4. Разработка отчетов

Средства Access по разработке отчетов предназначены для соз­дания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структу­ры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требо­вания к оформлению документа. Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой оп­ределяется требуемый макет отчета. В процессе конструирования формируется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем значений, выводи­мых из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, размещаются вычисляе­мые реквизиты. Средства конструирования отчета позволяют группировать дан­ные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут произ­водиться вычисления итогов, определяться заголовки и приме­чания. При формировании отчета могут производиться разнообразные вычисления.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме кон­структора отчетов. Во многих случаях удобно использовать мас­тер отчетов. Созданный мастером отчет можно доработать в ре­жиме конструктора. При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц, в качестве основы для отчета может быть использован многотаб­личный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют полученные в запросе данные успешно структурировать и оформлять. Ниже приведены - окно конструктора отчётов с макетом простого отчёта (Рисунок 69) и сам отчёт в окне просмотра создаваемый по этому макету (Рисунок 70).

П

Рисунок 69 - Окно конструктора отчётов.

ри создании и корректировке отчёта в режиме конструктора осуществляется настройка его областей и элементов . Конструктор отчётовAccessподобен конструктору форм и позволяет оформлятьшестьобластей отчёта, это:

• Заголовок отчёта. Содержит название отчёта и дату (функция NOW()) .

• Верхний колонтитул. Выводиться вверху каждой страницы. Для отчётов имеющих табличную структуру в верхнем колонтитуле помещается шапка таблицы в виде подписей полей.

• Область данных. Обязательная область. В ней должны размещаться поля и другие элементы управления, представляющие записи таблицы или запроса, по которому создаётся отчёт.

• Примечание группы. Располагается в конце каждой группы и содержит результаты итоговых вычислений по этой группе.

• Нижний колонтитул. Располагается внизу страницы и обычно содержит № страницы (функция PAGE()) .

• О

  

  Рисунок 70 - Полученный отчёт в режиме просмотра

  бласть примечаний отчёта. Выводиться в конце отчёта, в ней обычно располагаются общие итоги.

В отчёте можно использовать групповые функции, описанные ранее, для вычислений по группе записей, задавая выражение в соответствии, с которым будет вычисляться её значение. В зависимости от того, в какую область отчёта была помещена функция, будет определено её результирующее значение: Вычисления будут производиться для:

• группы записей - заголовок или примечание группы

• для всех записей - заголовок или примечание отчёта

Например, функция Sum(сумма значений некоторого поля для группы), помещённая в область примечание группы будет вычислять сумму значений некоторого поля для каждой группы, а та же функция помещённая в область примечание отчёта будет вычислять сумму значений некоторого поля для всего отчёта.

Чтобы создать вычисляемое поле для формы или отчёта, нужно создать свободное поле (без мастера), а затем в свойстве «Данные» записать выражение для его вычисления. При этом удобно использовать построитель.