Часть III

ПРИНЯТИЕ И ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ РЕШЕНИЯ

Семинар 13. Новый офис

Семинар 14. Аукцион

Семинар 15. Игры по правилам

Семинар 16. Умение вести переговоры

Семинар 17. Что делать дальше?

Семинар 18. Возможные решения

Семинар 19. Техника пирамиды

Семинар 20.120 минут на решение проблемы

Семинар 13 НОВЫЙ ОФИС

ЦЕЛИ

Быть способным:

• в составе всей группы эффективно действовать при возникноении проблемной ситуации;

• использовать все свои способности для достижения поставленных целей.

Время 90 мин Размер группы 5-30 человек

Инструкции для тренера

	Действия	Время
1.	Обеспечьте необходимое пространство для работы; приготовьте флип-чарты, стенд, ручки.
2.	Начните сессию с обзора ее целей.	5 мин
3.	Разделите участников сессии на подгруппы по 6 человек. Раздайте материал занятия 1 каждому участнику, а также карточки с описанием ролей (занятия 2-7). Если количество участников невелико, можно формировать группы из 4-5 человек. “Потеряв” одну-две роли, вы можете послать от их лица извинительные записки на встречу. Собрание пройдет без них. Дайте участникам 5 минут на ознакомление со своей ролью. “Деловую встречу” лучше всего провести за круглым столом.	10 мин
4.	Начните встречу, поставив участников в известность об отведенном на нее времени — 20 мин. Тренеру желательно занять роль стороннего наблюдателя и делать заметки по ходу встречи. Не старайтесь управлять работой группы. Вы можете вмешаться только в том случае, если участники будут нарушать установленный порядок проведения встречи.	20 мин
5.	Раздайте материал занятия 8. Дайте указание продолжать работу самостоятельно.	10 мин
6.	Попросите каждую подгруппу поделиться появившимися соображениями, используя материал занятия 8 в качестве руководства.	15 мин
7.	Пленарно: запишите на стенде или флип-чарте те решения, которые были приняты относительно расположения новых офисов каждого отдела. Попросите каждую подгруппу обосновать свои решения. После этого отметьте основные аспекты обучения в рамках данного семинара. Раздайте бланки домашнего задания и проведите дискуссию на тему того, как можно использовать полученный на семинаре опыт в повседневной жизни.	25 мин
8.	Завершите сессию обзором достигнутых целей.	5 мин

Каждый семинар сопровождается карточкой, на которой постулируются цели проводимого занятия. Мы рекомендуем воспроизводить текст карточки с помощью проектора, мелом на доске, на флип-чарте и т. д.

ОНР-слайд

НОВЫЙ ОФИС

ЦЕЛИ

Быть способным:

• в составе всей группы эффективно действовать при возникновении проблемной ситуации;

• использовать все свои способности для достижения поставленных целей.

Занятие 1

Организация

Ваша организация в течение этой недели должна переехать в новое здание, которое было спроектировано с учетом роста деловой активности в последнее время. Глава организации — исполнительный директор. В состав компании входят следующие отделы: кадровая служба, завод, научно-исследовательский отдел, отдел продаж, финансовая служба, администрация. Глава администрации дал указание служащим постепенно перемещаться в новое здание. Это касается всех, чей пост не ниже менеджерского.

Собрание было проведено в главном офисе по инициативе администрации. Решение о переезде офисов в новое здание было принято исполнительным директором сразу же после оглашения результатов встречи. Собрание длилось 20 мин.

Вы полагаете, что для пяти офисов будет выгодным переезд в пять помещений главного отдела. Одно из них — на третьем этаже, самом верхнем, рядом с кабинетом исполнительного директора, остальные — на втором. Глава администрации считает, что необходимо располагать более детальной информацией о переезде, и ожидает получить ее на собрании.

Занятие 2

Краткий обзор ролей работников администрации

Как глава администрации вы полностью ответственны за то, чтобы все служащие основных офисов своевременно переехали в новое здание и разместились с минимальной потерями. Как работник администрации, вы также должны переехать вместе с другими 5 менеджерами, которые являются руководителями следующих отделов: кадровая служба, производство, научно-исследовательский отдел, отдел продаж, финансовая служба, администрация. Ваш начальник, исполнительный директор, уже решила, какой из отделов будет помогать при переезде лично ей, а какой — служащим компании. Вы располагаете информацией только по тем офисам, переезд которым будет выгоден.

Только пяти офисам из шести, включая ваш собственный, переезд предоставляет определенные выгоды. Одно из новых помещений расположено на том же этаже, где будет находиться кабинет исполнительного директора, остальные — этажом ниже. В новом здании четыре этажа. Исполнительный директор хочет, чтобы, по возможности, каждый из менеджеров имел отдельный кабинет. Каждый из соответствующих отделов будет находиться на некотором расстоянии от своего офиса. Мнения менеджеров по вопросу выгодности этой позиции разделились, однако исполнительный директор уже составила план переезда, который не подлежит обсуждению. В старом здании до сих пор кабинет менеджера отдела находился в самом отделе компании.

Как глава администрации вы должны объяснить исполнительному директору суть возникшей проблемы. “Предоставьте каждому отдельный кабинет. Я не хочу слышать жалобы и знать, что кто-либо недоволен!” — лаконично сформулировала она.

Со своей точки зрения вы понимаете, что ваша кросс-организационная роль требует корректности в общении с исполнительным директором. Вы думаете, что являетесь единственным менеджером, представляющим весь масштаб производимой операции. Ни один из ваших коллег не видит всей картины в целом. Их интересует только работа собственных отделов и больше ничего — ни клиенты, ни поставщики.

Вы работаете в организации не очень давно — всего 18 месяцев. К тому же вы единственная женщина-менеджер в коллективе, не считая исполнительного директора. Именно она назначила вас на недавно созданный пост главы администрации. Это было одно из самых существенных решений относительно управления компанией, которое она приняла, вступив в должность после скоропостижной смерти отца.

Вы отчетливо понимаете, что переезд сопряжен с определенными трудностями, в частности с тем, что. в наличии есть только пять новых офисов, а переехать должны шесть отделов, значит, в каком-либо одном офисе должны расположиться два отдела.

Перед тем как взяться за решение возникшей проблемы, вы попытались представить точку зрения каждого из своих коллег и записать ее на бумаге.

Глава кадровой службы

Мужчина, 25-30 лет, закончил университет. Получил диплом два года назад. Характер напористый, зачастую агрессивный, не особенно стесняется в выражениях, особенно когда встречает возражения. Считает, что работа его отдела имеет наибольшую ценность в функционировании всей компании в целом Согласен с Исполнительным директором в том, что самое главное для персонала — это опыт работы. Он хочет, чтобы именно его офис был расположен на верхнем этаже. Для него это означает признание кадровой службы в компании как таковой, и его собственное в частности. Он категорически возражает против размещения в своем офисе кого-либо из коллег. Ходят слухи, что его жена — старая университетская приятельница исполнительного директора.

Глава отдела продаж

Мужчина, возраст — 50 лет, был “правой рукой” отца нынешнего исполнительного директора. За последние три года существенно вырос объем продаж, что он приписывает своим заслугам. Считает себя “хранителем старых традиций” компании — такой, какой она была при отце нынешнего исполнительного директора. Расстроен недавним поворотом событий. Исполнительный директор конфиденциально выразила вам свое мнение по этому вопросу: ничего конкретно сказано не было, но вам дали понять, что чувства этого человека следует беречь особенно.

Директор завода

Мужчина, 63 лет, приближается к пенсионному возрасту. Работает в организации с давних пор, примерно в течение 45 лет. Видел “все” в своей жизни, в том числе — и четыре переезда! В настоящее время занимает самый большой офис. Считает свою роль в компании главной, а свой отдел — имеющим первоочередное значение. Вы считаете, что эта оценка завышена: большое количество заводских мастерских не является необходимым, а должность директора завода не является причиной для получения самого большого офиса. Кроме того, по вашему мнению, в укрупнении и поддержке нуждается, прежде всего, научно-исследовательский отдел. Вы знаете, что у директора завода есть привычка вспоминать те обещания, которые давались ему в далеком прошлом. Не следует его недооценивать.

Глава научно-исследовательского отдела

Недавно исполнилось 30 лет, бесцеремонный человек, но талантливый ученый, обладающий высоким уровнем профессиональных знаний. Многие из ваших постоянных клиентов его уважают. К несчастью, он манипулирует людьми с целью дать нужные ему обещания. По всей вероятности сам он не подозревает о том, какое впечатление он составил у своих коллег, в том числе у вас. Вам трудно маскировать свое отношение к нему в ситуациях профессионального общения, но вы это делаете. Когда в компанию приезжают гости из-за рубежа, именно он, как правило, сопровождает их, демонстрируя возможности своего отдела и всей компании в целом, и достигает в этом существенных результатов.

Глава финансового отдела

Приятный мужчина, с хорошими манерами, 30 лет, но выглядит старше своего возраста. Коллеги уважают его за скрупулезное отношение к делу и отзывчивость. В первую очередь, интересуется своими профессиональными обязанностями и не дает вовлечь себя в русло офисной политики. Без возражений согласится на тот офис, который вы ему выделите. Вы хотите видеть его своим союзником. Тандем администрации и финансового отдела обещает быть очень сильным.

Набросав портреты своих коллег-менеджеров, вы должны попытаться описать те помещения, в которые должны переехать менеджеры. Руководствуйтесь планом и тем, что вы “увидели”, недавно побывав там.

Кабинет 333

Последний этаж: площадь 12 кв. м, окна выходят во двор, заваленный отходами производства, видны необработанная земля и железнодорожная колея. Кабинет находится в одном крыле с кабинетом исполнительного директора. Днем в окно светит сочнце.

Кабинет 201

Второй этаж: площадь 24 кв. м, вид на главный вход здания и находящийся неподалеку общественный парк. Находится рядом с лифтом и буфетом.

Кабинет 206

Второй этаж: 30 кв. м, из окна виден литейный цех, днем здесь довольно шумно. Рядом с офисом находятся уборные.

Кабинет 207

Второй этаж: площадь 36 кв. м, в форме буквы L. Угловое помещение, также достаточно шумно, хотя оно выигрывает из-за большого количества солнца в дневное время.

Кабинет 222

Второй этаж: площадь 15 кв. м. Нет естественного освещения, 1ак как он находится в центре здания. Расположен в конце коридора, человек, работающий там, може г чувствовать себя изолированным о г своих коллег.

Встреча с менеджерами заняла немнот времени. Вопрос о переезде был решен. Исполнительный директор не присутствовала на собрании, но о результатах просила сообщить сразу после его окончания.

На собрание было отведено 20 мин.

Занятие 3

Роль главы отдела кадров

С позиции настоящего профессионала, вы считаете, что политику компании нужно пересмотреть, необходим новый, современный подход к деятельности организации. По вашему мнению, в первую очередь в реконструкции нуждается служба персонала, которой сейчас уделяется недостаточно внимания. Прежний исполнительный директор хорошо справлялся со своими обязанностями, был снисходителен к сотрудникам и шел им на встречу, но сейчас времена изменились и необходим другой подход к подбору персонала и работе с кадрами. Опытный и квалифицированный персонал — главное условие успешной работы компании. После нескольких неформальных встреч с нынешним исполнительным директором — она и ваша жена вместе учились, вы пришли к выводу, что приобрели союзника. Вы уверены, что в будущем будете тесно сотрудничать. Исполнительный директор не сказала ни слова, но вы чувствуете, что офис на верхнем этаже непременно будет вашим! И, конечно же. ей не захочется снова видеть надоевшие всем неразбериху и суматоху, царившие в прежних офисах в старом здании.

Занятие 4

Роль главы отдела продаж

Компания нуждается в вас гораздо больше, чем вы в ней. То, что вы существенно увеличили объем продаж, сильно повышает ваш статус в компании. Ваша офисная деятельность — всего лишь легкая забава по сравнению с тем, что вы собираетесь сделать с течением времени. Объем продаж — это ключ к успешному завоеванию рынка вашей компанией, поэтому вы абсолютно уверены, что именно вы переедете в офис на третьем этаже. Больше всего хлопот может доставить бесцеремонный мальчишка, занимающий пост главы научно-исследовательского отдела. Возможно, вы создадите альянс с директором завода По некоторым вопросам вы сошлись во мнениях уже более двух лет назад.

Занятие 5

Роль директора завода

Вы менеджер, с которым считаются в компании. Именно ваша заслуга в том, что компания завоевала авторитет на рынке. Вы и прежний исполнительный директор компании работали вместе много лет. Вы еще помните те времена, когда оба работали в гараже, делая абсолютно все сами — от производства товара до его продажи и развозки на грузовиках. После того, как скоропостижно скончался ваш друг и начальник, и его сменила дочь, многое переменилось. Но в любом случае — вы крестный отец дочки своего друга, и всегда помните об этом. Вы считаете, что это должно кое-что значить и для нее.

Вы не видите необходимости в собрании. Вы всегда работали в тесном контакте с людьми и достигали прекрасных результатов. Это значит, что именно вы достойны офиса на верхнем этаже. Где разместят остальных, вас не интересует. По вашему мнению, глава финансового отдела и директор администрации должны разделить между собой L-образный офис, так как их работа часто пересекается. Кроме того, вы считаете, что молодая женщина на посту руководителя администрации — это не прибавляет престижа компании.

Занятие б

Роль главы научно-исследовательского отдела

Мужчина, 30 лет, амбициозен и настойчив на пути к цели. Вы еще не решили, какой именно офис вам нужен, но, в общем и целом, вы предпочли бы занять кабинет, на который претендует директор завода. Вы бы выделили ему самый дальний кабинет. Вы чувствуете, что глава администрации представляет для вас определенную угрозу. Она может разрушить то хрупкое равновесие, которое установилось у вас с исполнительным директором. Кроме того, две женщины, постоянно мелькающие перед глазами, — это слишком много для одной компании. Частью вашей “политики” в компании является завоевание того престижа, которым вы обладаете в глазах зарубежных клиентов (так как именно вы ими занимаетесь, когда они приезжают по приглашению компании). Все это является основанием для того, что именно вы должны получить самый престижный офис.

Занятие 7

Роль главы финансового отдела

Мужчина, за 30. Работает в организации пять лет, три из них — на посту главы финансового отдела. Вам кажется, что коллеги хотят ущемить ваши права, заняв лучшие помещения. Однако вы решили, что этого не случится. Персонал вашего отдела ожидает, что вы используете эту возможность для упрочения положения финансового отдела в компании. Вы уверены, что именно вы займете верхний этаж, так как именно благодаря вашим советам новый исполнительный директор быстро приобрела сторонников среди работников компании. Вы знаете о том, что остальные менеджеры хотят разместиться в том же офисе и приводят в пользу этого ряд доводов, разумеется, весьма неубедительных. Ваша уверенность в успешности своей позиции основывается на убеждении важности финансовых отношений для успешной работы компании. Вы уверены, что легко достигнете согласия с Исполнительным директором по этому вопросу. И дело вовсе не в вашем личном желании занять именно этот офис, — это насущная необходимость самой компании. Вы убеждены, что при принятии решения не должны и не будут учитываться личные предубеждения и предпочтения, так же как и присутствие “старых соратников”. Вы надеетесь, что новая глава администрации будет справедлива, корректна и непременно прислушается к вашему мнению, в отличие от некоторых ваших коллег-мужчин.

Занятие 8

Обзор

Завершив к данному моменту свои ролевые игры, вы должны проанализировать полученный опыт. Используйте данные ниже вопросы, для того чтобы обобщить свои идеи. Излагайте только свою точку зрения. Позже вы поделитесь своими мыслями с коллегами.

Перед собранием

1. Какой вы видели ситуацию при подготовке к собранию? Каковы, на ваш взгляд, были цели собрания? Какие цели преследовало руководство компании? Какова ваша личная точка зрения, как одно го из менеджеров, на происходящее?

2. Как вы будете играть свою роль на собрании? Какие цели преследовать?

Собрание

3. Каким образом сформулирована проблема, из-за которой была назначена встреча? В чем различие точек зрения на природу “проблемы”? В чем причины этого различия?

4. Помогло ли собрание понять “природу” проблемы?

5. Какие альтернативные варианты решений были выдвинуты на встрече? Как они были откорректированы?

6. Какое решение было принято? Какой метод при этом использовался? Кого он затронул? Какие критерии были приняты во внимание?

7. Что вы думаете по поводу принятого решения? Как его восприняли вы сами и другие менеджеры?

8. Как вы думаете, была ли решена проблема? Какие факторы способствовали проведению встречи и какие — затрудняли ее?

9. Насколько вам удалась собственная роль на собрании?

10. Запишите мысли и идеи, которые у вас возникли в процессе обучения.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Анализ

Для получения максимальной пользы от семинара “Новый офис” нужно проанализировать приобретенный опыт. Сделайте записи с тем, чтобы иметь возможность вернуться к ним по завершении курса обучения.

Подведение итогов

Обдумав содержание этого семинара и процесс, в который вы были вовлечены, какие заключения вы можете сделать? Подтвердил ли полученный опыт ваше собственное понимание проблемы? Узнали ли вы что-либо новое? Какие моменты обучения оказались наиболее важными для вас?

Планы на будущее

П одумайте, как можно использовать полученные результаты в других областях вашей жизни? Что конкретно может быть применено? Как закрепить результаты обучения? Запишите свои идеи.

Семинар 14 АУКЦИОН

ЦЕЛИ

Быть способным:

• совместно с другими участниками сессии работать над анализом проблемной ситуации и искать пути выхода из нее;

• определять стратегию и тактику принятия решения в динамичной и интерактивной форме;

• адекватно оценивать результаты первого шага, для того чтобы правильно планировать следующие.

Время 120 мин Размер группы 10-20 человек

Инструкции для тренера

Обратите внимание: инструкции для тренера должны быть внимательно прочитаны перед проведением этого семинара.

	Действия	Время
1.	Обеспечьте необходимое пространство для работы в подгруппах.
2.	Начните сессию с обзора ее целей.	5 мин
3.	Разделите участников сессии на 5 подгрупп и дайте задание поделить помещение на несколько районов, обозначив, таким образом, собственную территорию. Каждая группа должна состоять из 4 человек, работа будет проводиться в парах. Если количество участников превышает 20 человек, вам следует: либо попросить кого-либо из коллег провести семинар с оставшимися участниками в другом помещении, либо попросить остальных обучающихся выступить в качестве наблюдателей.	5 мин
4.	Раздайте материал занятия 1 всем участникам. После того как каждая подгруппа выберет себе роль — одно из подразделений компании, раздайте материалы занятия 2. (Не позволяйте группам видеть задания друг друга.) Объясните, что вы (или другой тренер) будете играть роль чиновника городского комитета по планированию.	5 мин
5.	Дайте указание начать работу и предупредите о лимите времени, отведенном на это задание.	40 мин
6.	Закончите работу. Получившуюся в итоге карту вывесите для обозрения всех участников. Дайте возможность подгруппам сравнить полученные результаты. После этого раздайте материал занятия 3. Попросите каждого участника записать свои ответы на предложенные вопросы, это пригодится для дальнейшей работы.	10 мин
7.	Дискуссии в подгруппах: каждая подгруппа должна проработать материал занятия 3, обсуждая и сравнивая свои ответы, а затем подготовиться к выступлению на пленарной дискуссии.	20 мин
8.	Пленарно: раздайте бланки домашнего задания и, используя три рубрики в качестве руководства, проведите дискуссию на тему опыта, приобретенного участниками в рамках прошедшего семинара. Затем обсудите ситуации, имевшие место в повседневной жизни, в которых участники сталкивались с необходимостью принимать решение. Обратите внимание участников на возможность использования полученного опыта в других ситуациях.	30 мин
9.	Завершите сессию обзором достигнутых целей.	5 мин

Каждый семинар сопровождается карточкой, на которой постулируются цели проводимого занятия. Мы рекомендуем воспроизводить текст карточки с помощью проектора, мелом на доске, на флип-чарте и т. д.

ОНР-слайд

АУКЦИОН

ЦЕЛИ

Быть способным:

• совместно с другими участниками сессии работать над анализом проблемной ситуации и искать пути выхода из нее;

• определять стратегию и тактику принятия решения в динамичной и интерактивной форме;

• адекватно оценивать результаты первого шага, для того чтобы правильно планировать следующие.

ПАМЯТКА ДЛЯ ТРЕНЕРА

Этот семинар построен таким образом, чтобы вам было удобно адаптировать его к своим целям. Время, отведенное на каждую ролевую игру, может варьироваться. В семинаре принимает участие от 10 человек (2 подгруппы) до 25 (5 групп). Очевидно, что процесс обучения в ситуациях необходимости принятия решений и анализа проблем в рамках подгрупп имеет свои особенности. Обсуждение динамики этих проблем необходимо вынести за пределы дискуссии во время пленарной. Особенно обратите внимание на разницу в способах достижения целей между подгруппами.

На семинар “Аукцион” отводится 40 минут. Мы предлагаем вам распределить их следующим образом:

I этап;	10 мин
II-III этап:	5 мин
IV этап:	10 мин
V-VI этап:	5 мин
VII-VIII этап:	10 мин

Мы полагаем, что это — оптимальное время для достижения поставленных целей. Постарайтесь следовать установленному временному регламенту. Эта процедура — очень важный аспект семинара. Если вы понимаете, что не укладываетесь в отведенное время, лучше сократите время, отведенное на какой-либо другой этап, нежели затрачивать дополнительное время.

Теперь остановимся на тех правилах, которым необходимо следовать при проведении этого семинара. Их не много. Кто-то из участников может попытаться дать вам определение последующей ситуации. Как чиновник городского комитета по планированию, вы должны предложить строго фиксированную и установленную официальным образом плату за ответ и, конечно, ваши собственные ответы не должны никому помогать! Вот один из главных вопросов, который интересует почти все подгруппы: “Можем ли мы между собой продавать и покупать наделы земли?” Не отвечайте на этот вопрос. Участники сессии должны знать только то, что вы руководствуетесь правилами городского отдела частной собственности. Ниже приводится список правил и процедур, которые должны быть включены в этот “кодекс” в обязательном порядке.

1. Вы должны продать надел земли тому, кто предложил наивысшую цену.

2. Если несколько компаний предлагают одну и ту же цену за один участок, вы не должны продавать его никому. В этом случае следует продолжить торги, выставив следующий участок. На прайс-листе нужно поставить пометку “не продан”. Это делает ся для того, чтобы компании могли регулировать количество уже купленных площадей и корректировать свои планы, отмечая, продан ли участок другой компании или будет снова выставлен на торги.

3. Вы не должны выставлять на продажу уже проданный надел.

4. У каждой компании есть 1 миллион долларов на покупку 10 участков. Они должны уложиться в эту сумму .

5. На имеющиеся деньги компания должна приобрести как можно большее количество участков. “Представители” компаний будут задавать вам вопросы. Вы можете назначить фиксированную плату за каждый ответ, а можете каждый раз назначать новый тариф — в зависимости от вопроса.