7.2. Правила составления и оформления отдельных видов организационно-правовых документов.

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Устав содержит установленные правила поведения, обязатель­ные для всех работников данной организации и самой организации как юридического лица. Обязательность ряда положений Устава может распространяться и на третьих лиц.

Общие положения о порядке составления и оформления Устава содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ. Следует отме­тить, что Устав составляется в письменной форме, в виде единого документа.

Закон не содержит каких-либо определенных требований к со­ставлению титульного листа Устава. Сложившаяся практика пока­зывает, что на титульном листе принято располагать наименование организации, гриф утверждения Устава учредителями (или учреди­телем) с указанием даты и номера протокола, а также место и год регистрации.

Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (на­пример, Положение о министерствах, ведомствах, управлениях), одного органа (например, Положение о государственной автомо­бильной инспекции), либо структурного подразделения (комиссии, груп­пы).

В отдельную группу следует выделить положения, регули­рующие совокупность организационных, трудовых и других отно­шений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан на предприятиях).

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые раз­рабатываются для систем учреждений и предприятий. В текст по­ложения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и ор­ганизации работы и другие в зависимости от характера положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, организации, структурно­го подразделения, дата, регистрационный номер, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждения­ми-разработчиками.

Положения о структурных подразделениях (службах) можно разделить на:

- Положения о структурных подразделениях;

- Положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (коллегия управления), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);

- Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура Положения о подразделениях нормативно не закре­плена, но на практике выработана следующая структура:

- общие положения;

- основные задачи;

- функции;

- права и обязанности;

- ответственность;

- взаимоотношения.

Дополнительно могут быть разделы: «Руководство» (управле­ние); «Организация работы».

В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности; дата, номер и наименование правового акта, на основании ко­торого создано и действует подразделение; какими законодательными, нормативными правовыми и ин­структивными документами руководствуется подразделение в сво­ей деятельности; кем возглавляется и кому подчиняется; порядок назначения и освобождения от должности руководи­теля подразделения; кем утверждаются структура и штаты подразделения; наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные про­блемы, решаемые подразделением и определяющие характер и на­правления его деятельности.

В разделе «Функции» указывается, какие действия или виды работ должно выполнять подразделение для осуществления по­ставленных задач. Функции должны полностью отражать специ­фику деятельности подразделения.

Раздел «Права и обязанности» устанавливает, какие действия имеет право осуществлять руководитель в целях выполнения воз­ложенных на подразделение функций.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оцен­ки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя. Критериями оценки должны быть объективные по­казатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы.

Поскольку этот раздел формируется как ответственность руко­водителя, основное внимание следует уделять видам ответственно­сти за невыполнение или некачественное выполнение, прежде всего, управленческих функций.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные до­кументы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую инфор­мацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются воз­никающие разногласия.

Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государ­ственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, на­учно-технические, технологические, финансовые и иные специ­альные стороны деятельности учреждений, организаций, предпри­ятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования.

Текст инструкции разбивают по определенной логической схе­ме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция на­чинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера. Инструкция является докумен­том постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руко­водителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый орга­низацией в целях регламентации организационно-правового поло­жения работника, его обязанностей, прав, ответственности и взаи­моотношений с другими работниками и подразделениями, обеспе­чивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция разрабатывается на каждую долж­ность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу.

Значение должностной инструкции как организационного до­кумента заключается в том, что она позволяет:

- рационально распределить функциональные обязанности ме­жду работниками;

- повысить своевременность и надежность выполнения задач;

- четко определить функциональные связи работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

- объективно применять меры воздействия;

- повысить коллективную и личную ответственность работни­ков за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;

- организовать равномерную загрузку работников;

Должностные инструкции обычно пересматриваются 1 раз в пять лет (лучше 1 раз в три года) и обязательно уточняются ежегод­но по итогам аттестации персонала структурного подразделения.

Документ подписывается непосредственным руководите­лем сотрудника, утверждается руководителем структурного выше­стоящего подразделения. Обязательными для должностной инст­рукции являются визы кадровой службы, юрисконсультанта органи­зации или соответствующего управления, а при необходимости - также визы заинтересованных структурных подразделений и должностных лиц, с которыми осуществляется сотрудничество.

Типовая схема построения должностной инструкции нормативно не закреплена, поэтому можно говорить лишь о выборе наиболее целесообразной структуры должностной инструкции из тех, что выработаны прак­тикой:

- общие положения;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения. Связь по должности;

- условия оплаты труда;

- показатели оценки работы.

Дополнительными разделами в структуре должностной инст­рукции могут быть:

- организация работы;

- порядок утверждения и внесения изменений (если он отлича­ется от обычного или требует особого утверждения;

- контроль, проверка и ревизия деятельности.

Инструкция по делопроизводству устанавливает единые требования к документированию управ­ленческой деятельности и организации работы с документами.

В инструкцию необходимо включить разделы:

- правила оформления документов в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах испол­нительной власти;

- порядок подготовки правовых актов;

- порядок подготовки других видов документов;

- организация работы с отправляемыми и поступающими до­кументами;

- осуществление контроля за сроками исполнения документов;

- особенности работы с документами, содержащими служеб­ную информацию ограниченного распространения;

- систематизация и обеспечение сохранности документов.