9.8. Сводка. Заключение. Перечень. Список.

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по ка­кому-либо одному вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источни­ков по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, предложений, замечаний и т.п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках ин­формации, перечислять и давать характеристику фактическому ма­териалу по одному или несколькими показателям.

Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписыва­ется составителем, при ее направлении в другие организации - ру­ководителем.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы органи­зации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановле­ний, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия до­кумента или вопроса, по которому оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дает­ся краткое изложение существа вопроса, анализ основных положе­ний или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рас­сматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунк­тов, нумеруемых арабскими цифрами.

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и под­писывается специалистом или группой специалистов - его составителей. При направлении заключения в другое учреждение со­ставляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Перечень - документ, содержащий систематизированное пере­числение предметов, лиц, объектов или работ; составленный в це­лях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке организации. Текст перечня оформляется в виде таблицы. Перечни подписываются должностными лицами, составивши­ми их. Отдельные разновидности перечня требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей пе­речней регламентируются соответствующими инструкциями, ука­заниями, методическими документами.

Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Спи­сок подписывается должностным лицом, составившим его, при не­обходимости - руководителем организации.

9.9. Телеграмма. Телефонограмма. Факсограмма. Электронное сообщение.

Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграмм связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия реше­ния. Поэтому она передается по телеграфу. Для передачи факси­мильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков ис­пользуются фототелеграммы.

Телеграмма оформляется в соответствии с правилами предос­тавления услуг телеграфной связи.

Телеграмма печатается на бумаге формата А4 и имеет следую­щие основные реквизиты: категория срочности телеграммы; вид телеграммы; адресат; текст; регистрационный номер; дата; подпись отправителя.

Дополнительными реквизитами являются: наименование организации; справочные данные об организации; виза исполнителя; печать.

Телеграмма не должна содержать более 300 слов.

Телефонограмма - документ, передаваемый устно по каналам телефонной связи и записываемый получателем.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписыва­ется руководителем или ответственным исполнителем. Если теле­фонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагает­ся список рассылки с указанием номеров телефонов.

При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты: наименование вида документа; адресат; текст; регистрационный номер; дата; подпись отправителя; должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передав­шего телефонограмму; должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявше­го телефонограмму; время передачи (приема) телефонограммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 59 слов, сле­дует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Правильность записи телефонограммы следует проверять по­вторным чтением ее в конце передачи.

Принимаемые телефонограммы записываются в журнал, спе­циальные бланки или печатаются на листах А4 или А5 и передают­ся руководителю (адресату), после их рассмотрения направляются при необходимости исполнителю.

Факсограмма (телефакс, факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе при помощи факсимильной аппаратуры.

По факсу передаются, как правило, служебные письма, при­глашения и информационные сообщения.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствую­щему виду документа, с учетом следующих правил:

- объем передаваемого документа не должен превышать 5 лис­тов формата А4;

- текст (схема, графическое изображение) выполняется на бе­лой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета на одной стороне листа;

- не допускается деформация листов бумаги.

Электронное сообщение - документ, получаемый в виде ви­деограммы на экране монитора или бумажной копии, отпечатанной на принтере, или переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ или на дискете.

Электронное сообщение состоит из адресата «электронной поч­ты», заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

Для отправки документов электронной почтой за подписью главы администрации области или его заместителей файл этого документа должен быть представлен в канцелярию через систему «почтовых каталогов» или на дискете, кроме этого исполнитель представляет подписанный оригинал документа и список рассылки.