Сутність даних, інформації й комунікацій
Переробка даних в інформацію й передача отриманої інформації кінцевому користувачеві є саме сутністю УІС. Дані - це термін, що використається для збору фактів і цифр: відпрацьовані часи, вартість рахунків, номера частин, ставки, отримані елементи й т.д. Ці основні факти збираються, аналізуються, зрівнюються, підраховуються й впливають на виробництво повідомлень у формі, необхідної споживачеві, тобто менеджерові, і яка в наслідку називається інформацією.
Така схема процесу проста й зрозуміла, алі подалі вивчення показує, що інформація є більш складною й неоднозначною концепцією, чим було позначено. З погляду розвитку значимої УІС, замість повторюваного виробництва стандартизованих звітів, необхідно зробити аналіз джерел інформації, способів її передачі й, що найбільше важливо, значення отриманого повідомлення й того, як це повідомлення може бути використано. Це остання ланка в комунікаційному ланцюзі є критично важливим як для розроблювача інформаційної системи, так і для користувача. При цьому акцент робиться на всеосяжну сутність людського й поведінкового факторів в УІС.
Інформація й менеджмент
У всіх організаціях, крім самих дрібних, менеджери рідко спостерігають за процесом виробництва прямо. Вони намагаються приймати рішення, готовити плани й контролювати діяльність за допомогою використання тієї інформації, що вони можуть одержати з формальних джерел - наприклад УІС організації - або з неформальних джерел, таких як особисті розмови, телефонні переговори, соціальні контакти й так далі.
Перед менеджерами виникає постійно збільшуючийся рівень змін, все більш складне навколишнє оточення, а на більш високих рівнях - певна непевність.
В ідеалі, менеджер повинен визначити тип необхідної йому інформації, а УІС здатна надати таку інформацію. У дійсності, звичайно, не завжди відбувається саме так і менеджерам доводиться користуватися будь-якою доступною інформацією, з будь-якого доступного джерела. Як сказав Пітер Друкер:
«Менеджерові ніколи не вдасться одержати всі факти, що його цікавлять. Більшість рішень повинні будуть ґрунтуватися на неповнім знанні - або через те, що інформація недоступна, або її одержання буде коштувати занадто багато годин й грошів. Немає нічого більш ненадійного, або більш розповсюдженого, чим спроба приймати точні рішення на основі сирої й неповної інформації».
Незважаючи на труднощі в одержанні інформації, менеджери мають потребу в значимій інформації, що змогла б допомогти їм планувати, контролювати й приймати рішення. Значима інформація, це інформація яка:
(a) збільшує знання
(b) зменшує непевність
(с) придатна для використання в намічених цілях.
Класифікації інформації
Терміни «дані» й «інформація» використовуються в повсякденній мові заміняючи один одного, тому що вони означають те саме. Проте, для менеджерів й інформаційних фахівців ці терміни мають чіткі значення:
(a) дані - це факти, події й так далі, які були записані. Вони є вхідним, сирим матеріалом, з якого виробляється інформація;
(b) інформація - це дані, які були оброблені таким чином, щоб вони були корисними для реципієнта.Загалом, основні дані обробляються тім або іншим способом з метою формування інформації, але чистий акт обробки даних сам по собі інформацію не створює.