Характеристики даних
Дані - це факти, отримані за допомогою читання, спостереження, підрахунків, вимірів, зважувань і т.д., які згодом були записані. Найчастіше, вони називаються сирими, або базовими даними і є записами щоденних угод організації. Наприклад: дата, кількість й інші деталі рахунку або чека, деталі оплати по відомості, державна страховка й податки працівника, продуктивність машини або зміни, кількість транспортних засобів, що перетинають пункт спостереження за дорогою й так далі.
Дані витягаються як із зовнішніх, так і із внутрішніх джерел, і хоча більшість зовнішніх даних існують у готовому до вживання й конкретному виді - наприклад, перелік банківських рахунків, рахунків поставки - внутрішня діяльність вимагає відповідних вимірювальних і записуючих систем, для того, щоб факти могли вловлюватися. Дані можуть бути зроблені у вигляді автоматичного побічного продукту якої-нібудь щоденної, але і важливої операції, таких як виробництво рахунку, або, як альтернатива, спеціальної рахункової або вимірювальної процедури, які повинні бути представлені, а результати записані. Більшість операцій по калькуляції вартості, товарному керуванню, керуванню виробництвом і подібними системами підпадають під цю категорію.
Найчастіше достатня увага приділяється методам обробки даних, у тий час як якість джерела даних помилково приймається як доведене. Якщо джерело даних виявиться некоректним, будь-яка, вихідна від нього інформація, буде марною. Фонд даних, доступних організації як із зовнішніх так і із внутрішніх джерел, ефективно безмежний. Цей достаток породжує проблеми й означає, що організації повинні бути виборчими в змісті збирають ними даних. Також вони повинні постійно вести облік своїм процедурам збору даних, з метою забезпечення відповідності специфічним потребам організації. Зібрані дані й способи, використовувані для їхнього збору, звичайно ж, розрізняються в різних видах діяльності, що залежать від вимог організації. Наприклад, лише деякі організації ведуть записи вхідних телефонних розмов, алі біржові брокери й інші члени індустрії фінансових послуг ведуть ретельні й щоденні записи телефонних дзвінків, тому що величезна частина їхньої діяльності здійснюється по телефону.
Характеристики інформації
Концепція інформації в організаційному змісті є більше складною і комплексною, чим може припустити часте використання цього загального слова. Інформація – це дані, які були інтерпретовані й зрозумілі одержувачем повідомлення. Необхідно звернути увагу, що одержувач, а не тільки відправник, залучений у процес трансформації даних в інформацію. Тут бере участь процес думки й розуміння. Останнє слідує з факту, що дане повідомлення може мати різне значення для різних людей. Із цього також слідує, що дані, які були проаналізовані, підсумовані й оброблені яким-лібо іншим образом з метою створення повідомлення або звіту, що умовно вважається «управлінською інформацією», стає такою тільки в тому випадку, якщо інформація зрозуміла реципієнтові. Саме користувач визначає, чи містить повідомлення інформацію або тільки лише оброблені дані. Відповідно, укладачам звітів і повідомлень всіх типів, важливо усвідомлювати вимоги споживача, його утворення, положення в організації, знайомство (або навпаки) з мовою, здатність до кількісного рішення й контекст, у якому повідомлення буде використано. Все це робиться для того, щоб підвищити ймовірність витягу інформації з повідомлення.
Інформація – це знання й розуміння того, що може бути використано реципієнтом. Вона зменшує непевність і має несподівану цінність. Вона повинна повідомити реципієнтові що-небудь ще невідоме, те, чого неможливо пророчити. Якщо повідомлення або звіт не містить такі атрибути, наскільки реципієнт має до цього відношення, воно містить просто дані, а не інформацію. Це є важливим питанням, що не завжди повністю усвідомлюється інформаційними фахівцями.
На додаток до загальних функцій поліпшення знань, інформація допомагає менеджменту в наступних випадках:
Для зниження непевності: непевність виникає там, де присутнє менш чим досконале знання. Рідко, якщо взагалі коли-небудь існує це саме досконале знання, але відповідна інформація допомагає скоротити область невідомого. Це особливо ставиться до планування й прийняття рішень.
Як допомога моніторингу й контролю: за допомогою надання інформації про виконання й рамки відхилень від запланованих рівнів виконання, менеджмент здатний більш ретельно контролювати діяльність.
Як засіб комунікації: менеджерові необхідно знати про події, плани, прогнози, о майбутніх змінах і так далі.
Як додаток до пам'яті: як джерела історичної інформації про виконання, угоди, результатах минулих дій і рішень, доступних для посилання, на додаток до особистої пам'яті.
Як підтримка спрощення за допомогою скорочення непевності й посилення розуміння. Проблеми й ситуації спрощуються й стають більше керованими.
Якості гарної інформації:
Значимість. Це, по суті, незначима властивість. Інформація повинна бути значимою відносно розглянутої проблеми. Звіти, повідомлення, табличні зведення й т.д. найчастіше містять незначущі частини, які утрудняють розуміння й викликають у споживача почуття незадоволеності.
Точність. Інформація повинна бути досить точною, тому що на неї повинен покладатися менеджер і вона повинна відповідати призначеній меті. Підвищення рівня точності збільшує вартість, але не обов'язково веде до підвищення цінності інформації. На операційних рівнях від інформації може знадобитися точність до останньої копійки. З іншого боку, менеджер по продажах на тактичному рівні швидше за все буде вдоволений інформацією, округленої до найближчих 100 гривень, у той час як на стратегічному рівні, досить типові округлення до найближчих десяти тисяч гривень і вище.
Повнота. В ідеалі доступною повинна бути вся інформація, необхідна для прийняття рішень. У реальному світі цього, звичайно, ніколи не відбувається. Що звичайно потрібно, так це повнота інформації відносно ключових елементів проблеми. Це означає, що для забезпечення виконання умови ідентифікації ключових факторів повинен бути присутнім тісний контакт між постачальниками інформації й користувачами.
Зрозумілість. Зрозумілість - це те, що перетворить дані в інформацію. Якщо інформація незрозуміла, вона не може бути використана й, таким чином, не має цінності.