Особенности примерной номенклатуры:

1. По одному заголовку дел примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько заголовков дел в конкретной организации, что выбирается по усмотрению организации.

2. Заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, указанные в примерной номенклатуре, могут быть объединены и включены в конкретную номенклатуру дел в организации под одним заголовком.

Независимо от наличия типовой или конкретной номенклатуры, каждая организация обязана иметь свою конкретную номенклатуру.

Когда есть типовая или примерная номенклатура, то они являются хорошей основой для составления конкретной номенклатуры.

В конкретную номенклатуру переносятся заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Причем, заголовок может быть перенесен один к одному, а может быть конкретизирован с учетом специфики организации. Сроки же хранения переносятся один к одному без изменений.

Вся ответственность и вся работа по составлению и оформлению номенклатуры дел возлагается на службу ДОУ.

При составлении номенклатуры дел необходимо использовать:

• Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства;

• Организационные документы, отражающие функции, структуру организации (например: устав, положение о персонале, штатное расписание);

• Номенклатура дел за предыдущие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения документов, журнал регистрации и справочные картотеки;

• Официальные документы организации.

Приступая к составлению номенклатуры необходимо помнить о наличии ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, а так же о перечнях документов, подлежащих к приему на государственное хранение.

Номенклатура дел организации обязательно проходит процедуру согласования. Для того чтобы номенклатура дел включала все дела, в которых будут группироваться документы, необходимо обратиться в структурные подразделения для уточнения состава дел.

При составлении номенклатуры важно определить последовательность заголовков дел, поэтому рекомендуется писать их на карточках, которые затем можно расположить в любой последовательности.

Если документы не окончены делопроизводством текущего года или дела продолжаются более одного года - переходящие дела - их следует вносить в номенклатуру дел каждого года до тех пор, пока вопрос не будет решен окончательно.

Номенклатура дел визируется заведующим архивом организации. Она одобряется экспертной комиссией организации и центральной экспертной комиссией.

Номенклатура дел обычно составляется в четвертом квартале текущего года на следующий календарный год.

Схема прохождения номенклатуры дел:

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет.

Ежегодно в последнем квартале она уточняется и перепечатывается, если нужно, по установленной форме в нужном количестве экземпляров с учетом отдельных изменений, если они были, и вводится в действия с первого января нового года.

Первый экземпляр помещается в дело. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий служит в качестве учетного документа в ведомственном архиве. Четвертый после согласования останется в соответствующем архивном учреждении. Пятый – целиком или в виде выписок может передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения.

Утвержденный экземпляр номенклатуры является документом постоянного характера и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела.

Пример оформления титульного листа номенклатуры дел:

Наименование УТВЕРЖДАЮ

Организации Наименование должности

руководителя организации

Подпись И.О. Фамилия

Дата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

________ № __________

______________________

(место составления)

на _______________ год

Сама номенклатура дел составляется по форме в виде таблички