Konspekt_lektsy_po_ukr

НазарР.М.,ГапоноваТ.М.Українськамовазапрофесійнимспрямуваннямдляспеціальності«Менеджменторганізацій»

важливим для партнера, і саме цього він чекає від нас. До того ж такий зворотний зв'язок може сприяти тому, що той, хто говорить, сам краще розбереться у своїх переживаннях. Він помітить неточність в інтерпретації свого стану, і це допоможе йому краще зрозуміти себе, свої почуття. Відповіді-уточнення дають змогу певним чином узагальнити думки та почуття відправника інформації. Вони використовуються насамперед з метою оцінки того, чи правильно співрозмовники зрозуміли один одного. Ми кажемо: «Якщо я правильно Вас зрозумів...». Така реакція порівняно швидко призводить до взаєморозуміння та усвідомлення змісту проблеми. Резюмування треба використовувати в бесіді для того,

щоб підбити підсумки. Його корисно також застосовувати з метою попередження та розв'язання конфліктів.

ТЕМА 3.

КУЛЬТУРА УСНОГО ФАХОВОГО СПІЛКУВАННЯ

Структура теми

1.Особливості усного спілкування.

2.Індивідуальні та колективні форми фахового спілкування. Функції та види бесід.

3.Стратегії поведінки під час ділової бесіди.

4.Співбесіда з роботодавцем.

5.Етикет телефонної розмови.

Ключові слова і поняття:

бесіда, функції бесіди, види бесід, співбесіда з роботодавцем, типи співбесід, телефонна розмова.

1. Особливості усного спілкування. Способи впливу на людей під час безпосереднього спілкування.

Найважливішими особливостями усного спілкування є:

1.Усне спілкування відрізняється від писемного насамперед матеріальною формою реалізації: воно витворюється мовним апаратом людини й сприймається на слух (як цілісний відрізок мовного потоку, а не як «ланцюжок» графічних знаків.

2.Усне спілкування характеризується ще й такою особливістю, як непідготовленість, спонтанність. Адже усне мовлення людини – це напівусвідомлений процес: людина дуже рідко замислюється над тим, як вона розмовляє, а починаючи говорити, не завжди думає над тим, що вона каже. Лише до участі в обговоренні певного питання на засіданнях, зборах можна спеціально підготуватися перед тим, як говорити. Мало уваги приділяється формі висловлення, зокрема пошукам нових форм. Звідси й виникає в нашому усному мовленні стільки готових синтаксичних конструкцій. Сюди належать «формули» привітання, прощання, поздоровлення, розмов про здоров’я, погоду. Ці своєрідні «штампи» настільки полегшують нам процес спілкування, що ми не помічаємо цієї «штампованості».

3.Усне мовлення, порівняно з писемним, характеризується надлишковою інформативністю. Дійсно, додаткова інформація усного мовлення міститься в інтонації, в міміці, жестах, а головне – в обставинах живого спілкування мовців. Іноді пауза у розмові несе більше інформації, ніж усе висловлене попередньо.

4.Надлишковість усного мовлення проявляється в тому, що в наших репліках під час розмови або у виступі звучить багато слів, смислове навантаження яких мінімальне. От і виходить, що слів було вжито значно більше, ніж це потрібно для висловлення думки. Наявність у мовленні багатьох повторів – це теж надлишковість. При цьому

141

НазарР.М.,ГапоноваТ.М.Українськамовазапрофесійнимспрямуваннямдляспеціальності«Менеджменторганізацій»

повторюються як окремі слова, так і цілі словосполучення; повторюється той самий зміст, висловлений лише дещо іншими словами, дублюються емоції – вигуком.

Повторення має місце й тоді, коли певну інформацію ми повідомляємо логічними засобами (словом) і супроводжуємо емоційними засобами (жестом, мімікою, інтонацією).

Якщо ж визначати найважливіші вимоги до усного мовлення культурної людини, то ними будуть ясність у формуванні думки, логічність, смислова точність, відповідність між змістом мовлення і мовними засобами, мовними засобами та обставинами мовлення, співмірність мовних засобів і стилю викладу, вдалий порядок слів, різноманітність мовних засобів, ефективність мовлення, милозвучність, красномовство.

До способів спілкування, як зазначалося, відносять також способи впливу однієї людини на іншу (або інших), коли ми прагнемо «спровокувати» її поведінку в потрібному нам напрямі, знайти в системі її діяльності «слабкі місця», визначити фактори, що керують нею, і намагаємося змінити їх. Отже, будь-який вплив здійснюється з метою формування, закріплення або зміни установок, поглядів, взаємин, почуттів, дій тощо. Психологічні механізми різних за природою видів впливу не однакові. Кожний з них специфічний і застосовується за певних умов.

До групи психологічних способів впливу на людей належать навіювання, наслідування, психічне зараження і т. ін. Це механізми, які діють насамперед на несвідоме. Існує ще такий важливий спосіб впливу, як переконання. На відміну від попередніх його використовують тоді, коли хочуть вплинути на свідомість людини. Якщо дія трьох перших механізмів пов'язана переважно з некритичним ставленням людей до інформації, поведінки, емоцій тих, хто діє на них, то переконання передбачає логічне мислення, критичний аналіз цих сигналів.

2. Індивідуальні та колективні форми фахового спілкування. Функції та види бесід.

Усне спілкування передбачає всілякі способи взаємодії з людьми, використання різних комунікативних засобів – вербальних (словесних) і невербальних (несловесних).

Усну форму, залежно від способу сприймання інформації, кількості учасників,

форми спілкування можна поділити на такі види:

–контактне (безпосереднє);

–дистанційне (телефонне, електронне);

–діалогічне (з одним співрозмовником);

–полілогічне (диспут, дискусія);

–монологічне (доповідь, промова);

–міжперсональне (нарада, колоквіум).

Кожний із наведених вище видів передбачає дотримання відповідних етичних норм і правил спілкування (див. табл. 10).

Таблиця 10

Набір тактичних та мовних засобів у межах усного вербального спілкування

Якщо ділове знайомство відбулося, і Ви хочете, щоб воно стало тривалим і приємним, тоді Вам слід дотримуватися таких правил:

1) коли Ви не можете згадати, як звуть вашого ділового партнера, перепитайте ще

раз;

2)у товаристві не слід перешіптуватися потай від інших, плескати долонею по столу

інадто енергійно виражати свої емоції, довго говорити про власне самопочуття;

3)розповідаючи про відсутнього, не можна казати він чи вона – треба називати людину на ім’я;

4)в установі перед тим, як присісти, обов’язково слід дочекатися запрошення господаря.

142

НазарР.М.,ГапоноваТ.М.Українськамовазапрофесійнимспрямуваннямдляспеціальності«Менеджменторганізацій»

Бесіда – це форма спілкування з метою обміну думками, інформацією, почуттями тощо. Бесіда сприяє також активізації зусиль партнерів для забезпечення співробітництва та впливу одне на одного.

Орієнтовно можна назвати такі функції бесіди: обмін інформацією; формування перспективних заходів і процесів; контроль і координація вже розпочатих дій; взаємне спілкування людей під час виконання виробничих завдань; підтримка ділових контактів на рівні виробничих підрозділів, регіонів, держав; пошук, висунення і оперативна розробка робочих ідей; стимулювання людської думки в новому напрямку; розв'язання етичних проблем, що виникли в якійсь ситуації, та ін.

Кожна бесіда – це новий акт. Тому не існує загальних рецептів, які б забезпечували високу ефективність бесіди в усіх випадках. Це завжди процес творчий, що приносить радість відкриття нового в житті, у співрозмовника й у собі. Водночас склалися певні моральні та психологічні вимоги до організації індивідуальної бесіди. Існують загальні положення, принципи, застосування яких сприяє досягненню успіху бесіди.

Існують різні види бесід. Якщо за основу класифікації взяти мету спілкування та зміст бесіди, то можна виокремити бесіди ритуальні, глибинно-особистісні та ділові.

Під час ритуальних бесід люди спілкуються, дотримуючись певного мовленнєвого етикету. Як правило, ці бесіди характерні для обрядів, звичаїв будь-якої спільноти людей. Людина, яка звикла до цього, почувається під час виконання обряду спокійно і впевнено. Вона знає, що і як їй потрібно говорити в різних ситуаціях і чого варто сподіватися від інших. Уміння людини підтримувати ритуальні бесіди свідчить про те, що вона опанувала перший рівень культури спілкування.

Глибинно-особистісні бесіди відіграють у нашому житті велику роль. Вони, як правило, характерні у спілкуванні між близькими людьми – рідними, коханими, дітьми, друзями та ін. Основна особливість таких бесід полягає в тому, що саме в них найповніше проявляються й реалізуються наші гуманістичні комунікативні установки та моральні норми. Вступаючи в контакт із близькими, людина сподівається на те, що її не лише зрозуміють, а головне, сприймуть такою, якою вона є, захистять і нададуть допомогу.

Велику роль у житті людей відіграють ділові бесіди, їх предметом, як правило, є конкретне діло. Серед ділових бесід розрізняють інформаційні: у «конкурентній ситуації»; «під тиском співрозмовника»; з метою викладу своєї позиції. Виходячи з професійної спрямованості розрізняють бесіди управлінські, педагогічні, правові, медичні та ін. Тут основна увага приділяється особливостям саме ділових бесід і їх різновидам. Майже всі справи, трудові акції, будь-яка спільна праця людей починаються, здійснюються і завершуються за допомогою різних за формою, змістом і функціями ділових бесід.

Залежно від кількості учасників бесіди поділяються на індивідуальні та групові. Ми розглянемо характеристики індивідуальної бесіди, а також різновиди групової

3. Стратегії поведінки під час ділової бесіди.

Манери, одяг, жести, міміка, інтонації – усе промовляє до слухачів і все або посилює вплив сказаного, або, навпаки, послаблює його.

При проведенні ділової бесіди необхідно занти:

1.Коли йдеш в аудиторію, одягнутися треба просто й пристойно. В одязі не повинно бути нічого вишуканого і крикливого: психологічна дія на слухачів починається до моменту мовлення з появи перед аудиторією.

2.Говорити треба голосно, ясно, чітко, немонотонно, по можливості виразно й просто. У тоні повинна вчуватися впевненість, переконаність, сила. Не потрібно повчального тону: нетактовного – для дорослого, нудного – для молоді.

3.Мовлення не треба вести «одним махом»; воно повинно бути живим словом. Тон мовлення варто змінювати – підвищувати й знижувати його залежно від змісту і значення

143

НазарР.М.,ГапоноваТ.М.Українськамовазапрофесійнимспрямуваннямдляспеціальності«Менеджменторганізацій»

конкретної фрази, адже тон завжди виділяє. Не можна забувати про паузи між окремими частинами усного мовлення (вони – як абзац у писемному мовленні).

4.Мовлення ефективно оживлюють жести, але користуватися ними треба обережно: жести повинні відповідати змістові й значенню даної фрази або окремого слова, мусять діяти одностайно з тоном, тільки тоді вони посилюють мовлення. Остерігаймося частих метушливих, різких рухів рук – це набридає й дратує.

5.Мовець не повинен «прикипати» поглядом до якоїсь однієї точки (наприклад, до відкритих, допитливих очей одного слухача або стіни, у яку впирається погляд, понад головами слухачів) – це призведе до втрати контакту з аудиторією, контролю над її налаштованістю на тему тощо.

6.Мовець повинен мати витримку, володіти собою в будь-якій несприятливій обстановці.

7.У мовленні недопустимий шаблон, штампи особливо небезпечні на початку й наприкінці тексту.

8.Простота і ясність викладу– найвищі його якості.

9.Щоб досягти мети, добитися успіху, потрібно: а) завоювати увагу; б) утримати увагу до кінця комунікативної ситуації. Цьому сприяє лаконізм, добрий темп мовлення, короткі свіжі відступи, обрамлення тексту та ін.

10.Якщо не вистачає власної «глибокої думки», можна скористатися «мудрістю древніх», зберігаючи при цьому міру, щоб не втратити своєї особистості між Лермонтовими, Толстими, Діккенсами. Однак найголовніше – вкладаймо душу у свій виступ: справжня емоційна щирість допоможе більше, ніж будь-які правила.

Велике значення для успішного перебігу ділової бесіди має погляд. Залежно від того, як довго партнер дивиться нам у вічі під час бесіди і скільки часу загалом затримує на нас свій погляд, спілкування з ним може бути приємним чи ми відчуємо деяку незручність, а то й недовіру до нього. Спостереження показали, що для налагодження добрих взаємин з іншою людиною слід дивитись на неї від 60% до 70% усього часу розмови. Важливо також і те, куди дивиться наш співрозмовник – у яку ділянку обличчя й тіла спрямовує свій погляд. Відповідно до цього практики, котрі вміють правильно інтерпретувати невербальні сигнали, розрізняють світський, інтимний і діловий погляд. Щоб створити атмосферу серйозності під час бесіди і справити відповідне враження на свого співрозмовника, слід супроводжувати свої слова діловим поглядом, тобто спрямовувати свій погляд на чоло співрозмовника і не опускати свої очі нижче його очей.

Укожному разі – чи то йдеться про переговори, чи про покарання несумлінного працівника – діловий погляд без зайвих слів і погроз свідчитиме про серйозність ваших намірів (за О. Корніякою).

4.Співбесіда з роботодавцем.

Співбесіда з роботодавцем є основним методом оцінки та відбору кандидатів при влаштуванні на роботу. Успіх чи неуспіх залежить як від професійних якостей (освіта, досвід, кваліфікація тощо), так і від того, як кандидат зарекомендує себе на співбесіді.

Типи співбесід:

Попередня співбесіда – спілкування з роботодавцем телефоном з метою первинного виявлення відповідності претендента вимогам вакансії.

Перша та друга співбесіди. Перша – проходить з представником відділу кадрів або агентства з набору персоналу, її мета така ж як і попередньої співбесіди. Друга – безпосередньо з тим, хто приймає остаточне рішення щодо працевлаштування.

Співбесіда з представниками кадрових агентств для надання замовникові списку кандидатів на співбесіду з роботодавцем.

Співбесіда, що проводиться комісією. Цей вид співбесід використовується корпораціями, державними органами влади.

144

НазарР.М.,ГапоноваТ.М.Українськамовазапрофесійнимспрямуваннямдляспеціальності«Менеджменторганізацій»

Групова співбесіда. Цей вид співбесід практикують деякі компанії для відбору одного або декількох працівників з групи претендентів.

Підготовка до співбесіди:

‒забезпечте себе інформацією про підприємство (організацію), куди Вас запрошено на співбесіду;

‒підготуйте копію усіх необхідних документів; заздалегідь потурбуйтеся про прізвища й телефони людей, які можуть Вас порекомендувати, і не забудьте узгодити це з ними;

‒дотримуйтесь ділового стилю в одязі;

‒визначте місце знаходження підприємства і маршрут, щоб не спізнитися на зустріч;

‒складіть приблизний перелік очікуваних запитань і дайте на них відповіді;

‒підготуйте запитання, які Ви хочете поставити роботодавцю (якщо Вам запропонують);

‒налаштуйтеся на співбесіду позитивно.

Ваша поведінка під час співбесіди:

‒якщо Ви прийшли до офісу, будьте з усіма ввічливими та терплячими;

‒відрекомендуйтеся на початку співбесіди та зачекайте на запрошення сісти;

‒тримайтеся вільно, але офіційно;

‒встановіть візуальний контакт з роботодавцем;

‒уважно вислухайте запитання, не перебивайте співрозмовника, якщо не зрозуміли – не соромтеся уточнити;

‒відповідайте коротко, по суті; будьте об’єктивними та правдивими, але не надто відвертими;

‒якщо є необхідність подати негативну інформацію про себе, то обов’язково підкріпіть

їїпозитивною;

‒уточніть, як Ви можете дізнатись про результати співбесіди.

Упроцесі співбесіди Ви здобудете цінний досвід, навіть якщо Вам не запропонують роботу (Київський інститут інвестиційного менеджменту).

5. Етикет телефонної розмови.

Основою успішної телефонної розмови є компетентність, тактовність,

доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, бажання швидко і ефективно вирішити проблему або надати допомогу для її вирішення. Важливо, щоб службова телефонна розмова велася у спокійному тоні і викликала позитивні емоції.

Ефективність телефонної розмови залежить від емоційного стану людини, від настрою. Під час розмови потрібно вміти зацікавити співрозмовника своєю справою. Тут вам допоможе правильне використання методів переконання. Це можна зробити за допомогою інформації, голосу. Потрібно тільки звертати увагу на ці «дрібниці» під час телефонної розмови. Самому ж потрібно говорити рівно, стримано, стримувати свої емоції, старатися не перебивати співрозмовника. Якщо ваш співрозмовник проявляє схильність до суперечок, виказує несправедливі звинувачення, то наберіться терпіння і не відповідайте йому тим самим, частково визнайте його правоту, намагайтесь зрозуміти мотиви його поведінки. Намагайтесь коротко і ясно викладати свої аргументи. В телефонній розмові краще не використовувати професійних виразів, які можуть бути незрозумілі співрозмовнику.

Потрібно пам’ятати, що швидке або заповільне проголошення слів затрудняє сприймання. Особливо слідкуйте за проголошенням чисел, імен, сіл, міст, прізвищ, які погано сприймаються на слух.

Перед тим, як подзвонити кому-небудь, пам’ятайте, що тривалість телефонних дзвінків негативно впливає на нервову систему, непотрібні телефонні розмови порушують робочий ритм, заважають вирішенню важливих питань, вимагають глибокого аналізу.

145

НазарР.М.,ГапоноваТ.М.Українськамовазапрофесійнимспрямуваннямдляспеціальності«Менеджменторганізацій»

Дзвінок на домашній телефон діловому партнеру, співробітнику для службової розмови може бути виправданий тільки серйозною причиною, кому ви б не дзвонили – начальнику чи підлеглому. Вихована людина не буде дзвонити після 22 год., якщо для цього немає вагомої причини або не отримано попередньої домовленості на цей дзвінок.

У телефонній розмові 30-40% займають повторення слів, фраз, непотрібні паузи і зайві слова. До телефонної розмови треба ретельно готуватися: заздалегідь підібрати усі матеріали, документи, мати під рукою потрібні номери телефонів, адреси організацій, календар, ручку, папір і т.д. Перед тим, як набрати номер, потрібно чітко і точно визначити мету розмови і свою тактику. Складіть план бесіди, запишіть питання, які хочете вирішити або дані, які хочете отримати, продумайте, у якому порядку ви запитуватимете співрозмовника. Першою фразою намагайтеся зацікавити співрозмовника. При обговоренні декількох питань по черзі закінчуйте обговорення одного питання і переходьте до наступного.

При підготовці до ділової бесіди телефоном намагайтеся відповідати на такі запитання:

Яку головну мету ви ставите перед собою в майбутній телефонній розмові? Чи могли б ви обійтися без цієї розмови?

Чи готовий до обговорення цієї теми співрозмовник? Які запитання ви маєте поставити?

Які запитання вам поставить співрозмовник?

Які прийоми впливу на співрозмовника ви можете використати під час розмови? Як ви будете поводити себе, якщо ваш співрозмовник рішуче заперечить, перейде

на підвищений тон, не відреагує на ваші докази (пропозиції)?

Для підготовки до ділової розмови телефоном, особливо міжміської і міжнародної, краще підготувати спеціальний бланк, у якому майбутню розмову записують.

По закінченні ділової телефонної розмови витратьте 3-5 хвилин на аналіз змісту і стилю розмови. Проаналізуйте свої враження. Знайдіть слабкі місця у розмові. Спробуйте зрозуміти причину своїх помилок.

ТЕМА 4.

ФОРМИ КОЛЕКТИВНОГО ОБГОВОРЕННЯ ПРОФЕСІЙНИХ ПРОБЛЕМ

Структура теми

1.Наради, збори як форми прийняття колективного рішення.

2.Перемовини, дискусії як форми колективного обговорення. Мистецтво перемовин.

3.«Мозковий штурм» як евристична форма, що активізує креативний потенціал співрозмовників під час колективного обговорення проблеми. Технології проведення «мозкового штурму».

Ключові слова і поняття:

дискусія, диспут, полеміка, дебати, евристика, спір-монолог, спір-діалог, спір-полілог, метод «мозкового штурму».

1. Наради, збори як форми прийняття колективного рішення.

Збори, нарада – це форми міжперсонального професійного спілкування, а дискусія

– полілогічного.

Вимоги до зборів

1.Збори проводяться при визнанні необхідності їх більшістю колективу.

2.Збори повинні допомагати досягненню конкретно поставленої мети.

146

НазарР.М.,ГапоноваТ.М.Українськамовазапрофесійнимспрямуваннямдляспеціальності«Менеджменторганізацій»

3.Збори повинні бути плановими (що не включає можливості проведення оперативних засідань, коли в цьому є необхідність).

4.Збори повинні слугувати глибокому обговоренню актуальних питань, які хвилюють кожного члена колективу.

5.Збори повинні допомагати сприйняттю продуманих, значимих для колективу рішень.

6.Збори повинні забезпечити заслуховування звіту кожного і колективного прийняття оцінки його діяльності.

7.На кожних чергових зборах необхідно заслуховувати інформацію про виконання раніше прийнятих рішень.

8.Періодично повинен проводитися глибокий аналіз діяльності всього колективу з метою подолання недоліків в роботі і пошуків резервів її подальшого удосконалення.

9.Збори повинні допомогти удосконаленню організації роботи.

Організація наради на підприємстві

В організації ділової наради на підприємстві можна виділити три етапи:

1)підготовка наради;

2)проведення наради;

3)підведення підсумків наради.

Зміст організації наради на підприємстві

1.Підготовка наради:

1.1.Планування наради.

1.2.Підготовка доповіді і проекту рішення.

1.3.Підготовка документів і приміщення.

1.4.Підготовка учасників до наради.

2.Проведення наради:

2.1.Відкриття наради.

2.2.Оголошення доповіді.

2.3.Відповіді на запитання.

2.4.Обговорення доповіді.

3.Підбиття підсумків наради:

3.1.Прийняття рішення.

3.2.Підписання протоколу.

3.3.Контроль виконання прийнятих рішень.

План проведення наради складається з таких пунктів:

‒порядок денний;

‒хто проводить нараду (директор, заступник директора, головний бухгалтер та ін.);

‒дата і час проведення;

‒місце проведення;

‒склад присутніх;

‒тривалість наради.

Проте регулярні наради типу щоденних, а також оперативок, як правило, наперед обумовленого порядку денного не мають. На них вирішують поточні, оперативні питання діяльності підприємства, підрозділу.

Рішення про проведення наради приймає керівник.

Мету наради необхідно формулювати чітко й однозначно. Мета проведення наради може бути різною: одержання і роз'яснення інформації (заслуховують і обговорюють звіти підлеглих і керівників, з'ясовують подробиці та ін.); обмін інформацією, інструктування підлеглих, консультації, обговорення, необхідні при підготовці важливих рішень, визначення завдань і шляхів їх виконання; стимулювання нових ідей і пропозицій; розробка і прийняття колективного рішення, аналіз конфліктних ситуацій; погоджування

147

НазарР.М.,ГапоноваТ.М.Українськамовазапрофесійнимспрямуваннямдляспеціальності«Менеджменторганізацій»

спільних дій, координація строків, розподіл ресурсів, визначення методів роботи різних структур управління; обговорення запланованих заходів, програм і проектів рішень та ін.

Визначаючи мету наради, слід чітко уявляти очікуваний результат (розробка рекомендацій, переконання опонентів, повідомлення нової інформації, погодження дій у певній ситуації тощо).

Вимоги до порядку денного наради:

‒має містити оптимальну кількість питань (один-два пункти);

‒формулювання питань має бути чітким і зрозумілим для усіх учасників наради;

‒послідовність питань повинна бути логічно і психологічно виправданою.

Першими у порядок денний включають питання, з яких не передбачається гостра полеміка. Потім обговорюють найбільш спірні проблеми, дискусія з яких може бути гострою і тривалою. Зазначений порядок дає змогу розпочати обговорення дискусійних проблем у спокійній обстановці, уникнути упередженості, послабити увагу емоційних факторів.

Якщо у порядку денному кілька питань, першими доцільно обговорювати ті, які стосуються усіх присутніх, а потім у більш вузькому колі ті, що залишилися.

Нерідко порядок денний включає «Різне». Оскільки термін не несе конкретної інформації, рекомендується доповнювати цей пункт коротким переліком питань, що підлягають обговоренню, наприклад: «Про відрядження Василенка В. С.».

Тривалість наради не повинна перевищувати 1,5 год., а оперативної– 30-35 хв. Нараду доцільно проводити у другій половині дня, під час другого піку добової

працездатності, оскільки перша більш продуктивна для самостійної роботи. Не рекомендується проводити більше однієї наради на день, тим більш з постійним складом учасників.

Склад учасників наради встановлюють згідно з її метою і порядком денним. Він визначається ступенем ділової зацікавленості потенційних учасників, їхньою компетентністю, бажанням і здатністю брати активну участь в обговоренні, вносити свої пропозиції, передбачуваною участю в реалізації рішень наради та іншими факторами.

Способами оповіщення учасників наради (вони залежать від умов роботи і розташування підприємства, кола учасників, технічних засобів) можуть бути:

‒доведення до відома працівників графіку нарад;

‒оголошення;

‒запрошення;

‒повідомлення телефоном або по радіомережі та ін.

При цьому не рекомендується використовувати фразу «Присутність обов'язкова». Запрошення слід розсилати якомога раніше. Його текст має бути чітким і не викликати запитань у адресата.

2. Перемовини, дискусії як форми колективного обговорення. Мистецтво перемовин.

Форми проведення дискусії

Обговорення багатьох суспільно-політичних, морально-етичних, екологічних, культурно-освітніх, професійних проблем сучасного суспільства досягається шляхом відкритого обміну думками, широкого суспільного (або колективного) діалогу, у процесі якого виникає можливість компетентно і всебічно проаналізувати життєво важливі проблеми, висунути й аргументовано відстояти власний погляд на обговорювану проблему, яка має спірний характер, знайти шляхи і способи її вирішення або сформувати громадську думку щодо неї. Загальноприйнятим жанром проведення таких форм ділової комунікації є дискусія. Найчастіше вона функціонує як складова таких форм спілкування, як нарада, збори, конференції, але може мати і самостійне значення.

Дискусія (лат. – дослідження, розгляд, розбір) – це:

148

НазарР.М.,ГапоноваТ.М.Українськамовазапрофесійнимспрямуваннямдляспеціальності«Менеджменторганізацій»

1)спір, суперечка окремих осіб, співрозмовників;

2)широке публічне обговорення якогось суперечливого питання на зборах, у пресі

тощо.

Метою дискусії є з’ясування і зіставлення різних поглядів на ту чи іншу проблему, пошук, виявлення істинної думки, знаходження правильного рішення спірного питання. В такому спорі ретельно відбирають і аналізують докази, зважено оцінюють позиції і погляди протилежної сторони, тобто, по суті, ведеться спільний пошук істини. Звичайно, така дискусія можлива тільки між компетентними людьми, які знають певну проблему, зацікавлені в її вирішенні.

Характер дискусії визначається і соціальною значущістю проблеми, що обговорюється. Предметом спору можуть бути питання, що відбивають загальнолюдські інтереси (проблеми екології, виживання людства, збереження миру), порушуватися можуть і національні інтереси, інтереси певних соціальних прошарків суспільства, групові інтереси (людей певної професії, колективів, відомств, неформальних об’єднань) тощо.

Окрім дискусії, найпоширенішого жанрового різновиду спору, дослідники виділяють ще й інші види: диспут, полеміку, дебати, евристику.

Диспут – публічний спір на наукову чи публіцистичну, суспільно важливу тему. Полеміка – спір з метою захистити, обстояти свою думку, спростувати думку

опонента. Служить вихованню активної громадянської позиції, часто супроводжується конфронтацією, протиборством сторін, ідей.

Дебати – обмін думками на сцені з якого-небудь питання, суперечка. Евристика – спір, розрахований на перемогу будь-якою ціною.

На специфіку спору впливає кількість осіб, які беруть участь в обговоренні проблемних питань. За цією ознакою виділяються три основні групи:

– спір-монолог (людина сперечається сама з собою, це так званий внутрішній спір);

– спір-діалог (полемізують дві особи);

– спір-полілог (ведеться декількома або багатьма особами).

У свою чергу спір-полілог може бути масовим (всі присутні беруть участь у спорі) і груповим (спірні питання вирішує певна група осіб у присутності всіх учасників).

Чимало ділових зборів, нарад або вирішення окремих питань на них проводиться у формі ділової масової дискусії.

Виступ у процесі дискусії, як правило, не готується завчасно, а є спонтанною реакцією на щойно почуте від промовця, доповідача. У лаконічному виступові промовець може порушити одне-два питання або дати конкретну відповідь на поставлені йому запитання, не відходячи при цьому від теми дискусії.

Змістовний виступ передбачає:

‒виклад суті обговорюваного питання;

‒акцентування на основному;

‒висловлення свого ставлення й оцінки;

‒підкріплення своїх доказів чи думок прикладами (посиланнями на джерела). Адресувати своє звернення промовець повинен до всіх присутніх, побудувавши його

так, щоб одержана ними інформація була зрозумілою й лягла в основу їх власних роздумів і висновків. Допомагає у цьому грамотно побудована структура виступу, яка багато в чому залежить від методів викладення матеріалу (див. табл. 11).

Таблиця 11

	Основні методи викладення матеріалу
Метод	Визначення
Індуктивний	викладення матеріалу від конкретного до загального
Дедуктивний	викладення матеріалу від загального до конкретного
Метод аналогії	зіставлення різних явищ, подій, фактів
Концентричний	розташування матеріалу навколо основної проблеми
	149

НазарР.М.,ГапоноваТ.М.Українськамовазапрофесійнимспрямуваннямдляспеціальності«Менеджменторганізацій»

Ступінчастий	послідовне викладення одного питання за іншим
Історичний	викладення матеріалу в хронологічній послідовності

Основний засіб спілкування під час дискусії – діалог, який одночасно ведуть тільки двоє учасників. Дуже важливо, щоб учасники дискусії добре підготувалися, мали при собі переконливі матеріали для аргументації власної думки. Велике значення має також їхня манера мовлення, культура спілкування, щирість і відкритість у взаєминах з опонентами, повага до них і терпимість до їх позиції.

Голова дискусії регулює її хід, усі процедури, оголошує тему, питання для обговорення, представляє виступаючих, стежить за регламентом, керує обміном думок, підсумовує результати дискусії, виголошує заключне слово.

У процесі дискусії і слухачі, і учасники оцінюють ту чи іншу пропозицію, думку, зауваження. Важливо, щоб ця оцінка була об'єктивною, тобто заснованою на реальних фактах, доведених положеннях, переконливих аргументах і не містила емоційного забарвлення.

3. «Мозковий штурм» як евристична форма, що активізує креативний потенціал співрозмовників під час колективного обговорення проблеми. Технології проведення «мозкового штурму».

Найбільш поширеним та типовим є метод «мозкового штурму», який широко застосовується для генерації нових ідей унаслідок творчої співпраці групи спеціалістів. Працюючи як єдине ціле, група спеціалістів намагається «штурмом» подолати труднощі, які заважають розв'язати проблему, що досліджується. «Мозковий штурм» як метод активізації творчого мислення потребує передусім створення належної творчої атмосфери, коли навіть «найбезглуздіші», на перший погляд, ідеї розглядаються уважно і серйозно. Доцільно, щоб в обговоренні брали участь різні фахівці (бухгалтери, фінансисти, менеджери, конструктори, технологи, працівники служб збуту), причому з різним рівнем досвіду. Зрозуміло, що вони мають бути обізнані з проблемою, але детальне її знання є необов'язковим. Небажано, щоб до групи потрапляли начальники та їхні підлеглі.

У процесі мозкового штурму учасники висувають власні ідеї, розвивають ідеї своїх колег, використовують певні ідеї для розвитку інших, комбінують їх. Щоб забезпечити максимальний ефект, «мозковий штурм» треба проводити за певними правилами. Інакше він перетворюється на звичайну нараду.

Дійовий «мозковий штурм» має ґрунтуватися на суворому дотриманні розподілу в часі процесу висування ідей та процесу їх обговорення й оцінки. На першій стадії штурму забороняється критикувати висунуті ідеї та пропозиції (критичні зауваження порушують творчий процес). Завдання керівника групи полягає в активізації творчого мислення учасників засідання з тим, щоб вони висунули якнайбільшу кількість варіантів розв'язання певного завдання. На цій стадії перевага віддається кількості, а не якості висунутих ідей. На другій стадії ідеї ретельно обговорюються, економічно оцінюються та в кінцевому підсумку відбирається найліпша з них.

На стадії обговорення учасники повинні розвивати висунуті ідеї: у будь-якій з них можна знайти раціональне зерно. Значний ефект дає комбінування ідей за допомогою складання переліку всіх запропонованих варіантів виконання аналізованої функції із зазначенням переваг та недоліків кожного з варіантів. Максимальна тривалість засідання – 1,5 год. (може бути кілька засідань з одного питання).

Основний ефект «мозкового штурму» досягається внаслідок розмежування в часі висунення ідей та їх обговорення: кількість висунутих у такий спосіб ідей в одиницю часу є вдвічі більшою, ніж традиційними способами.

Однак не будь-яке завдання можна розв'язати цим методом. Він ефективний здебільшого для розв'язування не дуже складних проблем загального (особливо

150