- •Курс лекций по дисциплине «Организация и технология доу»
- •Содержание:
- •Нормативная база современного делопроизводства
- •История развития государственного делопроизводства
- •Организация служб по доу
- •Формы и структуры службы доу Службы доу рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций.
- •Особенности служб доу
- •Функции подразделений службы делопроизводства
- •Отдел рационализации делопроизводства
- •Подразделение по учету и регистрации документов
- •Группа контроля
- •Машинописное бюро или центр подготовки документов
- •Копировально-множительное бюро
- •Взаимодействие службы доу со структурными подразделениями организации:
- •Положение о службе доу
- •Общие положения
- •Функции
- •Ответственность
- •Взаимоотношения
- •Организационные формы работы с документами
- •Должностной и численный состав службы делопроизводства
- •Руководители.
- •Специалисты
- •Технические специалисты
- •Нормативная регламентация службы доу
- •Разработка Инструкции по делопроизводству
- •Требования к оформлению документов
- •Табель форм документов
- •Условия труда работников службы доу
- •Организация документооборота
- •(Россия/Запад)
- •Обработка входящих или поступающих документов
- •Прием и первичная обработка
- •Передача документов на рассмотрение руководителю
- •Рассмотрение документа руководителем
- •Исполнение
- •Подшивка в дело
- •Обработка исходящих или отправляемых документов
- •Автоматизированная система регистрации
- •Организация информационно справочной работы
- •Контроль за исполнением документов
- •Работа с письмами и обращениями граждан
- •Совершенствование работы с документами организации
- •Методика разработки табеля форм документов
- •Этап - сбор и анализ материала
- •2 Этап - выбор формы табеля
- •Этап - формирование структуры табеля
- •Этап - составление табеля
- •Разработка альбомов форм документов, применяемых в организации
- •Этап - унификация форм документов
- •Текст-трафарет
- •Наименование организации
- •I. Общие сведения
- •Налогоплательщик
- •Этап - формирование альбома и инструкции
- •Разработка номенклатуры дел
- •Особенности примерной номенклатуры:
- •1. Название раздела
- •Согласование номенклатуры дел
- •Формирование дел
- •Хранение дел
- •Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря
-
Этап - формирование альбома и инструкции
Для обеспечения правильного применения унифицированных форм документа, включенных в альбом, целесообразно разработать соответствующую инструкцию.
Альбом утверждается руководителем организации и является обязательным для ее работников.
Все изменения в формах документов должны вноситься централизованно разработчиком альбома или работником, отвечающим за его использование.
Все изменения (включение форм, исключение форм) оформляются приказом руководителя.
Разработка номенклатуры дел
Важнейшей составной частью ДОУ является грамотная систематизация документа. Основу систематизации составляет группировка документов в дела. От того, как группируются и хранятся документы, зависит возможность их оперативного поиска и использование в информационно-справочном обслуживании руководства и ведущих специалистов предприятия. Группировка документов в дела должна осуществляться с помощью номенклатуры.
Номенклатура – это систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.
Чем руководствуются при разработке номенклатуры:
-
ГС ДОУ 1991 года;
-
Основные правила работы ведомственных архивов 1986года;
-
Основные правила работы архивов организации 2002года;
-
ГОСТ Р6.30–2003;
-
Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти 2001года.
В любой организации, независимо от ее формы собственности, необходимо иметь номенклатуру дел, которая представляет собой план группировки документов в дела, в процессе текущего хранения документа.
Этот план предусматривает:
-
какие должны быть заведены дела для текущего хранения;
-
сколько всего будет заведено дел;
-
какие документы будут помещены в каждое дело.
Номенклатура представляет собой классификационный справочник, который используется в дальнейшем при построении информационно-поисковой системы организации. Систематизация документов с помощью номенклатуры повышает профессионализм службы ДОУ.
Цель создания номенклатуры дел заключается:
-
В обоснованном распределении документов в дела
-
В формировании дел
-
В обеспечении поиска документов и учете дел
-
В предварительном определении сроков хранения документов.
В номенклатуру дел включаются все документы предприятия, включая все картотеки и журналы регистрации. Не включаются: научно-технические документы и печатные издания.
Приступая к составлению номенклатуры необходимо отметить, что на выбор наименований ее разделов влияет наличие или отсутствие структурных подразделений в организации.
Номенклатура дел бывает трех видов:
-
типовая
-
примерная
-
конкретная
ТИПОВАЯ НОМЕНКЛАТУРА предназначена для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает для однородных организаций типовой состав дел и их единую индексацию. Назначение типовой номенклатуры – она является нормативным документом.
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА составляется для организаций однородных по характеру деятельности, но различающихся по структуре. В ней устанавливается примерный состав дел с указанием индексации. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.
Независимо от того, есть типовая или примерная номенклатура, каждая организация должна иметь свою конкретную номенклатуру.
КОНКРЕТНАЯ НОМЕНКЛАТУРА (сводная) - это систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве одной конкретной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году в соответствии с функциями и задачами, выполняемыми организацией в указанное время.