9.2. Деловая переписка.

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо знать особенности языка, стиля деловой переписки и требования, предъявляемые к ней.

Язык деловой переписки характеризуется частотой повторяе­мости и единообразием речевых средств. Язык деловой пере­писки должен быть нейтральным. При этом используются логиче­ские средства оценки фактов, должны отсут­ствовать просторечные и диалектные слова и выражения.

Важной задачей в составлении письма является его информа­ционное насыщение, т.е. целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценка этой ситуации.

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с но­вого абзаца.

Типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, аб­зацной фразы и комментирующей части. В зачине формулируется тема абзаца. В аб­зацной фразе содержится основная информация. В комментирую­щей части подводится итог сказанному в абзаце.

Рекомендуется составлять деловые письма по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически раз­нородную и логически не связанную информацию.

В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений, поэтому текст из­лагается от первого лица множественного числа без использования местоимения «мы».

Вводные слова и обороты позволяют внести различные оттенки в тон служебной переписки. При составлении делового письма следует учитывать, что тон и стиль деловой корреспонденции формируют прилагательные и на­речия, которые отражают объективность или субъективность автора письма, его настой, эмоциональное состоя­ние.

Порядок слов в предложении должен отражать логическую по­следовательность элементов содержания и соответствовать тради­ционным для данного языка нормам словорасположения.

При оформлении писем необходимы следующие обязательные реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; дата письма; регистрационный номер; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложений (при необходимости); подпись, визы согласования; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.

9.3. Докладные, объяснительные записки и заявления.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы­полненной работе, а также содержащий выводы и предложения.

Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной за­писки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констати­рующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, прось­бы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки предоставляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголо­вок. Докладные записки, подаваемые руководителю учреждения или структурного подразделения, оформляются на простом листе бума­ги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (док­ладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вы­шестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий со­держание отдельных положений основного документа (плана, от­чета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо со­бытия, факта, поступка.

Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на об­щем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснитель­ные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказа­тельства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу, со­держащий просьбу работника.

Личное заявление работника о приеме на работу, переводе или увольнении пишется, как правило, на простом листе бумаги от руки в произвольной форме или на специально разработанном в организации бланке.

9.4. Акт.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для под­тверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельном случае акт может быть составлен одним или несколь­кими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов (акты ликвидации, списания, инвентаризации, проведения испытания, несчастных случае и др.).

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме:

- члены комиссии должны изучить существо во­проса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос;

- в акте отражаются только те факты, которые точно установ­лены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные;

- акт оформляется на общем бланке.

Типовой формуляр акта содержит следующие реквизиты: наименование организации-автора; вид документа (АКТ); дата; индекс; место составления (дата и место составления должны соот­ветствовать дате и месту актируемого события); текст - делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывает­ся основание для составления акта, перечисляются лица, состав­ляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом ли­ца). В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагают­ся цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть оформлены таблицей.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть не обязательна. Акт может заканчиваться и констата­цией фактов.

После текста при необходимости указывают количество со­ставленных экземпляров актов и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Ряд разновидностей актов требует утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу.

Для значительного количества повторяющихся ситуаций име­ются унифицированные трафаретные формы актов.