• к руководству организации;

• к руководству структурных подразделений;

• н

  (Россия/Запад)

  епосредственно к специалистам.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Здесь могут быть информационные документы, которые готовятся по поручению руководителя, и инициативные, которые готовятся сотрудниками по инициативе. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования.

Наиболее не регламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Здесь более-менее упорядочено движение распорядительных документов, а подготовка остальных документов никакой регламентации не имеет.

Говоря о документообороте необходимо отличать такие понятия документооборота, как движение документов от объема документооборота. Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников документов, а в знаменателе – количество копий.

Учет объема документооборота осуществляет служба делопроизводства, и это позволяет определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и рассчитать численность службы делопроизводства.

Обработка входящих или поступающих документов

1. Прием и первичная обработка

Доставка документов в организацию происходит почтой, телеграфом, курьерами, с помощью факсимильной связи и компьютерной сетью.

Задача службы делопроизводства – организовать учет поступающих документов из всех этих источников.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов, они следующие:

1. Проверяется правильность доставки.

2. Проверяется целостность упаковки, конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений.

3. Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда в письме нет обратного адреса либо важно сохранить штемпель с датой письма. Письма с пометкой «лично», «конфиденциально» не вскрываются.

4. Экспедиция либо человек, отвечающий за приемку, ведет учет всех поступивших документов и ставит штамп о поступлении.

5. Процесс первичной обработки заканчивается раскладыванием документов на 3 группы.

2. Передача документов на рассмотрение руководителю

Документы, адресованные руководству, предварительно рассматривают с целью выделения из них нерегистрируемых (приглашения, копии, информация для сведения и т.д.) и регистрируются остальные. Зарегистрированный документ в этот же день должен быть передан на рассмотрение руководству.

3. Рассмотрение документа руководителем

Рассмотрение документа руководителем заканчивается нанесением резолюции. Именно она задает дальнейшее движение документа. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

Приказы и распоряжения вышестоящих органов, сводки, информационные письма и другие документы, не требующие ответа, передаются специалистам с пометкой «включить в план» либо «принять к сведению». Эти документы под расписку доводятся до специалистов и описываются в дела.

На документах, требующих ответа, руководитель в резолюции помечает что, кому и к какому сроку выполнить, и они попадают на следующий этап обработки.