Вопросы для повторения

1. В чем особенность языка и стиля служебных документов?

2. Какое значение имеет знание орфографии при создании слу­жебных документов?

3. Каков порядок использования сокращений в служебных доку­ментах?

4. Каков порядок склонения сложных составных слов и числи­тельных?

5. Как сделать текст документа понятным и убедительным?

6. Какое значение имеет порядок слов в служебных документах?

7. Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?

Резюме по теме

Деловая речь обслуживает сферу официальных отношений, которые устанавливаются между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с одной стороны, и обществом, государством, учреждением — с другой. Поэтому каждое слово, каждая грамматическая конст­рукция, обладающая официальной окраской, информирует ад­ресата о том, что он получил сообщение исключительной важ­ности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, обязан выполнить то или иное предписание.

Тема 7. Организационно-правовые документы

Цель изучения темы: обеспечить усвоение студентами понятия и правил оформления организационно-правовых документов.

Задачи изучения темы:

- уяснить назначение и состав организационно-правовых документов;

- рассмотреть правила составления и оформления отдельных видов организационно-правовых документов (устав, положение, инструкция).

7.1. Назначение и состав организационно-правовых документов.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организации, - это функция организации системы и процессов управления которая включает в себя:

- создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

- установление ее структуры;

- определение штатной численности и состав (номенклатура) должностей руководителей, специалистов, технических исполни­телей и их тарификацию по Единой тарифной сетке;

- регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

- формирование совещательных органов управления;

- регламентацию деятельности аппарата управления;

- лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

- установление режима работы и системы органов;

- организацию труда работников и оценку их труда;

- реорганизацию;

- ликвидацию организации и некоторые другие виды работы.

К организационно-правовым документам относятся:

- учредительные документы организации;

- положения;

- регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающим­ся в регламентации (например, инструкция по делопроизводству);

- должностные инструкции.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для использования, они реализуют нормы ад­министративного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Организационные документы могут утверждаться непосредст­венно руководителем с проставлением грифа утверждения на до­кументе или распорядительным документом (постановлением, приказом, решением).

Цель разработки организационных документов - наиболее ра­циональное разделение и кооперация труда между подразделения­ми и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых.

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 с обязатель­ным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения или подразделения, вид документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов со­стоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителем руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление дея­тельности организации.