5.2. Бланки документов, форматы.

Бланк документа - это лист бумаги форматов А4 и А5 с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную ин­формацию об организации - авторе документа.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа, придает информации официальный характер.

Требования к бланкам организационно-распорядительных до­кументов установлены: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требо­вания к оформлению документов; 2) Типовая инструкция по дело­производству в федеральных органах исполнительной власти, ут­вержденная приказом Росархива 27 ноября 2000 г. № 68.

Для организации, ее структурного подразделения, должностно­го лица устанавливают следующие виды бланков:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых докумен­тов, кроме письма. Бланки структурного подразделения или долж­ностного лица проектируют в том случае, если руководитель под­разделения или должностное лицо имеют право подписи.

На бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с рус­ским языком в качестве государственного национальный язык, ре­квизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и националь­ном на одном уровне продольного бланка.

Для изготовления бланков используют форматы бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм); допускается использование бланков форматов АЗ и А6. Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объ­ем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.

Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники, непосредственно при изготовлении конкретного докумен­та. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ. Для защиты бланков от недоб­росовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерационные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки раз­ных цветов.

По рекомендациям Государственного стандарта бланки доку­ментов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых то­нов красками насыщенного цвета.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

5.3. Требования к изготовлению документов с помощью печатных устройств.

Подготовка документов в настоящее время чаще всего осуще­ствляется на компьютере, который стал основным средством печа­тания и редактирования документов. Это позволяет сократить время по сбору необходимых данных, исключить многократную перепечатку в процессе подготовки до­кумента и поднять культуру оформления документа.

В памяти компьютера должны быть формы документов, кото­рые разрабатываются в соответствии с нормативными документа­ми. Если создаются документы, для которых нет утвержденных форм, то могут быть разработаны свои трафаретные тексты, или типовые - «шаблоны».

Шаблон может быть чистым листом, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.). При создании шаблона необходимо правильно разместить рек­визиты каждого вида документа.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документа­ции), так и на базе спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст заранее оформлен (форматирова­ние). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказы­вают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию.

При создании шаблонов рационально соблюдать определенную последовательность. Сначала создается шаблон, содержащий наи­более общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общие для пись­ма, отдельных видов документов). А на их основе, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и содержания документа будут повторяться во всех документах, создаваемых на основе общих шаблонов.

Особенно облегчает компьютер составление таблиц.

В стандарте реко­мендуется закрытие боковых частей таблицы (вся таблица как бы в рамке) «Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями».

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает его содержание. Поме­щается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Дня того, чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, выглядели одинаково, на всех компьютерах организа­ции должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Рекомендует­ся по завершении создания документа запустить проверку грамма­тики с одновременной проверкой орфографии.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари синонимов, антонимов или иностранных языков.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «страница» («стр.») и знаков препинания.