1.2. Юридическая сила документа

Каждый документ, в том числе и правовой акт, состоит из ряда составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую­щее определение:

Под реквизитом документа понимается обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго огра­ничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста­новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В зависимости от формы и содержания управленческой деятельности доку­менты можно классифицировать в соответствии с их назначени­ем как средства:

· регламентации деятельности (уставы, положения, регла­менты, правила, инструкции и др.);

· распорядительной деятельности (приказы, указания, по­становления, решения, распоряжения и др.);

· накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

· передачи информации (письма, телеграммы, телефоно­граммы и др.).

Правовой акт призван фиксировать ин­формацию и придавать ей юридическую силу. В настоящее время бесспорность правового акта и возможность его применения также оп­ределяется понятием «юридическая сила документа».

Для административной деятельности юридическая сила докумен­тов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор­мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга уча­стников управленческих действий (органов управления, их струк­турных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основы­вают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностные лица, составляющие правовой акт (документ), обязаны: 

· соблюдать при его подготовке действующие нормы зако­нодательства;

· издавать правовой акт только в пределах своей компетен­ции;

· соблюдать действующие в определенное время общегосудар­ственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут­верждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, бело­вые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машино­писным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный доку­мент, текст которого переписан с чернового документа или напи­сан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux. Копия документа может быть факсимильной или сво­бодной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содер­жание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изго­тавливается на копировальной технике, с использованием фо­тографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Свободная копия содержит все реквизиты до­кумента, но не обязательно повторяет его форму. 

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотари­ально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рожде­нии, диплома и т.д.).

Документ, полученный из автоматизированной информаци­онной системы, в соответствии с законом приобретает юридиче­скую силу после его подписания должностным лицом в поряд­ке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информацион­ных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электрон­ной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюде­нии установленного режима их использования. Право удостове­рять идентичность электронной цифровой подписи осуществля­ется в Российской Федерации на основе лицензии.