- •Курс лекций по дисциплине «Организация и технология доу»
- •Содержание:
- •Нормативная база современного делопроизводства
- •История развития государственного делопроизводства
- •Организация служб по доу
- •Формы и структуры службы доу Службы доу рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций.
- •Особенности служб доу
- •Функции подразделений службы делопроизводства
- •Отдел рационализации делопроизводства
- •Подразделение по учету и регистрации документов
- •Группа контроля
- •Машинописное бюро или центр подготовки документов
- •Копировально-множительное бюро
- •Взаимодействие службы доу со структурными подразделениями организации:
- •Положение о службе доу
- •Общие положения
- •Функции
- •Ответственность
- •Взаимоотношения
- •Организационные формы работы с документами
- •Должностной и численный состав службы делопроизводства
- •Руководители.
- •Специалисты
- •Технические специалисты
- •Нормативная регламентация службы доу
- •Разработка Инструкции по делопроизводству
- •Требования к оформлению документов
- •Табель форм документов
- •Условия труда работников службы доу
- •Организация документооборота
- •(Россия/Запад)
- •Обработка входящих или поступающих документов
- •Прием и первичная обработка
- •Передача документов на рассмотрение руководителю
- •Рассмотрение документа руководителем
- •Исполнение
- •Подшивка в дело
- •Обработка исходящих или отправляемых документов
- •Автоматизированная система регистрации
- •Организация информационно справочной работы
- •Контроль за исполнением документов
- •Работа с письмами и обращениями граждан
- •Совершенствование работы с документами организации
- •Методика разработки табеля форм документов
- •Этап - сбор и анализ материала
- •2 Этап - выбор формы табеля
- •Этап - формирование структуры табеля
- •Этап - составление табеля
- •Разработка альбомов форм документов, применяемых в организации
- •Этап - унификация форм документов
- •Текст-трафарет
- •Наименование организации
- •I. Общие сведения
- •Налогоплательщик
- •Этап - формирование альбома и инструкции
- •Разработка номенклатуры дел
- •Особенности примерной номенклатуры:
- •1. Название раздела
- •Согласование номенклатуры дел
- •Формирование дел
- •Хранение дел
- •Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря
Нормативная регламентация службы доу
Состав, функции и задачи службы ДОУ закрепляются в ряде внутренних нормативных документов (Положение о службе ДОУ, структуре, штатной численности, штатном расписании и приказах о распределении обязанностей). Значительную роль в регламентации деятельности службы ДОУ играет и устав организации.
Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства в организации, потому что направление деятельности организации, порядок утверждения структуры и штатов руководства влияют на изначальную организационную основу документооборота. В уставе определяется фактически реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управления.
Важнейшую роль в организации делопроизводства и в создании документооборота играют положения о структурных подразделениях. Положения о любом структурном подразделении разрабатываются его руководителем, оформляются на общем бланке организации, согласовываются с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в положении закреплены взаимосвязи и утверждаются верхним руководителем. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении подразделения, при внедрении новых форм, технологий, методов.
Основным организационным документом, регламентирующим разграничения обязанностей и прав между сотрудниками подразделения, является должностная инструкция. Для разработки должностной инструкции первым источником является квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, типовые должностные инструкции, положения о структурном подразделении.
Разработка Инструкции по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами, правила, приемы, процессы создания документов, узловые организационные моменты.
Основными разделами инструкций по делопроизводству в настоящий момент общепринятыми являются:
-
Общее положение
-
Подготовка служебных документов
-
Общие требования
-
Фирменные бланки
-
Требования к оформлению реквизитов
-
Оформление отдельных видов документов: приказ, распоряжение, протокол…
-
Порядок согласования документов
-
Порядок удостоверения документов
-
Изготовление документов с помощью компьютерной техники
-
Организация документооборота
7.1 Прием, обработка и прохождение поступающих документов
7.2 Регистрация и учет документов
7.3 Организация справочной работы
7.4 Организация работы с отправленными работами
-
Контроль исполнения документов
-
Работа исполнителей с документами
-
Организация хранения документов
10.1 составление и ведение номенклатуры дел
10.2 порядок хранения документов
10.3 формирование дел
10.4 оформление дел
10.5 оперативное хранение дел
10.6 передача дел на архивное хранение
-
Ксерокопирование и тиражирование документов
-
Хранение, учет и использование бланков печатей и штампов
-
Использование факсимильной связи
Чтобы грамотно разработать разделы 2.2 и 2.3 инструкцию по делопроизводству необходимо знать установленные правила оформления 30 реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003) и адаптировать их в конкретной организации.