4. Разработка сложных документов с помощью текстового процессора Word

1. Возможности системы

Появление компьютера позволило не только выполнять сложные расчеты, но и автоматизировать разработку текстовых документов. На первом этапе было создано большое количество программ, позволяющих разрабатывать тексты, математические формулы, рисунки и иллюстрации, графики и диаграммы. Несмотря на всё это, получение целостного документа составляло непростую задачу совмещения отдельных элементов, созданных в разных системах, и их распечатки в требуемом виде. И только появление системы Microsoft Windows и её приложений, например, систем, включённых в интегрированный пакет Microsoft Office, позволило эффективно решать задачу создания сложного документа, включающего в себя различным образом сформатированные абзацы, списки различных видов, простые и сложные таблицы, иллюстрации и рисунки, графики и диаграммы, созданные в рамках самой программы или с помощью других приложений. Кроме того, полученный документ можно печатать в том же виде, какой он имеет на экране. Практически во всех приложениях пакета Microsoft Office имеются средства, позволяющие увидеть, как созданный документ будет выглядеть при печати - сколько страниц он займёт, как будет выглядеть каждая страница.

Одной из наиболее удобных и мощных систем для разработки сложных документов, является универсальный текстовый процессор Microsoft Word, имеющий:

• разнообразные средства по форматированию абзацев и фрагментов текста;

• возможности автоматизированного форматирования фрагментов документа на основе стилей;

• удобные и разнообразные средства для построения и редактирования таблиц, возможность выполнения в них сортировки и простейших вычислений;

• векторный графический редактор для создания и редактирования простых рисунков;

• редактор WordArt, позволяющий создавать фигурные надписи;

• средства для создания и редактирования графиков и диаграмм;

• широкие возможности по внедрению и связыванию графических объектов, созданных в других приложениях, с использованием технологии OLE;

• редактор формул;

• средства контроля грамматической правильности текста;

• обширную и удобную в применении систему справочной информации;

• средства для создания и просмотра web – страниц, поддержка выхода в Internet.

2. Настройка системы

Прежде чем создавать документ, текстовый процессор Word настраивают так, чтобы обеспечить максимальное удобство работы. В самом простом случае такая настройка включает в себя следующие пункты:

• Назначить режим работы. Чаще всего используются режимы: «Обычный» или «Разметка страницы». Они вызываются кнопками с такими же названиями, расположенными внизу листа или с помощью пунктов главного меню «Вид» и «Обычный» или «Вид» и «Разметка страницы». Первый режим используется при вводе простого текста, второй позволяет видеть при создании документа, как будет выглядеть текст на странице, и вставлять в него картинки.

• Показать или убрать линейки. Горизонтальная линейка используется при форматировании абзаца, а вертикальная - при работе с таблицами и картинками. Линейки включаются (выключаются) с помощью команды «Линейка» меню «Вид».

• Выбрать масштаб. Выбирается с помощью раскрывающегося списка «Масштаб» панели инструментов «Стандартная» и позволяет подобрать наиболее удобный масштаб отображения документа на экране.

• Подогнать размер стандартного окна.

• Выбрать размер и ориентацию листа бумаги, задать размеры полей. Осуществляется с помощью вкладок «Размер бумаги» и «Поля» окна «Параметры страницы», вызываемого одноимённой командой меню «Формат». Первая позволяет выбрать размер бумаги, чаще всего это стандартный лист (А4) и ориентацию листа: книжная или альбомная. А с помощью второй можно задать размеры полей. Например, левое поле 2,5 см, а остальные поля 1,5 см. Поля для четных и нечетных страниц документа могут быть различными( Зеркальные поля, они используется при двусторонней печати). При необходимости можно использовать вкладку «Источник бумаги» (Макет)позволяющую: определить общий вид документа; настроить колонтитулы; указать с какой страницы начинается новый раздел: с текущей, с новой, с четной, с нечетной страницы; задать вертикальное выравнивание текста на станице, если его не хватает на всю страницу: по верхнему края (текст прижимается к верху страницы), по нижнему краю (текст прижимается к нижнему краю страницы), по высоте (текст равномерно растягивается между верхнем и нижнем краем страницы, за счет увеличения расстояния между абзацами). Чтобы отдельные части документа выглядели по-разному (имели разные макеты), следует разбить документ на разделы. Для создания нового раздела используется команда «Разрыв» меню «Вставка».

• Включить и настроить необходимые панели инструментов.

Для того чтобы отобразить или скрыть несколько ПИ, на вкладке «Панели инструментов» включаются или выключаются соответствующие им флажки. Эта вкладка принадлежит окну «Настройка», которое вызывается командами «Панели инструментов» и «Настройка» меню «Вид». Панели инструментов можно скрывать, перемещать, настраивать или создавать новые, добавляя или удаляя различные меню и кнопки. Чтобы добавить новую кнопку перетащите её на настраиваемую панель инструментов из списка «Команды», расположенного на вкладке «Команды», предварительно выбрав нужную категорию из списка «Категории» и команду из списка «Команды». Вкладка «Команды» расположена в окне «Настройка».