Система управління базами даних access
База даних - це впорядкована інформація , об'єднана в єдине ціле.
При проектуванні бази даних, насамперед вирішується два завдання:
організація логічної структури всієї бази даних, що визначає типи зв'язків між даними;
організація структури самих даних;
Логічна структура бази даних називається її логічним поданням. Фізичне подання бази - це спосіб її розміщення в пам'яті комп'ютера, як правило, на твердому магнітному диску.
Програми, що забезпечують зв'язок між фізичними даними і їхнім логічним описом, а також, обробку даних, називаються системою керування базами даних.
Одна з розповсюджених СУБД для ПК називається ACCESS. Вона дозволяє створювати таблицю, що містить записи у вигляді рядків цієї таблиці, а також зв'язувати таблиці однієї бази між собою через однойменні поля - стовпчика таблиць.
Елементи вікна програми:
Рядок заголовка
Рядок меню
Панелі інструментів
Робоче поле, в якому може бути відкрито декілька вікон.
Створення нової бд:
Перш ніж приступитися до створення таблиці, необхідно визначитися зі змістом і
типом кожного її стовпця ( поля) і дати їм відповідні назви.
Наприклад, створюється список співробітників підприємства. Таблиця буде складатися з наступних стовпців: ім'я, посада, рік народження, заробітна плата. Типи даних у полях - текстова, текстовий, дата/час, числовий.
Для створення бази даних слід:
увійти в СУБД ACCESS
Виконати команду Файл/Створити або в додатковому вікні відзначити пункт Нова база даних і нажати Enter.
у вікні, що з'явилося, Файл нової бази даних увести ім'я файлу й клацнути на кнопці Створити.
У вікні База даних з уведеним ім'ям нажати кнопку Створити.
У вікні Нова таблиця вибрати пункт Конструктор і нажати ОК.
Для кожного поля в першому стовпці варто ввести його ім'я, а в другому - тип цих даних.
Можна встановити поле первинного ключа - це поле, дані якого унікальні, не можуть повторюватися. Для цього треба встановити курсор на обране поле й виконати команду Виправлення/Ключове поле.
виконати команду Файл/Зберегти. Якщо поле первинного ключа не встановлено, то ACCESS зробить запит. У вікні, що з'явилося, можна ввести назву таблиці.
закрити вікно.
Після цього варто сформувати базу даних, тобто заповнити створену структуру таблиці фактичними даними. Для цього:
у вікні з ім'ям таблиці вибрати пункт Відкрити.
Заповнити таблицю фактичними даними.
Закрити вікно , при цьому дані зберігаються в базі.
Створення запитів
При роботі з базою даних можна формувати різні запити. Для цього можна використати один зі способів - майстром Простий запит, що дозволяє зі зв'язаних таблиць або однієї таблиці, одержати нову таблицю, у якій будуть включені окремі поля.
запустити майстри простих запитів у вікні Бази даних командою Запити/Створити/Простий запит і нажати ОК.
відкрити список таблиць у вікні таблиці Запити й виділити ту з них, у якій необхідно вибрати відповідні поля й перенести їх в область обраних.
вибрати перемикач Докладний і нажати кнопку Далі.
Увести ім'я запиту й нажати кнопку Готово.
Тепер з отриманої таблиці можна зробити конкретний вибір. Для цього:
закрити таблицю запитів.
Нажати кнопку Конструктор.
У рядку Умова відбору в обраному полі ввести слово, по якому треба виконати вибірку.
у поле інструментів нажати кнопку зі знаком оклику.
Суть установки зв'язку між двома таблицями лежить у тім, що значення стовпця
або стовпців першої таблиці(джерела) входять в іншу таблицю. Таблиці встановлюють
зв'язок між собою по ключовому полю таблиці - джерела. Для цього:
у вікні бази даних відкрити структуру першої таблиці в режимі конструктора.
у цій структурі створити ще одне поле з будь – яким ім'ям.
відкрити значення Тип даних, де останнім є рядок Майстер підстановок
встановити перемикач у положення Таблиця або запит... і нажати кнопку Далі.
у вікні, що з'явилося, з'являться всі таблиці бази, крім тієї, у якій буде зроблена
підстановка поля. Вибрати таблицю й нажати Далі.
у вікні, що з'явилося, ліворуч розташовуються доступні поля обраної таблиці. Варто виділити те поле, над яким здійснюється операція підстановки. Кнопкою одинарна стрілка вправо це поле перенесеться вправо, де написано Обрані поля. Нажати Далі.
можна відрегулювати ширину стовпців. Нажати Далі.
у вікні, що з'явилося, варто підписати стовпець підстановки й нажати Готово.
Щоб упевнитися в наявності зв'язку між таблицями, варто виконати команду Сервіс\Схема даних. Тут зв'язок показаний лінією, що з‘єднує ключові поля таблиць. Забрати зв'язок - клацнути на лінії, а потім клацнути правою кнопкою миші й виконати команду Видалити зв'язок.