном фотоэмульсионном слое, нанесенном на пленку. Фото и кинодокументы можно отнести к машинописным документам. Отличие фото- и кинодокумента от печатного документа помимо способа фиксации заключается в том, что формат негатива или позитива пленки фотодокумента существенно меньше привычных форматов рукописных и печатных документов и на таком небольшом формате саккумулированы большие объемы видеографической информации с большой разрешающей способностью. Эти возможности в совокупности с их долговременностью хранения привели к появлению таких документов, как микрофиша, микрофильм, достаточно широко используемых в настоящее время в архивах и библиотеках. Важно, что при проекции фотодокумента на экран человек воспринимает информацию не непосредственно с документа, а с его воспроизведенного нематериального образа на экране.
Аудиодокумент или фонограмма, где запись звука представляет механическую запись по длине спиральной дорожки на плоскости диска (грампластинка). Отличие такого аудио-документа от печатных и рукописных документов помимо способов фиксации записи заключается в том, что содержательная информация имеет временную составляющую и воспроизвести фонограмму для непосредственного восприятия ее человеком без соответствующего специального электромеханического оборудования (проигрывателя) невозможно.
Электронные аналоговые документы. Аудиодокумент, или фонограмма, где запись звука представляет собой спектр преобразованных акустических колебаний в спектр электронных колебаний, записанных в магнитном слое ленты (магнитная лента, кассета с магнитной лентой) и явил собой первые электронные документы.
Позже появился видеодокумент, также относящийся к группе электронных документов, воспроизводимые характеристики которого аналогичны кинодокументу.
Электронный аналоговый документ применяется в двух формах:
Унифицированная кассета (материальный носитель) с записью звуковой (аудио) фонограммы или видеофильма (графического видеоизмерения) в определенном стандартном формате в форме зафиксированной аналоговой машинописной электронной записи.
Материальные инструментальные средства, которые решают определенную целевую задачу и неразрывно входят в состав более сложной вещи или в имущественный комплекс. Например, механические счетчики учета расходуемых ресурсов, так называемые электромеханические «черные ящики» - авиационные аналоговые бортовые самописцы технического состояния бортовых систем и переговоров экипажа, которые еще достаточно широко используются в авиации; а также видеоохранное оборудование, циркулярно фиксирующее окружающую обстановку охраняемого объекта
Электронные цифровые документы появились с развитием электронно-вычислительной техники, компьютеров и информационных цифровых технологий. Документы в «электронной форме» образуют класс цифровых письменных электронных документов, способ фиксации записи которых основан на принципе преобразования информации в кодированную цифровую форму, при этом сам физический способ цифровой (машинописной) записи может быть любым:
- механическим на перфокарте и ленте;
- электромагнитным на магнитной ленте кассеты или диске дискеты и жестком диске;
-светооптическим на СД-диске;
-электронным в твердотельном кристалле флешкарты.
Аналоговые документы при их восприятии человеком индуцируются в статическом состоянии в пространстве (а не во времени). А цифровые документы индуцируются или воспроизводятся на экране аппаратного средства – дисплея или монитора в динамичном режиме во времени, а не в пространстве.
Любой аналоговый документ можно преобразовать в электронный цифровой документ. Информационные технологии породили новые виды многомерных электронно-цифровых документов, не имеющих аналога в классе аналоговых документов.
Управленческие документы также могут классифицироваться по различным направлениям:
По наименованиям служебные письма, приказы, протоколы, акты и т.д.;
По месту составления внутренние и внешние
По степени сложности простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов)
По форме индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые, созданные для группы однородных предприятий
По срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен
По виду оформления подлинники, копии, выписки, дубликаты
По срокам хранения постоянно, до 10 лет, свыше 10 лет
По гласности секретные, несекретные
По степени обязательности директивные, информационные
По юридической силе подлинные (действительные и недействительные), подложные
По стадиям подготовки черновики, оригиналы, подготовленные для использования
По характеру содержания первичные, содержащие исходную информацию, вторичные, содержащие обобщения и суммирование исходной информации.