3. Оголошення результатів роботи та завдання до наступного заняття – 5 хв. Міністерство охорони здоров’я україни

НАЦІОНАЛЬНИЙ МЕДИЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

імені М.І. Пирогова

“Затверджено”

на методичній нараді

кафедри біофізики ВНМУ

Завідувач кафедри

проф. Хаїмзон І.І.

“____” ___________ 20 р.

Методичні рекомендації

ДО ПРАКТИЧНИХ ЗАНЯТЬ № 11 - 13

Навчальна дисципліна	Інформаційні технології у психології та медицині
Модуль № 2	Медичні знання та прийняття рішень у медицині та психології. Інформаційні системи у галузі охорони здоров’я
Змістовний модуль 2	Медичні знання та прийняття рішень у психології та медицині. Інформаційні системи у галузі охорони здоров’я.
Тема заняття	11. Технологія баз даних у медичній психології. Робота з СКБД MS Access. 12. Створення таблиць БД. Введення даних до БД. Створення форм. 13. Створення і використання запитів і звітів.
Курс	1
Факультет	медичний
Спеціальність	Медична психологія

Вінниця, ВНМУ – 2012

Мета заняття:

Загальна: Ознайомитись з будовою реляційних баз даних, вивчити призначення, функціональні можливості та інтерфейс користувача системи керування базами даних (СКБД) Access.

Конкретна:

1. засвоїти будову реляційної моделі даних і її відображення у реляційній базі даних;

2. навчитись користуватись інтерфейсом користувача СКБД Access;

3. навчитись створювати структуру таблиць і таблиці бази даних;

4. навчитись виконувати операції з даними у таблицях БД.

Теоретичні відомості.

У найзагальнішому смислі база даних (БД) – це організоване деяким чином зібрання інформації.

В комп'ютерній техніці під базою даних в загальному смислі розуміють один або декілька файлів з довільною організацією даних і доступу до них.

Система керування базою даних – це система програмного забезпечення, що забезпечує підтримку бази даних і виконання взаємодій з нею. СКБД має засоби обробки на мові БД, які дозволяють обробляти звернення до БД, що надходять від прикладних програм та кінцевих користувачів і підтримувати цілісність БД.

СКБД на сьогодні є одним з основних і найбільш широко вживаних класів прикладних програмних засобів. Однією з найбільш популярних СКБД є система Access, яка являє собою Windows-аплікацію, що входить до інтегрованого пакету MS Office.

MS Access належить до реляційних СКБД. В реляційних СКБД загальна структура даних подається у вигляді двохвимірної таблиці (або сукупністю взаємопов'язаних таблиць), в якій кожний рядок значень (кортеж) відповідає логічному запису, а заголовки стовпчиків є назвами полів (елементів) у записах. Кожний кортеж містить дані, які відбивають властивості реального світу або зв'язки між двома або кількома об'єктами. Таким чином, запис (кортеж) реляційної таблиці являє собою структуру, що містить інформаційно-логічну модель об'єкта предметної області. У цій структурі кожне поле являє собою значення деякої ознаки об'єкта (атрибут).

СКБД Access є об'єктно-орієнтованою аплікацією Windows і, крім об'єктів самої ОС працює з такими власними об'єктами: таблиці, форми, запити, звіти, макроси, модулі.

Таблиця – це базовий об'єкт СКБД Access, вона являє собою файл 2-вимірної реляційної таблиці, що відображає множину об'єктів предметної області.

Решта об'єктів СКБД Access є похідними і створюються тільки на базі раніше створених таблиць.

Форма являє собою бланк, що підлягає заповненню, або маску, що накладається на набір даних. Форма не є самостійним об'єктом, вона створюється на основі таблиці для спрощення процесу введення даних у базу і перегляду даних (форма-бланк), а також для обмеження обсягу інформації, яка доступна користувачеві (форма-маска).

Запит – це об'єкт, призначений для організації взаємодії з БД на основі критеріїв відбору даних. Основним призначенням запитів є організація пошуку у базі записів, що відповідають заданим ознакам, а також обробка даних (наприклад, обчислення).

Звіт – це об'єкт, призначений для відображення підсумкових даних з таблиць і запитів у зручному для перегляду вигляді, зокрема для виведення їх на друк. Формати звітів звичайно відповідають стандартним фор­матам паперу.

Макрос – це засіб автоматизації роботи користувача з БД, який являє собою програмний модуль, що відповідає послідовності команд інтерфейсу СКБД Access, виконуваних користувачем, і створюється в процесі їх виконання. Макрос записується мовою Visual Basic for Applications (VBA) або його підмножиною Access Basic.

Модуль – це процедура обробки події або виконання обчислень, що написана на мові VBA, яка має те ж призначення, що й макрос, але виконує дії, що неможливо реалізувати за допомогою команд і макрокоманд Access.

Характерною особливістю СКБД Access є збереження і обробка кількох таблиць в одній базі даних (одному файлі).

Кожне поле таблиці СКБД Access має ім'я, тип і властивості. При створенні структури таблиці обов'язково задають імена і типи полів. Властивості полів або задаються користувачем, або встановлюються автоматично (по замовчуванню). Одне поле таблиці обов'язково визначається як ключове. Ключове поле має унікальне значення для кожного запису і забезпечує однозначну ідентифікацію записів у таблиці.

В Access використовуються наступні типи полів:

1. Текстове. У текстовому полі можуть міститись будь-які символи (літери, цифри та інші), які утворюють запис довжиною до 255 символів.

2. Числове. У числове поле можуть записуватись цілі числа і числа з плаваючою крапкою.

3. Поле Дата/час. Використовується тільки для запису дат та часу і використовує для цього спеціальні формати.

4. Логічне. У логічному полі може записуватись тільки одне з двох можливих значень ("так"/"ні"; 0/1; TRUE/FALSE).

5. Лічильник. Числове поле, яке використовується як автоматичний лічильник записів.

6. Поле Memo. Це поле великого розміру (64 Кбайт), яке може містити текстову та числову інформацію, що не може (за розміром) безпосередньо бути розміщена у комірці таблиці.

7. Поле об'єкта OLE. Це поле вміщує посилання на деякий об'єкт-апліка­цію, документ Word, електронну таблицю Excel, малюнок, звукозапис і т.д.

Засоби Access забезпечують виконання таких операцій:

• проектування базових об'єктів інформаційної системи – 2-вимірних таблиць з різними типами даних;

• встановлення зв'язків між таблицями, з підтримкою цілісності даних, каскадного поновлення і видалення записів;

• введення, зберігання, сортування, модифікацію, вибірку даних з таблиць з використанням різних засобів контролю інформації, індексування таблиць і фільтрацію даних;

• створення, модифікацію, використання похідних об'єктів інформаційної системи (форм, запитів і звітів).

СКБД Access як Windows-аплікація повністю відповідає стандарту Windows, крім того, будучи елементом пакету Office, використовує ряд загальних засобів цього пакету разом з іншими його елементами (редактором Word, табличним процесором Excel).

До числа стандартних рис і функціональних можливостей Access належать зокрема:

• уніфікований інтерфейс користувача Windows-аплікації, який, крім того є стандартним для аплікацій пакету Office;

• вбудована стандартна довідкова система;

• наявність механізмів вмонтування і зв'язування об'єктів (OLE);

• стандартні засоби роботи з файловою системою;

• використання шрифтів, що входять у саму ОС Windows;

• стандартні засоби керування, які включають ієрархічну систему меню, панелі інструментів і контекстні меню, операції з якими можуть виконуватись за допомогою графічного маніпулятора або за допомогою клавіатури.

Об'єктом обробки СКБД Access є файл бази даних, який має довільне ім'я, що відповідає правилам Windows, і стандартне розширення .MDB. Цей файл містить усі об'єкти MS Access: таблиці, форми, запити, звіти, макроси і модулі. Таким чином, інформаційна система, створена в Access, - це файл бази даних .MDB і інструментальні засоби самої Access.

Запуск СКБД Access здійснюється звичайними для Windows-аплікації засобами:

• за допомогою ярлика (звичайно на робочому столі);

• за допомогою посилання, що міститься у меню "Программы" головного меню Windows;

• командою "Выполнить" головного меню Windows;

• шляхом відкриття (активізації) документа Access (.MDB-файла).

Після завантаження Access готова до роботи в одному з режимів (крім випадку відкриття документа Access):

• створення нової БД, тобто файла з розширенням .MDB;

• робота з існуючою БД, для чого необхідно відкрити файл з розширенням .MDB.

Вибір режиму виконується шляхом вибору потрібної опції в одному з полів спеціального діалогового вікна.

Робота з СКБД Access здійснюється у стандартному вікні Windows-аплікації, в якому розміщується вторинне вікно бази даних, яке містить 6 закладок, кожна з яких відповідає одному з типів об'єктів Access (таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі) (рис. 1).

Рис. 1

Вибір певної закладки (за допомогою ЛК на ній) означає перехід до роботи з об'єктами БД даного типу. При цьому у вікні бази даних розкривається сторінка обраного типу об'єктів, на якій відображаються усі об'єкти даного типу, що існують в БД. Кожний з них може бути обраний (за допомогою ЛК) і відкритий (за допомогою відповідної командної кнопки вікна) в одному з режимів – режимі конструктора або оперативному режимі. В режимі конструктора виконується створення або модифікація об'єкта (наприклад, структура таблиці або макету звіту). В оперативному режимі виконуються задачі інформаційної системи, що реалізуються даним об'єктом (перегляд, зміна, вибірка інформації), тобто це робочий режим об'єкта. При створенні нової БД розкривається порожнє вікно БД, яке не містить іще ніяких об'єктів.

Вікно бази даних є головним вікном документа в аплікації Access, в якому відкриваються підпорядковані вікна об'єктів. Закриття цього вікна означає закриття відповідного файла .MDB. Підпорядковані вікна об'єктів БД закриваються автоматично – будь-яким із стандартних способів Windows. Крім того, об'єкт можна зберегти і присвоїти йому ім'я, не закриваючи його вікна.

Усі об'єкти в Access мають імена, які призначаються за такими правилами:

• ім'я може містити не більше 64 символів;

• припустимі будь-які комбінації усіх символів за виключенням крапки (.), знака оклику (!), надрядкового символа (~) і прямих дужок ([]), які мають спеціальне значення в Access;

• ім'я не може розпочинатися з символа пробілу;

• ім'я не може містити керуючі символи (коди ASCII від 0 до 31).

Крім того, пробіл всередині імен використовувати не рекомендується (хоча це припустимо), оскільки в деяких випадках це призводить до конфліктів.

Такі ж правила присвоєння імен діють і для полів таблиці БД.

Крім названих, до файла БД входить також об'єкт "Схема данных", що має власне вікно, яке використовується для створення, перегляду і модифікації зв'язків між таблицями.

В СКБД MS Access слід розрізняти два види файлових операцій:

• операції з файлом .MDB бази даних (створення, закриття і відкриття);

• операції з об'єктами Access (відкриття та збереження), які застосовуються автономно до кожного відкритого об'єкта в межах відкритого .MDB–файла.

Для роботи з об'єктами Access має значну кількість спеціальних вмонтованих аплікацій, які називаються майстрами – майстер таблиць, майстер форм, майстер кнопок і т.д. Майстер автоматично виконує побудову об'єкта, здійснюючи діалог з користувачем, в процесі якого за допомогою діалогових вікон визначаються дані, необхідні для розв'язання задачі. Для зручності роботи майстри поділяються на кроки (етапи). Користувач в процесі діалога може пропускати деякі кроки або повертатися до попередніх.

Застосування майстрів не є обов'язковим, завжди можна будь-який об'єкт створити вручну в режимі конструктора.

Вікно аплікації Access (див. рис. 1) містить, як звичайно:

• рядок заголовка (він може об'єднуватись з заголовками вторинного вікна БД в його повноекранному режимі);

• головне меню, яке вміщує пункти "Файл", "Правка", "Вид", "Вставка", "Сервис", "Окно", "?", призначення і вміст яких аналогічні меню інших аплікацій Office за виключенням відмінностей (у пунктах "Вставка", "Сервис", "Вид"), що обумовлені специфікою аплікації;

• панелі інструментів (на рис. 1 показано панель "База даних");

• вторинне вікно бази даних;

• рядок стану.

При роботі з конкретними об'єктами БД, таблицями, запитами, тощо, вміст головного меню і панелі інструментів змінюються відповідно до типу об'єкта.

Створення нової бази даних може виконуватись або за допомогою майстра таблиць, або "вручну" – в режимі конструктора. Перевагу слід віддавати режиму конструктора, оскільки він дозволяє створити оптимальну структуру БД, найкраще врахувати усі особливості задачі, хоча є більш трудомістким. Крім режиму майстра і режиму конструктора Access надає можливість створення БД безпосередньо в режимі таблиці (шляхом заповнення клітинок без визначення структури), шляхом імпорту таблиць з зовнішнього файла і на основі зв'язків поточної БД з таблицями зовнішнього файла. Вибір способу створення таблиць здійснюється шляхом вибору відповідної опції у діалоговому вікні "Новая таблица" (рис. 2).

Рис. 2

Основним етапом створення таблиці БД є визначення її структури, тобто визначення сукупності полів, їх типів та властивостей. Структура таблиці створюється за допомогою вікна "таблица", в якому задаються імена полів, типи полів та їх властивості, а також поля (рис. 3). Вікно "таблица" має стандартну будову, керування ним здійснюється за допомогою кнопок керування вікном, що знаходяться на правому кінці рядка заголовка, або за допомогою меню вікна, яке викликається ЛК на значку таблиці, який знаходиться на лівому кінці рядка заголовка. У верхній частині вікна "таблица" міститься макет структури таблиці, який являє собою перелік полів таблиці з вказівкою їх типу і коротким описом. Опис поля є необов'язковим, він являє собою довільний текстовий рядок довідки про дане поле і створюється для зручності. У стовпчику "Поле" вводяться довільні імена полів таблиці (у таблиці БД вони стають заголовками стовпчиків. Введення імені поля завершується натисненням клавіші Enter або Tab, або ЛК поза коміркою імені. Тип даних обирається зі списку, що розгортається, по ЛК на кнопці розгорнення списку, яка з'являється у клітинці типу даних, коли її обрати (за допомогою ЛК). Тип даних визначає значення, які можуть міститися у даному полі. По замовчуванню завжди пропонується тип даних "текстовый" як найбільш універсальний. При виборі типу даних для поля у нижній частині вікна з'являється бланк властивостей (характеристик) даного поля, який являє собою перелік властивостей з полем введення значення для кожного поля і підказкою. Перелік властивостей змінюється залежно від типу даних, що вказаний для обраного поля. Значення властивостей встановлюються автоматично (за замовчуванням), але їх завжди можна змінити – для цього треба дати ЛК на відповідному полі вводу або назві властивості, після чого можна ввести потрібне значення у поле з клавіатури або вибрати його зі списку вибору значень, припустимих для даної властивості. При виборі якоїсь властивості праворуч від бланка властивостей з'являється коротка довідка по ній. Створену структуру таблиці слід записати у файл бази даних. Це виконується командою "Сохранить как/экспорт" меню "Файл" або шляхом закриття вікна конструктора таблиць і відповіді "Да" (ЛК на відповідній командній кнопці) на запит про збереження змін макету або структури таблиці, який видається перш ніж вікно буде закрито.

Рис. 3

При створенні таблиці за допомогою майстра таблиць користувачеві надається вибір шаблона таблиці з набору наявних, після чого для обраної таблиці здійснюється вибір полів зі списку тих, що задані для цієї таблиці (вікно "Создание таблиц" першого кроку майстра таблиць наведених на рис. 4). На наступних кроках майстра задається ім'я і визначається ключове поле таблиці (крок 2), визначаються зв'язок з іншими таблицями БД (крок 3), обирається режим введення даних у таблицю (безпосередній або за допомогою форми, що створюється майстром) чи зміни структури таблиці. Процес створення таблиці за допомогою майстра більш простий і швидкий, ніж режим конструктора, але не такий гнучкий.

Рис. 4

Для роботи з даними у таблиці (введення, видалення, модифікації) її слід відкрити. Для цього слід обрати відповідну таблицю у вікні бази даних (за допомогою ЛК на ній), а потім дати на ній 2ЛК або натиснути командну кнопку "Открыть". Робота з даними (зокрема введення даних) може виконуватись або безпосередньо у таблиці (при цьому на екрані відображається просто таблиця, в якій кожний рядок являє запис БД (кортеж) або за допомогою форми. Форма являє собою спеціальний бланк, в якому відображається, як правило, тільки один запис у структурованому вигляді, що значно полегшує роботу з ним. При створенні таблиці за допомогою майстра ним відразу може бути створена в режимі конструктора чи інших засобів Access.

СКБД Access є багатовіконною аплікацією, в якій в кожний момент часу може бути відкрита тільки одна база даних, а в межах цієї БД може бути відкрито одночасно декілька об'єктів різних типів. Ці об'єкти можуть одночасно відображатись на екрані (наприклад, дві таблиці), що полегшує роботу з ними. Спосіб розміщення об'єктів на екрані обирається у меню "Окно". Вікно кожного об'єкта може бути розгорнено на увесь екран, згорнене у кнопку внизу вікна Access або подане стандартним розміром.

Взагалі кажучи, реляційна база даних являє собою одну 2-вимірну таблицю, що при наявності великої кількості полів робить її дуже незручною для користувача і знижає ефективність роботи з нею. Access дозволяє подати базу даних у вигляді сукупності 2-вимірних таблиць, які пов’язані між собою. При цьому окремі таблиці мають значно менший розмір і містять спеціалізовану інформацію. За рахунок цього досягається структурованість БД і значно підвищується ефективність роботи СКБД. Зв’язок між таблицями забезпечується спільним полем цих таблиць. Завдяки зв’язу­ванню записи з різних таблиць БД (або елементи записів) можуть бути об’єднані і подані у вигляді одного запису. Зв’язування таблиць виконується за допомогою команди “Схема данных”, яка знаходиться у пункті “Сервіс” головного меню. Ця команда виконується у спеціальному вікні (рис. 5), в якому розміщуються вікна таблиць БД з переліком їх полів і відображаються зв’язки між таблицями. Зв’язки відображаються у вигляді ліній, що з’єднують відповідні поля таблиць. У вікні “Схема данных” можна створювати зв’язки шляхом перетягування поля однієї таблиці на поле іншої, знищувати і модифікувати зв’язки.

Рис. 5