3. Этап - унификация форм документов

Этот этап предполагает три процедуры:

1. Определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов.

2. Установление последовательности расположения реквизитов на носителе информации и правила их оформления.

3. Унификация текстов документа.

Унифицированная форма документа – это унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенным порядке на носителях информации.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, которая наиболее точно передает содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций и действий.

Унификация текстов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Чтобы выполнить эту работу, берется группа документов, сопровождающих идентичные похожие управленческие ситуации. Постоянной будет информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых вот в этих идентичных управленческих ситуациях.

Переменная информация это как раз такая информация, которая позволяет отличить повторяющие управленческие ситуации одну от другой.

После этого постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную повторяющуюся часть текста.

Для записи переменной новой информации в унифицированной форме должно быть предусмотрено свободное место.

Унифицированный текст документа в унифицированной форме может быть представлен в виде:

• трафарета;

• анкеты;

• таблицы.

Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в этом тексте.

Текст-трафарет

Текст-трафарет – это форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы.

Пробелы предназначены для внесения переменной информации характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, т.е. это грамматически связанный текст, построенный по нормам деловой письменной речи.

Представление унифицированного текста в виде трафарета выбирается в том случае, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. К таким документам относятся:

• приказы;

• распоряжения;

• протоколы;

• акты;

• докладные записки и так далее.

Текст-трафарет может содержать подсказки в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы.

Пример: текст-трафарет для представления

Наименование Руководителю организации

структурного Инициалы, фамилия

подразделения

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

_______ № _______

Прошу Вас назначить на должность ____________________________________

(наименование должности с указанием

________________________________________________________________________

структурного подразделения)

________________________________________________________________________

(Фамилия, Имя, Отчество)

с окладом согласно штатному расписанию.

_______________________ года рождения, образование ________________ ,

(Инициалы, фамилия)

в 19 году окончил(а) _________________________________________________

(наименование учебного заведения)

по специальности ______________________________________________________

Имеет большой опыт работы в области ________________________________

Продолжительное время занимался (-ась) ______________________________

Руководитель подразделения Подпись И.О. Фамилия

АНКЕТА

Анкета – это форма представления текста, в которой дается характеристика одного объекта по определенным признакам.

Постоянной информацией в анкете является обобщенное наименование признаков, по которым дается описание объекта. Переменной информацией являются конкретные характеристики признаков. Анкеты строятся по принципу: вопрос–ответ. В тексте анкеты постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом в котором является существительное в именительном падеже. Переменная информация может записываться также словосочетанием с существительным в именительном падеже, глаголом, числительным или словами Да/Нет.

Пример УФД, представленный в виде отчета для работы управляющего предприятия-должника.