3. Отдел рационализации делопроизводства

Типовые функции:

1. Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии ДОУ.

2. Разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства.

3. Разработка сборников типовых трафаретных текстов.

4. Разработка классификационных справочников (номенклатура, перечень).

5. Организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы ДОУ и специалистов аппарата управления.

4. Экспедиция – это специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

Типовые функции:

1. Прием поступающих документов, их сортировка и распределение по структурным подразделениям.

2. Доставка документов в структурное подразделение.

3. Обработка, упаковка и отправка отправляемых документов.

4. Количественный учет поступающих и отправляемых документов.

5. Подразделение по учету и регистрации документов

Типовые функции:

1. Регистрация, входящих, исходящих и внутренних документов.

2. Формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов.

6. Группа контроля

Типовые функции:

1. Контроль за сроком исполнения документов.

2. Контроль за сроками исполнения устных поручений руководителя.

3. Анализ исполнительной дисциплины.

4. Информирование руководства и ходе выполнения поручения.

7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращения населения)

Типовые функции:

1. Прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан.

2. Подготовка обращений к рассмотрению руководством.

3. Контроль за сроками подготовки ответных документов.

4. Извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений.

5. Формирование и хранение дел с документами по обращению.

6. Анализ и обобщение результатов.

7. Организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

8. Машинописное бюро или центр подготовки документов

Типовые функции:

1. Перепечатка документов с черновиков.

2. Считка и правка текстов документов.

3. Учет выполняемой работы.

9. Копировально-множительное бюро

Типовые функции:

1. Копирование текстов документов.

2. Тиражирование текстов документов.

3. Подготовка рекламной продукции, буклетов брошюр.

10. Архив

Типовые функции:

1. Прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел.

2. Оказание методической помощи структурным подразделениям.

3. Учет, систематизация, хранение и организация исполнения документов.

4. Контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях.

5. Подготовка дел к передаче на государственное хранение.

В настоящее время в большинстве организаций происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией, поэтому появляются новые функции у службы:

• Внедрение автоматизированных технологий.

• Контроль за их эксплуатацией.

• Проверка качества документационного обеспечения.

• Планирование информационных потребностей.

• Нормирование труда.

• Управление кадрами самой делопроизводственной службы.

В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например, инспектор, помощник руководителя или секретарь. Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной и численный состав, как уже упоминалось, устанавливается вышестоящими организациями в государственных организациях, а в негосударственных – их руководством.

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность службы ДОУ устанавливается в положении об этой службе. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением ее наименования. Основная цель службы ДОУ – осуществить в полной мере все действия по документному обеспечению деятельности организации, а именно руководство, координацию, реализацию.