Информация как основа принятия управленческого решения.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». В законе закреплено следующее определение: Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую. В учреждениях, организациях, на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами.
К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.
Наиболее существенны два требования к управленческой информации: Во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.
Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.
В современном мире любая организация может существовать только обмениваясь информацией. В условиях рынка, когда быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, предприятия выживают только в том случае, если они вовремя узнают изменения в законодательстве, рыночные колебания, достижения науки. Поэтому информация давно стала товаром и ресурсом (Классический пример – риэлтерские фирмы, которые торгуют не недвижимостью, а информацией).
Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ, как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.
Возникновение документа, его развитие.
Документы появились как дополнительное к звуковой речи средство общения людей. Они были вызваны к жизни прежде всего необходимостью запечатлеть, закрепить и передать то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово documentum (от doceo – «учу» или «извещаю») означало «доказательство», «свидетельство2.
В русском языке термин «документ» появился в XVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство». Следовательно, документу придавалось прежде всего правовое значение. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и XX в.
В энциклопедическом словаре Ф. Павленкова документом считается:
1. всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественное право, право состояния) или выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, деловые обязательства);
2. вообще всякое письменное доказательство.
Однако в нормативных актах дореволюционной России XIX – нач. XX в. по организации управления и делопроизводства термин «документ» почти не употреблялся. Так, в инструкции губернскому почмейстеру документы называются «делами» или перечисляются их конкретные разновидности. «Общее учреждение губернское», «Общее учреждение министерств» 1811 г., «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. и др. называют документы «делами», «бумагами», «актами».
В практической деятельности учреждений понятие документа также отождествлялось с понятием «деловая бумага», «акт», «дело». Так, правитель канцелярии попечителя Московского учебного округа докладывал на заседании Совета «подлинные дела с нужными справками». Регистрационные журналы назывались «журналами входящих и исходящих бумаг». Несмотря на то, что в середине XIX в. в «Законах гражданских» получили точное определение такие термины, как акты крепостные, явочные, домашние, нотариальные, на практике и эти акты называли «бумагами», а бумаги – «делами».
Законы и документальные материалы учреждений дают возможность определить, какой смысл вкладывается в каждое из этих понятий. Так «бумагой» или «деловой бумагой» называется всякий входящий, внутренний или исходящий документ, касающийся всех вопросов, кроме тех, которые были связаны с определением или установлением каких-либо прав и обязанностей. «Актом» в первой половине XIX в. назывался документ, в котором излагались права и обязанности одного или нескольких лиц, а также документы, могущие служить доказательством.
В литературе по вопросам делопроизводства также употребляется термин «бумага» как синоним документа. В 1858 г. было опубликовано «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России».
Рихтер И.И. называет в своих работах документы «бумагами». Варадинов Н.В. в своем труде употребляет термины «деловая бумага», «дело» для обозначения понятия документа. Само делопроизводство Варадинов Н.В. определяет как науку, «излагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел».
Следовательно, если в XVIII в. в определении документа подчеркивалось прежде всего его правовое назначение, то в XIX в. выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. О выделении в документе управленческой функции свидетельствует и факт появления многочисленных «руководств» по составлению документов.
В советское время термин «деловая бумага» как синоним документа употреблялся в некоторых законодательных актах. Повторяла его и литература 20-30-х годов. Так, в 1928 г. Наркомат внутренних дел издает приказ о классификации «исходящих бумаг в отношении порядка и подписания по восходящей степени и важности».
Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». Так, в постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения «служебных документов». В нормативных актах, литературе, в практике работы советских учреждений прочно утвердился термин «документ».
Наряду с этим существует понятие «акт» для обозначения документов, относящихся к сфере управления и права. Они включают в себя практически все действия органов власти и государственного управления, оформленные документально. При помощи актов органы государства в пределах своих полномочий регулируют общественные отношения, организуют хозяйственную, государственную, культурную и общественно-политическую жизнь, охраняют общественный порядок, защищают права граждан и законные интересы учреждений и организаций. В актах государственного управления содержатся предписания для исполнения.
В существовавших определениях документа подчеркивалась прежде всего правовая основа. В Толковом словаре русского языка 1935 г. документом называется: «письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя. Появляется термин «исторические документы». Ими считаются «летописи, хроники, записки, свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе.
Таким образом, в определении документа совершенно четко можно выделить три аспекта – правовой, управленческий, исторический. Но поскольку документ является объектом исследования многих научных дисциплин, в определениях его обычно преобладает какой-то один аспект, и хотя информационная природа его очевидна, само понятие «документ» определяют различным способом, так как за основу берут различные критерии – цель создания, форму, способ воспроизведения.
Документалисты, изучающие свойства документа и содержащуюся в нем информацию, организацию документных потоков и массивов, определяют документ как любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом для последующего обращения в информационных системах.
В правовой науке документы изучаются как средство документирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука рассматривает документ как важнейший исторический источник.
Документоведение изучает общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования во всех областях человеческой деятельности. Поэтому понятие документа носит обобщающий характер, включая все категории документов.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или записи изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, и предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования.
Сам по себе документ не является самоцелью, он всегда служил и служит элементом сложившейся веками общественно-правовой системы общества, в которой он является важным, но далеко не единственным элементом. Неотъемлемой функциональной характеристикой любого документа является его способность хранить и передавать информацию во времени ив пространстве о событиях, фактах, правах и обязательствах. Основной целевой функцией документа является фиксирование сведений, событий, фактов, прав, обязательств и сопутствующих реквизитов с целью их сохранения. В состав содержательной части документа может входить и информация о времени, месте и условиях составления документа. С документом в правовой системе всегда неразрывно связано применение определенных правовых процедур или процессуальных действий таких, как подготовка документа и процедура его подписания, проверки подлинности документа, процессуальные правила использования документа в качестве доказательств в суде, система регистрации подписи.