- •Курс лекций по дисциплине «Организация и технология доу»
- •Содержание:
- •Нормативная база современного делопроизводства
- •История развития государственного делопроизводства
- •Организация служб по доу
- •Формы и структуры службы доу Службы доу рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций.
- •Особенности служб доу
- •Функции подразделений службы делопроизводства
- •Отдел рационализации делопроизводства
- •Подразделение по учету и регистрации документов
- •Группа контроля
- •Машинописное бюро или центр подготовки документов
- •Копировально-множительное бюро
- •Взаимодействие службы доу со структурными подразделениями организации:
- •Положение о службе доу
- •Общие положения
- •Функции
- •Ответственность
- •Взаимоотношения
- •Организационные формы работы с документами
- •Должностной и численный состав службы делопроизводства
- •Руководители.
- •Специалисты
- •Технические специалисты
- •Нормативная регламентация службы доу
- •Разработка Инструкции по делопроизводству
- •Требования к оформлению документов
- •Табель форм документов
- •Условия труда работников службы доу
- •Организация документооборота
- •(Россия/Запад)
- •Обработка входящих или поступающих документов
- •Прием и первичная обработка
- •Передача документов на рассмотрение руководителю
- •Рассмотрение документа руководителем
- •Исполнение
- •Подшивка в дело
- •Обработка исходящих или отправляемых документов
- •Автоматизированная система регистрации
- •Организация информационно справочной работы
- •Контроль за исполнением документов
- •Работа с письмами и обращениями граждан
- •Совершенствование работы с документами организации
- •Методика разработки табеля форм документов
- •Этап - сбор и анализ материала
- •2 Этап - выбор формы табеля
- •Этап - формирование структуры табеля
- •Этап - составление табеля
- •Разработка альбомов форм документов, применяемых в организации
- •Этап - унификация форм документов
- •Текст-трафарет
- •Наименование организации
- •I. Общие сведения
- •Налогоплательщик
- •Этап - формирование альбома и инструкции
- •Разработка номенклатуры дел
- •Особенности примерной номенклатуры:
- •1. Название раздела
- •Согласование номенклатуры дел
- •Формирование дел
- •Хранение дел
- •Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря
Должностной и численный состав службы делопроизводства
Впервые наименование должностей работников, занятых в службе ДОУ были официально закреплены в 1967 году общегосударственным нормативным документом, который называется единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является «Общероссийский классификатор профессии рабочих должностей руководителей, специалистов и служащих» (1995 год). Эти же наименования должностей включены в «Квалификационный справочник должностей руководителей специалистов и других служащих» (издан Министерством труда России в 1998 году). Согласно этим нормативным документам все работники службы ДОУ делятся на 3 категории:
-
руководители.
-
специалисты.
-
технические исполнители.
-
Руководители.
Категория включает:
-
заведующий службы ДОУ (управляющий делами, зав. канцелярией, зав. общим отделом);
-
заведующий протокольным отделом;
-
начальник секретариата;
-
заведующий архивом;
-
начальник центра подготовки документов и начальник копировального бюро.
Основная функция всех руководителей – планирование и распределение работ, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.
-
Специалисты
Категория включает:
-
документовед;
-
помощник руководителя;
-
референт;
-
редактор;
-
архивист;
-
инспектор;
-
секретарь руководителя;
-
секретарь коллегии;
-
корректор.
Функции всех специалистов связаны с выполнением как технических, так и оперативных задач. Им также поручаются творческие операции по анализу и обобщению информации.
В организации разрешается устанавливать должность старшего специалиста. Причем соотношение между старшим специалистом и специалистом 1:2.
-
Технические специалисты
Категория включает:
-
экспедитор;
-
делопроизводитель;
-
машинистки и стенографистки;
-
технические секретари;
-
курьеры;
-
операторы организационной и вычислительной техники.
Обязанности технических специалистов сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.
Известны 2 методики расчета численности работников службы ДОУ:
-
Первая построена на учете документов в документообороте
Численность=0,00016*Д0,98*р0,1
где
Д - объем документооборота в организации;
Р – численность работников в аппарате управления.
-
Вторая методика предусматривает расчет численности службы ДОУ по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. В межотраслевых документах разработаны нормативы на регистрацию, контроль, составление номенклатуры дел, на стенографические, копировальные и машинописные работы.
Численность=
В числителе сумма трудоемкостей Тн. и Тн.н.
Тн. – трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1. Этот коэффициент учитывает затраты времени на личные нужды и обслуживание рабочего места.
Тн.н. – трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами. Она рассчитывается экспертным путем и равна 114,2 человек часов.
Фп.в. – годовой фонд рабочего времени. Он обычно равен 1910 часам.
Согласно одной из разработок НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работников в данном учреждении должна составлять:
-
для министерств и ведомств – 12-15%;
-
для промышленных предприятий – 0,5%.