9.5. Справка.

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки могут быть информационные, аналитические и лично­го характера.

На практике чаще всего составляются справки, подтверждаю­щие работу и оплату труда сотрудников.

Для удобства оформления можно подготовить справки форма­лизованного вида на бланках формата А 4, имеющие адресные дан­ные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фами­лии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведе­ния, его должности, зарплаты. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выда­чи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производст­венной тематике. Такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки, предназначенные для руководства предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполни­тель (составитель).

Справки, составляемые по запросу внешних организаций должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок, раскрывающий ее содержание, указывающий дату или период времени, к которому относятся све­дения, изложенные в справке.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы по количеству освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабски­ми цифрами. Справка, содержащая цифровые показатели, может быть оформлена в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалте­ром и заверяется печатью.

9.6. Договор.

Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении, прекращении гражданских прав, обя­занностей, каких-либо отношений. Договор оформляется на листах бумаги формата А4.

Договор содержит следующие реквизиты:

- вид документа;

-дату;

- регистрационный номер;

- текст;

- юридические адреса сторон;

- подписи должностных лиц каждой из сторон;

- печати каждой из сторон;

- визы согласования документа.

Количество экземпляров договора определяется количеством сторон, заключивших договор.

9.7. Доверенность.

Доверенность - письменное полномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность выдается руководителем.

Доверенность содержит следующие реквизиты: наименование организации; вид документа; дату; регистрационный номер; текст; подпись; визы согласования; печать.

Доверенность оформляется на общем бланке организации или на листах бумаги формата А4.

Текст обычно содержит: наименование доверителя, представителя (наименование ор­ганизации, структурного подразделения, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные); содержание и объем полномочий; срок действия доверенности; иные сведения, предусмотренные действующим законода­тельством.

Подпись заверяется печатью организации.

В доверенности на получение зарплаты и иных платежей ука­зываются: фамилия, имя, отчество доверителя; фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные; объем полномочий представителя; дата; подпись.

Данные доверенности оформляются на листах формата А4, подпись заверяется печатью отдела государственной службы и на­град управления по взаимодействию с территориями и организаци­онно-кадровой работы администрации области или кадровой служ­бой структурного подразделения, в котором работает доверитель.