Создание базы данных с помощью субд Access Задание № 6, вариант 8

Постановка задачи

Разработать БД Кадры ООО Восход с помощью СУБД MS Access, включив в нее следующие данные: имя, фамилия работника, с которым устанавливается контакт, обращение к нему (мистер, господин, сэр и т. п.), адрес, город, область, край, республика, почтовый индекс, область, страна, название компании, должность, рабочий телефон, внутренний телефон, сотовый телефон, факс, электронная почта, дата последней встречи, рекомендован, заметки.

Создать требуемые таблицы, форму с подчиненной формой для ввода данных, не менее трех запросов, один из которых должен быть запрос с параметром, отчет. В основные таблицы ввести 5 записей.

База данных «Контакты» предназначена для планирования и хране­ния всех контактов с представителями различных фирм, с которыми фирма имеет деловые отношения.

База данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное пред­ставление этой совокупности, как в целом, так и любой ее части.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвя­занных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах оп­ределенного типа.

Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (напри­мер, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат раз­личные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименова­ния и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы назы­ваются записями, все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи со­держит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Таблицы

Структура БД определяется структурой ее таблиц, в которых содер­жатся все данные БД. Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно оп­ределить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задают связи между таблицами.

В БД «КОНТАКТЫ» созданы три таблицы: Список контактов, Контакты, Типы контактов. Поля таблиц Контакты и Типы контактов приведены в Схеме данных. Структура таблицы Список контактов приве­дены в табл. № 1.

Таблица № 1

Список контактов
Название поля	Тип поля	Размер	Примечание
КодКонтакта	счетчик	длинное целое	Ключевое поле
Имя	текстовый	14
Фамилия	текстовый	14	индексированное
Обращение	текстовый	14
Адрес	текстовый	55
Город	текстовый	20
ОбластьКрайРеспублика	текстовый	20
ПочтовыйИндекс	текстовый	20
Область	текстовый	20
Страна	текстовый	20
НазваниеКомпании	текстовый	50	индексированное
Должность	текстовый	20
РабочийТелефон	текстовый	11
ВнутрТелефон	текстовый	7
СотовыйТелефон	текстовый	30
Факс	текстовый	11
ЭлектроннаяПочта	текстовый	20	индексированное
ДатаПоследнейВстречи	дата/время	краткий форм.
КодТипаКонтакта	числовой	длинное целое	поле со списком; индекс.
Рекомендован	текстовый	20
Заметки	поле MEMO	65535

Как видим из табл. № 1, четыре поля - индексированные поля. Ин­дексированным поля делается в том случае, когда по этому полю будет происходить поиск записей. Для индексированных полей поиск идет зна­чительно быстрей. Индексы подобны указателям в конце книги. Против

слов, упорядоченных по алфавиту, указываются страницы, где упоминает­ся это слово. По индексированному полю записи также сортируются, а ря­дом указываются физические адреса записей.

Из табл. № 1 следует, что поле КодТипаКонтакта является Полем со списком. В качестве таблицы подстановки используется таблица Типы контактов. Поля со списком используются для того, чтобы ввод данных сделать более удобным и, самое главное, безошибочным. Часто таблицы, используемые для ввода данных, называют словарями или классификато­рами.

П осле создания всех таблиц их необходимо связать между собой, чтобы получить базу данных, удобную в использовании, а не простой на­бор таблиц. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения целостности связей в базе данных.

В БД «КОНТАКТЫ» связи между таблицами «один-ко-многим» (1:М). Схема связей между таблицами, называемая в Access Схемой дан­ных, приведена на рис. 1.

Вид таблиц с данными приведен на рис. 2, 3, 4.

Три таблицы на рис. 2 изображают одну таблицу Список контактов с продолжением.

Поясним, почему здесь связи типа «один-ко-многим» (1:М).

Связь таблиц: «Типы контактов» - «Контакты». В табл. «Типы кон­тактов» приведены 4 типа контактов. Но каждый из типов контактов может несколько раз повторяться в таблице «Контакты», в которой регистрируются все происходящие контакты с фирмами, компаниями, занесенными в таблицу «Список контактов».

Связь таблиц: «Список контактов» - «Контакты». В табл. «Список контактов» каждая фирма приведена один раз, но в процессе работы кон­такты с ними, которые фиксируются в таблице «Контакты», могут проис­ходить не один раз. Поэтому и связь между таблицами «Список контактов» и «Контакты» - «один-ко-многим».

Формы

Формы являются основой разработки диалоговых приложений поль­зователя для работы с базой данных. Через формы может осуществляться первоначальная загрузка данных во взаимосвязанные таблицы БД, про­смотр данных, а также их корректировка.

Создавать обычные формы легче всего с использование Мастера. При необходимости, в режиме Конструктора форму можно изменить, добавить различные элементы управления (кнопки, переключатели, флажки, над­пись, выключатель, рамка, вкладка и т. п.).

В БД «КОНТАКТЫ» разработана Главная форма Текущие контак­ты. В ней используются подчиненная форма Контакты подчиненная форма. Вид главной формы приведен на рис. 5.

Подчиненной формой (ПФ) называется форма, которая встраивается в другую форму. При этом форма, которая включает подчиненную форму, называется Главной формой. Как видно из рис. 5, в Главную форму вклю­чены поля из таблицы Список контактов, а в подчиненной — поля из таб­лицы Контакты. Ввод следует начинать с данных Главной формы и толь­ко потом вводится информация в подчиненную форму. При этом значение ключа из Списка контактов автоматически передается в таблицу Кон­такты. Если не создавать Главные формы с починенными, то ввод данных был бы большой проблемой.

На форме построены две кнопки: Поиск записи (кнопка с биноклем) и Закрытие формы (кнопка с открытой дверью). При создании кнопок был использован Мастер создания кнопок.