Контрольні питання.

1. Що таке база даних?

2. Що являє собою система керування базою даних?

3. Дати загальну характеристику СКБД Access.

4. Що являє собою реляційна модель даних?

5. Як організована реляційна база даних?

6. Що таке кортеж?

7. Що являє собою стовпчик таблиці реляційної БД?

8. Що таке запис таблиці БД?

9. Який інформаційний зміст мають стовпчик і рядок реляційної таблиці?

10. Які типи даних можуть мати поля таблиць Access?

11. Перелічити об'єкти Access.

12. Який об'єкт Access є основним і чому?

13. Як призначаються імена об'єктам Access?

14. Які є режими роботи з об'єктами Access?

15. Як влаштоване вікно бази даних?

16. Як створюється структурна таблиця?

17. Як виконується введення даних у таблицю?

18. Що таке форма?

19. Для чого використовуються форми?

20. Як здійснюється переміщення по записах таблиці?

21. Як додати до таблиці новий запис?

22. Як задаються властивості поля?

23. Як задати тип даних поля таблиці?

24. Як видалити запис з таблиці?

25. Як створюються зв'язки між таблицями?

26. Як організований інтерфейс користувача Access?

27. Що таке майстер і для чого він призначений?

28. Для чого створюються зв’язки між таблицями?

29. Як створюються зв’язки між таблицями?

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Робота з системою керування базою даних Access. Створення і використання запитів і звітів

Мета заняття:

Загальна: Вивчити засоби роботи з даними в СКБД Access і навчитись використовувати їх.

Конкретна:

5. навчитись виконувати пошук даних у таблиці;

6. навчитись створювати і використовувати запити;

7. навчитись створювати і використовувати звіти.

Завдання по самопідготовці.

1. Вивчити теоретичний матеріал в об'ємі контрольних питань.

2. Ознайомитись з порядком виконання роботи.

3. Підготувати протокол лабораторної роботи.

Теоретичні відомості.

СКБД Access надає користувачеві широкий набір функцій роботи з даними у реляційних таблицях. До найпростіших функцій роботи з даними належать функції пошуку і фільтрації. Функція пошуку забезпечує пошук даних за деякою ключовою ознакою (значенням поля чи фрагментом значення). Вона автоматизує виконання такої важливої операції як пошук у БД записів, що відповідають заданому критерію (містять задане значення), звільняючи користувача від необхідності проглядати усі записи і усуваючи можливість помилок та пропусків.

Пошук даних може виконуватись як в режимі таблиці, так і в режимі форми. Звичайно режим форми є більш зручним, особливо, коли записи містять багато полів, що не можуть поміститися у межах екрану.

Пошук даних здійснюється командою "Найти", яка знаходиться у меню "Правка". Параметри пошуку задаються через діалогове вікно "Поиск" (рис. 1).

Рис.1

У вікні "Поиск" задаються:

1. Ключ пошуку (тобто значення або його фрагмент, яке міститься у шуканих записах) – у полі вводу "Образец";

2. Зона пошуку – у полі "Просмотр" за допомогою списку вибору, який містить три опції:

• "Всё" – пошук по усій таблиці;

• "Вниз" – від поточної позиції до кінця таблиці;

• "Вверх" – від поточної позиції до початку таблиці.

3. Критерій відповідності (тобто умова, при якій фіксується співпадання запису з ключем пошуку) – у полі "Совпадение" за допомогою списку вибору, який містить опції:

• "С любой частью поля" – для співпадення досить, щоб ключ пошуку співпав з будь-якою частиною значення поля;

• "Поля целиком" – усе цілком значення поля повинне співпадати з ключем пошуку;

• "С начала поля" – початок значення поля повинен точно співпадати з ключем пошуку.

При пошуку можна розрізняти або не розрізняти великі і малі літери – це визначається за допомогою прапорця "С учётом регистра" (якщо він встановлений, то великі і малі літери розрізняються). Пошук може виконуватись з урахуванням формату полів або без нього – це залежить від стану прапорця "С учётом формата полей" (якщо він встановлений, то необхідним є також співпадання форматів полів, наприклад, однаковий шрифт, однаковий формат дати і часу і т.д.). Пошук може виконуватись або по усіх полях запису, або тільки по поточному полю (тому, яке було обране на момент виклику команди "Поиск").

Вікно "Поиск" має три командні кнопки:

• "Найти" – запускає пошук;

• "Найти далее" – продовжує пошук після знаходження запису;

• "Закрыть" – завершує пошук.

При пошуку в режимі таблиці знайдений запис виділяється вказівником записів таблиці і автоматично обирається. При пошуку в режимі форми знайдений запис виводиться у формі.

До функції пошуку близька функція заміни, яка автоматизує зміну значень полів записів у таблиці. Вона реалізується командою "Найти и заменить", яка також належить до меню "Правка". Вікно "Замена" цієї команди (рис. 2) подібне до вікна "Поиск". Нове значення на яке потрібно замінити ключ пошуку у записах задається у полі вводу "Заменить на:". Операція заміни діє тільки на поточне поле таблиці. Перед виконанням заміни у знайденому записі треба натиснути кнопку "Заменить". Щоб заміни виконувались без запитів, слід дати ЛК на кнопці "Заменить всё".

Рис. 2

Для пошуку даних у таблиці використовується також функція фільтрації, яка дозволяє відібрати групу записів, що задовольняють заданій умові і потім працювати з ними в режимі таблиці або в режимі форми. Існує три способи фільтрації даних:

• звичайний фільтр – відбір записів за вмістом одного або декількох полів (критерій відбору формується за допомогою логічного оператора АБО);

• фільтр по виділеному фрагменту – критерій відбору задається шляхом виділення фрагменту у таблиці або формі (як вміст виділеного фрагмента);

• розширений фільтр – критерій відбору створюється за допомогою вікна конструктора, в якому обираються поля і задаються значення для них.

Фільтрація виконується командою "Фильтр", яка належить до пункту "Записи" головного меню. Пункт "Записи" присутній у головному меню, коли таблицю БД відкрито в режимі таблиці або в режимі форми.

Основним, найбільш потужним і гнучким засобом роботи з даними в СКБД Access є запити. Запити призначені для відбору даних (записів), що задовольняють заданим критеріям. Результатом виконання запиту є набір записів, зібраних у таблиці, який називається динамічним набором даних (Recordset). Цей набір створюється тимчасово, тільки на час виконання запиту. В динамічному наборі даних допускається додавання, зміна і видалення записів, що робить запити універсальним інструментом роботи з даними у БД. У запиті відображаються також записи, що додаються, видаляються і змінюються у вихідних таблицях.

В СКБД Access існує два типи запитів:

• запити за зразком (QBE-запити – Query By Example);

• запити на структурованій мові запитів (SQL–запити).

Використання мови SQL (Structured Query Language – структурована мова запитів) вимагає відносно високої кваліфікації користувача, тому частіше використовуються QBE-запити, для створення і підтримки яких Access надає потужні і гнучкі засоби, включаючи конструктор запитів і майстр запитів. Access надає можливості взаємного перетворення QBE- та SQL-запитів.

В Access існує декілька типів запитів: запити на вибірку, запити дії, параметричні запити і перехресні запити. Основним і найбільш поширеним є запит на вибірку, який здійснює відбір із БД записів, які задовольняють критерію відбору (ці записи заносяться до динамічного набору, що створюється запитом). Функціонально запит на вибірку подібний до операцій пошуку і фільтрації, але надає значно ширші можливості роботи з даними: виконання обчислень у запиті, відбір полів та інші.

Запити дії пов'язані з виконанням деяких дій над базою даних. До цього типу належать:

• запити на додавання – дозволяють відібрані записи з однієї таблиці помістити у кінець іншої (при цьому таблиці можуть знаходитись як в одній, так і в різних БД);

• запити на видалення – забезпечують видалення з БД груп записів, що відповідають певному критерію відбору (наприклад, видалити усі записи, які мають дату раніше заданої у критерії відбору);

• запити на поновлення – забезпечують зміну групи записів, відібраних за певним критерієм (наприклад, замінити у полі “Місто” усіх записів БД назву міста “Ленінград” на “Санкт-Петербург”);

• запити на створення таблиці – на основі динамічного набору даних створюють нову таблицю у БД.

Параметричні запити дозволяють задавати критерій відбору записів в діалоговому режимі. Ці запити являють собою варіанти базового запиту, що відрізняються між собою значеннями деяких параметрів.

Перехресні запити дозволяють компактно відображати відібрані дані і об'єднувати однорідну інформацію. Таблиці, в яких відображаються результати перехресного запиту, зручні для побудови діаграм і графіків за допомогою майстра діаграм, подібного до майстра діаграм MS Excel.

Оскільки виконання запиту будь-якого типу обов'язково пов'язане з використанням динамічного набору даних, який створюється шляхом відбору записів з БД, то основою будь-якого запиту є запит на вибірку.

Основними засобами створення запитів в Access є майстер запитів і конструктор запитів.

Майстер запитів дозволяє користувачеві побудувати запит за допомогою стандартних діалогових вікон, що відповідають крокам майстра. Для виклику майстра запитів слід в діалоговому вікні "Новый запрос" (рис. 3) (воно викликається командою "Создать" вікна БД при активній закладці "Запросы") обрати потрібний тип запиту (простий, перехресний, повторювані записи або записи без підпорядкованих).

Рис. 3

Для випадку простого запиту після цього в діалоговому вікні першого кроку майстра (рис. 4) із списку "Таблицы/запросы" обирається таблиця, що буде використовуватись у запиті, а зі списку "Доступные поля" обираються поля, що включаються до запиту. В наступному вікні майстра задається відбір записів "подробный" або "итоговый". Вікна майстра запитів мають стандартну будову і містять керуючі кнопки "Отмена", "Назад", "Далее", "Готово", які дозволяють відповідно припинити роботу майстра, повернутися до попереднього кроку, перейти до наступного кроку і перейти до завершення побудови запиту.

Рис. 4

Найбільш гнучким засобом побудови QBE-запитів є конструктор запитів. Конструктор запитів викликається шляхом вибору опції "Конструктор" у вікні "Новый запрос" (рис. 3). Для створення запиту в режимі конструктора спочатку потрібно за допомогою діалогового вікна "Добавление таблицы" (це те саме вікно, що використовується при зв'язуванні таблиць) задати таблиці, з якими буде працювати запит. Після задання таблиць активізується вікно конструктора запитів (рис. 5). Вікно конструктора запитів складається з двох частин. У верхній частині знаходяться вікна таблиць зі списками полів, ім'я кожної таблиці відображається у рядку заголовка її вікна. У нижній частині вікна знаходиться бланк запиту, в якому задаються поля, що включаються до запису (рядок "Поле"), відображаються імена таблиць, яким належать поля (рядок "Имя таблицы"), задаються способи сортування записів (рядок "Сортировка"), встановлюється відображення поля або його маскування при виконанні запиту, задаються критерії відбору записів (рядок "Условие отбора").

Створений запит записується до БД (файл .MDB) і відображається значком на сторінці "Запросы" вікна БД. Збереження запиту здійснюється командою "Сохранить" пункту "Файл" головного меню (при першому збереженні запиту видається запит на задання його імені).

Запуск запиту на виконання здійснюється, як і будь-якого іншого об'єкта БД, за допомогою 2ЛК на ньому, або командою "Открыть" вікна БД (при обраному запиті). При закритті запиту створений ним динамічний набір даних знищується, тому при потребі його слід також зберігати за допомогою команди "Сохранить" з меню "Файл".

Рис. 5

Існуючий запит можна редагувати за допомогою конструктора запитів. Для цього необхідно обрати запит у вікні БД і дати команду "Конструктор".

Загальна процедура розробки запиту складається з трьох етапів:

1. Додавання полів до запиту.

2. Встановлення критерію відбору записів.

3. Сортування записів.

В режимі конструктора поля до запиту додаються шляхом вибірки їх з вікон таблиць, що знаходяться у полі таблиць вікна конструктора. Поле можна включити до запиту шляхом перетаскування його з вікна таблиці на бланк, за допомогою 2ЛК на ньому у вікні таблиці і т.д.

Критерії відбору задаються у полях рядка "Условие отбора". Для встановлення умови відбору для поля треба у бланку запиту в комірку "Условие отбора" цього поля ввести вираз. Вираз у найпростішому випадку являє собою значення того ж типу, що й дані поля. Можливі також складні вирази, які задають діапазон даних, визначають подібність значень поля до заданого зразка, використовують результати статистичних функцій по підмножині, перевіряють співвідношення між значеннями, використовують результати підпорядкованих запитів. Наприклад:

Between #05.01.96# And #10.01.96# - відбирає записи, в яких значення поля типа "Дата" лежить в діапазоні від 05.01.96 до 10.01.96;

Not "США" – відбирає записи, в яких значення в полі є не "США";

Like "C*" – відбирає записи, значення поля яких розпочинаються літерою С;

>=10000 – відбирає записи, в яких значення числового поля не менше 10000;

<[Sum] – відбирає записи, в яких значення числового поля менше, ніж значення іншого числового поля Sum.

Для одного поля або для кількох полів можна ввести додаткові умови відбору. Якщо вирази вводяться у кілька комірок поля "Условие отбора", то вони автоматично комбінуються за допомогою операторів AND чи OR. Якщо вирази знаходяться у різних комірках одного рядка поля "Условие отбора", то використовується оператор AND, а якщо в різних рядках, то використовується оператор OR.

У виразах можуть використовуватись підстановочні символи '*' та '?' за звичайними правилами їх застосування ('*' заміняє будь-яку послідовність символів, а '?' – один будь-який символ).

Важливим і широко вживаним об'єктом Access є звіт. Звіт являє собою форму спеціального типу, призначену для подання зведеної інформації бази даних і виводу на друк. Звичайно подання зведеної інформації потребує додаткових обчислень, які підтримуються засобами роботи зі звітами.

Механізм створення звітів – той самий що й для інших об'єктів Access (форм, запитів). Звіт може бути створений за допомогою майстра або в режимі конструктора. Створення звіту ініціюється командою "Создать" вікна БД на закладці "Отчёты"(аналогічно іншим об'єктам Access). Спосіб створення звіту певного типу обирається у діалоговому вікні "Новый отчёт" (рис.6) зі списку вибору.

Основним джерелом даних для звіту є базова таблиця, запит або інструкція SQL. Інші відомості вводяться при розробці звіту.

Звіт може бути створений в режимі конструктора або за допомогою майстра звітів. У вікні "Новый отчёт" також задається таблиця або запит, на базі якого створюється звіт. Ця таблиця використовується як базове джерело даних для звіту, але майстер дозволяє змінити джерело даних, а також вибрати для звіту поля з інших таблиць і запитів. Після визначення базової таблиці і вибору майстра виконується перший крок розробки звіту, на якому обираються поля, що включаються у звіт. Це здійснюється за допомогою вікна "Создание отчётов", яке містить список доступних полів базової таблиці або запиту.

Поле зі списку "Доступные поля" заноситься у список "Выбранные поля" після вибору його вказівником (маркування) і натиснення кнопки зі стрілкою (>). Кнопки з подвійними стрілками (<< і >>) дозволяють переносити з одного списку в інший відразу усі поля, а з одинарними – тільки одне обране поле. На наступному кроці майстра задається групування даних. Дані у звіті можна групувати не більше ніж за трьома полями. Поля для групування обираються зі списку полів, аналогічно їх вибору на першому кроці майстра, і відображаються у вікні відповідно до рівня групування. Рівень групування для кожного поля можна змінити за допомогою кнопок "Уровень". Вибір способу групування виконується кнопкою у вікні "Интервалы группировки", яке викликається кнопкою "Группировка". Автоматично пропонується спосіб групування "Обычный", при якому в групу об'єднуються записи з однаковими значеннями в заданому полі. Access автоматично сортує дані у звіті по тим самим полям, за якими виконується групування. Якщо потрібне сортування за іншими полями, їх треба вказати у спеціальних полях вікна третього кроку майстра. У четвертому вікні майстра вказується спосіб подання даних у звіті (обирається один з шести варіантів: сходинковий, блок, структура 1, структура 2, по лівому краю 1, по лівому краю 2), а також орієнтація листа звіту (книжкова чи альбомна). При цьому майстер надає можливість проглянути зразок макета звіту. Наступне вікно майстра призначене для вибору стиля оформлення звіту, для чого надається список стилів і поле зразка, в якому відображається макет звіту. На останньому кроці задається ім'я звіту (автоматично пропонується ім'я базової таблиці або звіту) і обираються наступні дії: перегляд звіту або зміна його структури. Звіт, створений за допомогою майстра, можна модифікувати у режимі конструктора (потрібно з вікна БД активізувати його в режимі конструктора). В режимі конструктора можна вводити верхні і нижні колонтитули, примітки, заголовки груп, змінювати розміри областей у звіті, вмонтовувати елементи керування, створювати елементи, що обчислюються і т.д.

Рис. 6

СКБД Access має, як і інші аплікації пакету Office, вмонтовані функції виводу інформації на друк, які входять до меню "Файл". Основним друкованим документом Access є звіт, але можуть бути надруковані і інші об'єкти – таблиці, форми, динамічні набори даних. Попередній перегляд вигляду друкованого документа в Access можливий тільки, коли до комп'ютера підключений принтер.

За замовчуванням СКБД Access забезпечує взаємодію користувача зі створеною інформаційною системою через вікно БД, в якому містяться усі об'єкти інформаційної системи, за допомогою інструментальних засобів СКБД (команди меню, панелі інструментів, контекстні меню). Це досить незручно, оскільки між інформаційною системою і користувачем знаходиться інтерфейс самої СКБД, ніяк не пов’язаний з інформаційною системою. Для створення більш зручного і зрозумілого інтерфейсу користувача інформаційної системи СКБД Access дозволяє створювати кнопкові форми. Кнопкова форма – це форма, яка містить елементи керування інформаційною системою, що являють собою кнопки, які відкривають інші форми, запити, звіти, припиняють роботу з Access, змінюють саму кнопкову форму. Кнопкова форма являє собою оболонку інформаційної системи, що створює її інтерфейс користувача, який враховує призначення і особливості конкретної інформаційної системи. При створенні БД за допомогою майстра кнопкова форма створюється автоматично. Диспетчер кнопкових форм Access дозволяє створювати кнопкові форми в режимі конструктора, в якому використовуються засоби візуального програмування і мова Visual Basic for Applications.