Імпорт таблиці з робочого листа ms Excel в базу даних ms Access

Імпортуйте підготовлену таблицю з робочого листа Excel в нову таблицю Access так:

• Запустіть Access. Відкрийте базу даних з таблицею ПО­СТАЧАЛЬНИКИ. Виберіть команду Файл → Внешние данные → Импорт.

• Перейдіть у папку, в якій міститься файл робочого листа Excel. У розкриваючому списку Тип файлів виділіть: Microsoft Excel. Потім у верхньому вікні виділіть ім'я файла: УГОДИ.xls,дані з якого будуть імпортовані, натисніть на кнопку Импорт.

• Виберіть потрібний лист із списку: Лист 1. Натисніть на кнопку Далее.

• Встановіть прапорець Первая строка содержит заголов­ки столбцов і натисніть на кнопку Далее.

• Виберіть збереження даних у новій таблиці. Натисніть на кнопку Далее.

• Змінювати відомості про поля імпорту в цьому випадку не потрібно. Натисніть на кнопку Далее.

• Задайте автоматичне створення первинного ключа. На­тисніть на кнопку Далее.

• Вкажіть ім'я таблиці, в яку буде виконаний імпорт: УГО­ДИ. Натисніть на кнопку Готово.

• Access видасть повідомлення про те, що імпорт заверше­но. Натисніть на кнопку ОК.

У вікні бази даних додалось ім'я імпортованої таблиці. Після імпорту можна змінити структуру таблиці, вибравши команду Вид → Конструктор з вікна бази даних.

• Якщо з'явилися помилки з назвою полів, відкоригуйте їх.

• Якщо Access неправильно визначив тип даних деяких полів, змініть тип даних.

• Перевірте встановлені властивості полів. Зверніть увагу на розмір і формат усіх полів імпортованої таблиці (наприклад, Тип поля коду постачальника — числовий, розмір — довге ціле).

Створення запиту на вибірку в середовищі субд ms Access

Створимо запит на вибірку на основі двох таблиць бази да­них: ПОСТАЧАЛЬНИКИ і УГОДИ.

Створення зв'язку між таблицями бази даних

Для того, щоб встановити зв'язок між таблицями ПОСТА­ЧАЛЬНИКИ й УГОДИ, виконайте таке:

• 3 вікна бази даних, попередньо закривши всі вікна таблиць, виберіть команду Сервис → Схема данных.

• Виберіть команду Связи —> Добавить таблицу. По черзі виберіть таблиці, між якими буде встановлений зв'язок (ПО­СТАЧАЛЬНИКИ, УГОДИ). За кожним разом натискайте на кнопку Далее.

• Закрийте вікно Добавление таблицы.

• Перетягніть у поле Код постачальника, натиснувши ліву кнопку мишки, із списку полів ПОСТАЧАЛЬНИКИ в список по­лів УГОДИ на поле з тим же іменем. Відпустіть клавішу мишки.

• У вікні Изменения связей відображаються імена полів, що зв'язуються, обох таблиць.

• Встановіть прапорець Обеспечение целостности данных.

• Натисніть на кнопку Создать.

Між таблицями з'явилася лінія, яка з'єднує два поля, які збігаються. Встановились відношення один — до багатьох (рис. 1).

• Закрийте вікно Схема данных.

Рис. 1. Структура бази даних

Конструювання запиту на вибірку на основі пов'язаних таблиць

• Відкрийте вкладку Запроси у вікні бази даних. Натисніть на кнопку Создать.

У вікні Новий запрос виберіть режим Конструктора. На­тисніть на кнопку ОК.

• У вікні Добавление таблицы по черзі виберіть таблиці, які будуть використовуватися в запиті (ПОСТАЧАЛЬНИКИ, УГОДИ). Кожний раз натискайте на кнопку Добавить.

• Закрийте вікно Добавление таблицы.

Верхня частина вікна Конструктор запроса містить список усіх полів таблиць, включених в область дії запиту.

Нижня частина містить бланк QBE (Query-by-Example — запит за зразком), в якому ви визначаєте параметри запиту. Кожен стовпець бланка відповідає одному з полів.

• У рядку Поле включіть імена полів, що використовують­ ся у запиті (назва постачальника, місцезнаходження постачальника, дата, кількість (шт.), сума ($)). Для цього встановіть курсор на імені поля, що вибирається, у верхній частині вікна конструктора і двічі натисніть лівою клавішею мишки.

• У рядку Условие отбора задайте умову відбору записів у стовпці Дата: #12.01.02.#.

• У рядку Сортировка по полю Эмитент виберіть поря­док сортування записів по результатах: по возрастанию.

• Для обчислення сумарних обсягів акцій в шт. і в дол. за постачальниками виберіть команду Вид → Групповые операции.

У рядку Групповая операция натисніть лівою кнопкою миш­ки на клітинці стовпця:

Кількість (шт.), натисніть на кнопку розкриття списку і ви­беріть рядок Sum.

Щоб перейменувати поле, встановіть курсор перед першою буквою імені Кількість (шт.) і введіть Сум Кількість (шт.): (в кінці повинна бути набрана двокрапка).

Аналогічні дії зробіть у стовпці Сума ($):

• У рядку Условие вьібора задайте умову відбору записів в стовпці Кількість (шт.): >=20 000.

• Для обчислення середньозваженої ціни акцій створіть поле Середи Ціна ($).

• Виділіть порожню комірку в рядку Поле і введіть такий вираз:

Средн Цена ($):[УГОДИ]х[Сума ($)]/[УГОДИ]хКількість (шт.)]

Посилання на поле Сума ($) Посилання на поле Кількість (шт.) в таблиці УГОДИ в таблиці УГОДИ

Щоб побачити весь вираз, збільшіть ширину стовпця, на­тиснувши двічі лівою кнопкою мишки на правому розділювачі полів стовпця.

У рядку Групповая операция в стовпці Средн Цена ($) на­тисніть на кнопку розкриття списку і виберіть рядок Avg (роз­рахунок середнього значення).

• Щоб встановити формат даних у полі Сума ($), встановіть курсор на полі Сума($) і виберіть команду Вид → Свойства. У вікні Свойства поля у рядку Описание вкажіть ім'я поля, у рядку Формат поля виберіть потрібний формат (фіксований), у рядку кількість десяткових знаків — встановіть 2.

Аналогічні операції виконайте по полю Средн Цена ($).

• Закрийте вікно Свойства поля.

• У рядку Вывод на эран відзначте поля, які будуть включені в результатну таблицю (назва постачальника, місцезнахо­дження постачальника, загальна кількість (шт.), загальна сума ($), середня ціна ($)).

Заповнений бланк запиту представлений на рис. 2:

Рис. 2. Заповнений бланк запиту

• Щоб побачити результати запиту (рис. 3), виберіть ко­манду Вид → Режим таблицы.

• Збережіть запит і закрийте його.

Рис. 3. Результати виконання запиту