Міністерство охорони здоров’я україни

ВІННИЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ МЕДИЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

імені М.І. Пирогова

“Затверджено”

на методичній нараді

кафедри біофізики ВНМУ

Завідувач кафедри

проф. Хаїмзон І.І.

“____” ___________ 20 р.

Методичні рекомендації

ДО ПРАКТИЧНОГО ЗАНЯТТЯ №6

Навчальна дисципліна	Інформаційні технології у психології та медицині
Модуль № 1	Основи інформаційних технологій в системі охорони здоров’я. Методологія обробки та аналізу медичних та психологічних даних.
Змістовний модуль №1	Інформаційні технології в системі охорони здоров’я. Методологія обробки та аналізу медичних та психологічних даних.
Тема заняття	Створення і використання електронних форм і бланків документів. Елементи автоматизації документів..
Курс	1
Факультет	медичний

Вінниця, ВНМУ – 2012

Мета роботи: Автоматизація роботи з документами. Створення і використання електронних форм і бланків документів засобами текстових процесорів і електронних таблиць. Елементи автоматизації документів..

Теоретичні відомості

Традиційною формою існування документа є документ на твердому носієві – зазвичай папері. Потреби пришвидшення транзакцій та автоматизації їх виконання роблять необхідним впровадження нових форм документів і технологій документообігу. Комп’ютеризація офісної діяльності поставила на порядок денний безпаперовий документообіг, центральним поняттям якого є електронний документ.

Електронний документ – це розширення поняття звичайного документа, яке полягає в тому, що електронний документ – це інформаційний об’єкт, який виступає як одиниця документообігу і існує як об’єкт обробки деякої прикладної програми (текстового редактора тощо), який зберігається на технічному комп’ютерному носієві і може передаватись по комп’ютерних мережах. Електронний документ може містити як текст і графічні елементи, так і мультимедійні об’єкти – відео- та аудіо кліпи, гіперпосилання тощо. Електронний документ існує для користувача тільки як об’єкт деякої його прикладної програми, яка може працювати з цим документом, зберігається та передається електронний документ у вигляді файла.

Перехід до безпаперових офісних технологій ґрунтується на впровадженні спеціальних систем електронного документообігу (СЕД). Системи електронного документообігу забезпечують процес створення, керування доступом і розповсюдження великих об’ємів документів у комп’ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються у спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. СЕД, як правило, підтримують роботу з текстовими документами, зображеннями, електронними таблицями, аудіо- та відеоданими і документами Web. Загальними можливостями СЕД є створення документів, керування доступом, перетворення і забезпечення безпеки. Таким чином, основними функціями СЕД є: створення і обробка електронних документів, зберігання документів в архівах, надання швидкого доступу до документів з контролем прав доступу, захист документів від пошкодження та несанкціонованого доступу, швидка передача документів по комп’ютерних мережах.

Система автоматизації документообігу, система електронного документообігу (СЕД) – автоматизована розрахована на багато користувачів система, супроводжуюча процес управління роботою ієрархічної організації з метою забезпечення виконання цією організацією своїх функцій. При цьому передбачається, що процес управління спирається на людино-орієнтовані документи (такі, що читаються безпосередньо людиною), що містять інструкції для співробітників організації, необхідні до виконання.

Документообіг – це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення); комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота.

Електронний документообіг (ЕДО) – єдиний механізм роботи з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції "безпаперового діловодства".

Машино-орієнтований документ – це документ, придатний для автоматичного прочитування інформації, що міститься в нім, записаний технічному носієві інформації (магнітному, оптичному, електронному тощо).

Електронний документ (ЕД) – документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, який може бути підписаний електронним підписом (ЕП) і збережений на машинному носієві у вигляді файлу відповідного формату.Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний підпис (ЕП) – аналог власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується утворення електронного документа.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Основні принципи електронного документообігу:

• одноразова реєстрація документу, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ;

• можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання;

• безперервність руху документу, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документу (завдання) в кожен момент часу життя документу (процесу);

• єдина (чи узгоджена розподілена) база документної інформації, що дозволяє унеможливити дублювання документів;

• ефективно організована система пошуку документу, що дозволяє знаходити документ, маючи мінімальну інформацію про нього;

• розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу і приймати управлінські рішення, грунтуючись на даних із звітів.

В силу таких проблем як різнорідність СЕД на різних підприємствах, неузгодженість протоколів і стандартів, відсутність єдиної державної політики в галузі впровадження СЕД, такі системи впроваджуються в межах окремих підприємств. Важливою проблемою використання СЕД є захист інформації, який включає унеможливлення фальшування документів, аутентифікацію і авторизацію документів, захист документів від стороннього доступу, забезпечення секретності. Для цього використовуються технології електронного підпису, кодування документів, технічні і програмні засоби захисту.

СЕД можна класифікувати за такими ознаками:

1. за базовою технологією, що застосовується:

• реалізовані на реляційній моделі даних;

• реалізовані на документоорієнтованій технології, тобто такі, що вміють працювати зі слабо структурованою інформацією;

• інтегровані платформи або системи, що потребують додаткових компонентів;

• орієнтовані на групову роботу з документами.

2. за типом керування документами:

• реєстраційно-облікові;

• призначені для організації ефективного зберігання і управління електронними документами;

• системи типу workflow.

3. за предметною областю:

• реєстраційно-облікові системи електронного діловодства і документообігу;

• системи спеціалізованого документообігу – банківського, технологічного, вексельного і т.д., документоорієнтовані системи підтримки ділових процесів.

Концепція електронного документу природним чином приводить до ідеї автоматизованого документу, яка полягає у тому, що електронний документ має бути активним об'єктом, що містить не тільки дані у цифровому вигляді, але і програмно реалізовані функції обробки даних. Автоматизований документ є одним з засобів електронного документообігу. Сучасні програмні засоби, зокрема ті, що входять до прикладних проuрамних пакетів загального призначення таких як MS Office, Open Office, мають досить розвинені можливості автоматизації документів. Наприклад, за допомогою процесора електронних таблиць, засобів систем керування базами даних можуть бути створені електронні форми типових документів, в яких заповнення розрахункових полів виконуються за допомогою формул, розміщених у комірках електронної форми, введення до форми параметричної інформації по об'єктах документованих операцій може виконуватись за допомогою функцій, які вибирають потрібні відомості з відповідних баз даних тощо. При цьому на користувача покладається тільки первісних введення даних до форми (що також може бути автоматизовано) та контроль результатів.

Крім функцій, реалізованих командами інтерфейсу програми і вбудованими функціями, програми пакету MS Office мають потужний вбудований засіб розширення функціональних можливостей програм і автоматизації задач у вигляді вбудованої системи програмування Visual Basic for Applications (VBA). У програмах, що входять до складу пакету MS Office, присутня можливість розширення їх функціональних можливостей шляхом створення своїх власних програм-надбудов, які доповнюють стандартні програми пакету і можуть реалізувати нові функції, що не перадбачені у програмі. Такі програми називаються макросами та модулями. Для їх створення в пакеті MS Office передбачена спеціальна система програмування Visual Basic for Applications (VBA). VBA являє собою об’єктно-орієнтовану систему програмування, засновану на мові Visual Basic, і використовує модель об’єктів MS Office. Система програмування VBA використовує об'єктну модель пакету MS Office і систему об'єктів пакету. VBA і програми, створені цією мовою, взаємодіють з програмами пакету і власним середовищем за допомогою механізмів автоматизації, зокрема OLE.

Введення достатньо потужної мови програмування до складу пакету MS Office як інтегрованого засобу програмування, який повністю підтримує об’єктну модель програм пакету і забезпечує їх взаємодію, робить цю програмну платформу привабливою для професіоналів, які займаються розробкою спеціалізованих прикладних систем. Крім того, мова VBA надає кожному користувачеві можливість розширювати можливості програм пакету відповідно до його потреб і довільно модифікувати їх аж до створення власних програм на платформі MS Office, які зберігають властивості інтегрованості пакету.

Засобами автоматизації задач і розширення функціональних можливостей програм в пакеті MS Office є макроси і модулі. Макрос і модуль являють собою завершений програмний модуль на мові VBA, який створюється користувачем і інтегрується до складу певної програми пакету MS Office. Відмінність полягає у виконуваних функціях і технології створення.

Макрос – це програмний блок (модуль), який містить програму, яка виконує деяку послідовність команд інтерфейсу відповідної програми пакету. Макрос створюється автоматично в процесі виконання команд інтерфейсу програми користувачем шляхом запису програмного коду цих команд до одного блоку, компілювання і оформлення його окремою підпрограмою. Відповідно, макрос може виконувати тільки ті дії, що можуть бути виконані вручну користувачем за допомогою інструментальних засобів програми пакету MS Office. При створенні макросу користувачеві не доводиться писати якісь фрагменти коду макроса – усе робиться автоматично.

Модуль – це програмний блок (модуль), який містить програму на мові VBA, яка може виконувати деякі дії, що не передбачені командами інтерфейсу відповідної програми пакету. Модуль створюється шляхом написання коду програми за допомогою інтегрованого до MS Office редактора VBA.

Порядок виконання роботи

Завдання 1. Підготовка рахунку - фактури з виконанням обчислень

1. Завантажити додаток Word.

2. Відкрити новий документ і підготувати за допомогою клавіатури рахунок - фактуру (додаток 1).

3. Виконатиобчислення у стовпчику “Сума”.

Для цього необхідно встановити курсор в першу клітинку стовпчика „Сума” і виконати команди головного меню «Таблиця / Формула». В діалоговому вікн із’явиться функція =SUM(LEFT) підсумку даних. Вилучити її у зв’язку з тим, що дані, які розташовані у стовпчиках „Кількість” та „Ціна за одиницю, грн” необхідно перемножити. Щоб виконати цю дію, із списку „Вставити функцію” треба вибрати функцію множення PRODUCT і у вікні „Формула” представити її у вигляді: =PRODUCT(LEFT). Натиснути кнопку „ОК”. З’явиться результат розрахунку. Виділити курсором дану функцію і скопіювати її командою „Копіювати” на стандартній панелі інструментів. Далі послідовно встановити курсор в клітинки стовпчика „Сума” другого та третього рядків рахунку і виконати команду „Вставка” на стандартній панелі інструментів. При цьому функція буде показувати результат розрахунку по першому рядку обчислень. Для перерахунку суми по інших двох рядках необхідно послідовно встановити курсор на скопійовані функції і через контекстне меню виконати команду „Обновити поле” або натиснути клавішу „F9”.

4. Встановити курсор в клітинку рядка „Всього” і виконати команди головного меню „Таблиця/Формула”. В діалоговому вікні з’явиться функція =SUM(ABOVE) підсумку даних, які розташовані над функцією у стовпчику „Сума”. Натиснути кнопку „ОК”. З’явиться результат розрахунку.

5. Виконати обчислення в клітинках рядка „ПДВ (20%)” та „Разом” шляхом введення у відповідні клітинки формул.

Тут слід зазначити, що стовпчики, рядки та клітинки будь-якої підготовленої таблиці мають свої власні координати (імена) у пам’яті комп’ютера, які необхідно використати при побудові формул. В данному випадку рахунок - фактура має: 6 стовпчиків з іменами відповідно A, B, C, D, E, F; 7 рядків з іменами відповідно 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7. Адреси клітинок для обчислення „Всього” та „ПДВ (20%)” будуть відповідно F5 і F6. Отже, формула розрахунку „ПДВ (20%)” буде мати вигляд: =F5*0,2, а формула розрахунку „Разом”: =F5+F6.

6. Переглянути запис формул через контекстне меню за допомогою команди „Коди / значення полів”. Змінити кількість комп’ютерів на 17 і перерахувати суму їх вартості, „Всього”, „ПДВ (20%)”, „Разом” шляхом виконання команди „Обновити поле” через контекстне меню.

7. Зберегти файл у власній папці з іменем „Рахунок - фактура” і завершити роботу з текстовим процесором командами головного меню „Файл / Вихід”.

Додаток 1