Засоби захисту данних

В Excel є .кілька команд, що дозволяють захищати книги, структури книг, окремі осередки, графічні об'єкти, діаграми, сценарії й вікна від несанкціонованого доступу або зміни. За замовчуванням Excel блокує (захищає) осередки, графічні об'єкти, діаграми, сценарії й вікна, але цей захист не набуває чинності, поки не виконана команда Захист - Захистити аркуш меню Сервіс. Установлені в діалоговому вікні команди варіанти захисти застосовуються тільки до поточного аркуша. Після включення захисту не можна змінити заблокований елемент. При спробі зробити це на екран виводиться відповідне повідомлення. У більшості випадків немає необхідності в блокуванні всіх осередків робочого аркуша. Перш ніж захищати аркуш, варто виділити осередку, які потрібно залишити незаблокованими. Потім зняти прапорець Захищає ячейка, що, на вкладці Захист команди Осередку меню Формат. Можна також запобігти зміні структури книги й зафіксувати положення її вікна. Для цього використається команда Захист - Захистити книгу меню Сервіс.

Уміст робочого аркуша книги можна сховати. У цьому випадку рядок ярликів не містить ярлик схованого робочого аркуша. Щоб зробити робочий аркуш невидимим, варто виконати команду Аркуш - Сховати меню Формат. У схованих аркушах всі дані й результати обчислень зберігаються, вони просто сховані від перегляду. Щоб потім повернути режим висновку вмісту аркуша, варто виконати команду Аркуш - Відобразити меню Формат, у поле списку схованих аркушів діалогового вікна команди вибрати потрібен і нажати клавішу Enter.

До осередків робочого аркуша можна застосувати режим приховання формул. При активізації таких осередків формули, що втримуються в них, не виводяться в рядку формул. Самі формули в осередках як і раніше зберігаються, вони просто недоступні для перегляду, а результати обчислень залишаються видимими. Щоб включити режим приховання формул, необхідно виконати наступні дії: виділити осередку, які потрібно сховати; установити прапорець Сховати Формули на вкладці Захист команди Осередку меню Формат; установити прапорець Умісту в діалоговому вікні команди Захист - Захистити аркуш меню Сервіс.

У вікні діалогу команд Захистити аркуш або Захистити книгу меню Сервіс можна призначити пароль, що повинен бути уведений для того, щоб зняти встановлений захист. Можна використати різні паролі для всієї книги й окремих аркушів. Щоб призначити пароль, необхідно виконати команду Захист - Захистити аркуш (Захистити книги) меню Сервіс, увести пароль, після запиту Excel підтвердити пароль, для чого ввести його повторно, нажати ОК для повернення у вікно книги. Після призначення пароля немає способу зняття захисту з аркуша або книги без уведення цього пароля. Варто запам'ятовувати свої паролі з точністю до регістра букв.

Бази даних (списки) та засоби їх обробки

Списком в Excel є таблиця, рядки якої містять однорідну інформацію. У попередніх версіях Excel й інших табличних процесорах така таблиця називалася «базою даних», зараз частіше зустрічається термін «список». Як правило, у вигляді списку оформляється та інформація, що крім зберігання необхідно яким-небудь способом обробляти: систематизувати, узагальнювати, знаходити, робити вибірку й т.д.

Список складається із трьох структурних елементів:

1. заголовний рядок - це перший рядок списку, що складає із заголовків стовпців. Заголовки стовпців - це мітки (назви) відповідних полів;

2. запис - сукупність компонентів, що становлять опис конкретного елемента (рядок таблиці);

3. поля - окремі компоненти даних у записі (осередку в стовпці).

Існують правила створення списку, яких необхідно дотримуватися при його формуванні, щоб мати можливість використати так називані функції списку.

1. Робочий аркуш повинен містити тільки один список, тому що деякі операції, наприклад, фільтрування, можуть працювати тільки з одним списком.

2. Якщо на робочому аркуші крім списку необхідно зберігати й інший дані, список необхідно відокремити порожнім рядком і порожнім стовпцем. Причому краще не розміщати інші дані ліворуч і праворуч від списку, інакше вони можуть бути сховані під час фільтрації списку.

3. Заголовний рядок краще додатково отформатировать, щоб виділити серед рядків списку (використати формати, відмінні від тих, які застосовані до даних списку).

4. Мітки стовпців можуть містити до 255 символів.

5. Не слід відокремлювати заголовний рядок від записів порожніми рядками або рядком, що містить лінію із символу «дефіс».

6. Список повинен бути складений так, щоб стовпець містив у всіх рядках однотипні значення.

7. При уведенні значення поля не можна вставляти провідні пробіли, це може привести до проблем при пошуку й сортуванні.

8. У списках можна використати формули. Списки можуть оброблятися, як звичайні таблиці.

Тобто для редагування даних можуть застосовуватися всі розглянуті раніше можливості. Однак значно спростити роботу із записами списку дозволяє команда Форма меню Дані. Використання форми даних дозволяє:

• додати запису в список;

• організувати пошук записів у списку;

• редагувати дані записи;

• видаляти записи зі списку.

Діалогове вікно команди Форма містить шаблон

для уведення й обробки запису, представлений у вигляді декількох полів уведення, кожне з яких відповідає полю запису списку. Значення полів запису можуть виводитися в шаблон по-різному:

• якщо поле містить значення-константу, то його можна відредагувати, і значення виводиться в поле уведення;

• якщо поле містить формулу, то в шаблон виводиться значення, отримане в результаті обчислень. Таке значення не може бути відредаговане за допомогою форми даних.

Перед значеннями полів у шаблон виводяться імена полів, складені на підставі заголовного рядка, а якщо вона відсутній - на основі першого рядка списку.

Переміщення між полями в шаблоні форми здійснюється натисканням клавіші Tab або установкою мишею місця уведення в потрібне поле уведення.

Що додає з допомогою форми даних запис завжди уставляється в кінець списку. Якщо необхідно додати запис у середину списку, необхідно вставити порожній рядок у потрібне місце командою Рядка меню Вставка (вставка завжди здійснюється перед виділеним рядком), а потім відредагувати порожній рядок командою Форма меню -Дані.

Дані у формі можна редагувати, але тільки значення, що є константою. Відредагувати поля, що містять формули, не можна.

Існують три способи для пошуку записів у списку:

• за допомогою командних кнопок Далі/Назад;

• за допомогою смуги прокручування;

• за допомогою командної кнопки Критерії.

В останньому випадку здійснюється пошук запису, значення полів якої задовольняють деяким умовам. Ці умови являють собою критерії пошуку, що задають у вікні пошуку. Шаблон форми вікна пошуку містить імена полів запису й поля уведення для завдання критеріїв. Пошук може здійснюватися за значенням в одному полі або за значеннями декількох полів.

При завданні критеріїв можна використати оператори порівняння.

У критеріях пошуку можна використати символи підстановки для вибору групи записів, значення яких задовольняють умові:

• * - для вказівки довільної кількості символів;

• ? - для вказівки одного символу.

Пошук записів за заданим критерієм здійснюється натисканням на кнопку Далі. Наступне натискання на цю кнопку або на кнопку Назад дозволяє переглянути всі знайдені записи в будь-якому напрямку. Відновлення доступу до всього списку здійснюється натисканням кнопки Очистити у вікні пошуку команди Форма меню Дані.

Сортуваннясписків — це переупорядочивание одного або більше стовпців. Сортування виконується за допомогою однойменної команди меню Дані. Excel дозволяє впорядкувати записи списку по трьох стовпцях (полям). Для швидкого сортування по одному (виділеному) стовпці можна використати кнопки стандартної панелі інструментів. Якщо список не містить заголовного рядка, то необхідно вказати, що буде використано як мітки стовпців. Для цього в області Ідентифікувати поля по вікна команди сортування варто вибрати перемикач:

• підписам - якщо як мітки стовпців використати дані першого рядка;

• позначенням стовпців аркуша - якщо як мітки стовпців використати заголовки стовпців робочого аркуша (А, В, С и т. буд.).

Командна кнопка Параметри у вікні команди сортування виводить вікно Параметри сортування, у якому можна:

• установити параметр Ураховувати регістр, для розходження рядкових і прописних символів при сортуванні;

• указати, як будуть сортуватися запису списку: по рядках (за замовчуванням) або по стовпцях;

• задати користувальницький порядок сортування.