Тема 11. Учет труда и его оплаты

11.1. Учет личного состава организации. Первичные документы по учету численности и движения персонала

В крупных и средних организациях разработкой и расчетом всех необходимых показателей в области труда и заработной платы, в том числе количеством и составом работающих, занимается отдел кад­ров. В основе трудовых взаимоотношений лежит трудовой договор (контракт), который заключается в письменной форме. При заключе­нии трудового договора взаимоотношения сторон регулируются Трудо­вым кодексом РФ (утвержден Федеральным законом от 30.12.01 № 197-ФЗ), а также при заключении договора гражданско-правового харак­тера (подряда, поручения) – Гражданским кодексом РФ.

При оформлении на работу гражданин должен предъявить: документы, удостоверяющие личность, трудовую книжку, военный билет, страховое свидетельство, в случае отсутствия такового – заполнить анкету застрахованного лица, свидетельство пенсионного фонда, а также идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) в соответствии с нормами НК РФ. Трудовой договор (контракт) заклю­чается по результатам собеседования. Гражданин подает заявление о приеме на работу с указанием должности и даты начала работы.

Бухгалтерия организации должна иметь документальное подтвержде­ние того, кто и на каких основаниях работает на предприя­тии. В состав документов по кадровому составу входят:

• документы о движении по службе – приказы (распоряжения) по прие­му, увольнению, переводу, совмещению и замещению должности;

• документы, обосновывающие необходимость отрыва от основной работы – приказы (распоряжения) по предоставлению отпуска работникам, о направлении работника в командировку, на учебу с отрывом от производства, на военные сборы и т.д.;

• документы о различных выплатах работнику помимо заработной пла­ты, а именно, о компенсациях, премиях, пособиях, вознагражде­ниях.

Большинство этих документов имеют унифицированную фор­му, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) о приеме на работу (ф. № Т-1). На его основании заполняются: личная карточка работника (ф. № Т-2), трудовая книжка работника, лицевой счет (ф. № Т-54 или Т-54а). В лицевой счет заносятся справочные дан­ные и записи о всех видах начислений и удержаний из заработной пла­ты на основании первичных документов по учету выработки и выпол­ненных работ, отработанного времени и документов на различные виды оплат.

На основании данных лицевого счета заполняют расчетную ведомость (ф. № Т-51). Лицевой счет открывают сроком на один год. В конце года лицевые счета переплетают и сдают в архив, где они должны храниться 75 лет. Это связано с тем, что показатели лицевого счета используют для расчета среднего заработка, в том числе при оформлении пенсий и пособий. На малых предприятиях, где для выда­чи заработной платы всем категориям работников применяется расчет­но-платежная ведомость (ф. № Т-49), лицевые счета можно не вести.

При увольнении работник должен получить справку из бухгалте­рии о суммах начисленного дохода и удержанного налога на доходы физи­ческих лиц за все отработанное время с начала года по день уволь­нения. Увольнение работника оформляется приказом (распоряжением) о пре­кра­щении действия трудового договора (контракта) с работни­ком (ф. № Т-8).

Большое значение для организации имеет формирование и учет состава и численности ее работников. По сроку использования в орга­ни­зации персонал можно подразделить на следующие группы: постоян­ный – работники, поступившие на работу без указания срока, сезонный – ра­ботники, поступившие на работу на период сезонных работ, вре­мен­ный – работники, поступившие на определенный срок, но не выше двух меся­цев.

При заполнении форм статистической отчетности и расчете ряда налогов используют понятия «списочная численность» и «средне­списочная численность» работников. Их расчет осуществляют в соот­ветствии с Порядком заполнения и представления формы федерального государственного статистического наблюдения № 1-т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности», утвержденным постановлением Росстата от 18.10.2004г. № 49.

Списочная численность – это количество работников, зарегис­три­рованных на каждую отдельную дату (поэтому постоянно меняю­ще­еся). В списочную численность работников включаются наемные ра­бот­ники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоян­ную, вре­менную или сезонную работу один день и более, работав­шие собст­вен­ники организаций, получавшие заработную плату в данной организа­ции.

Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определен­ную дату, например на последнее число отчетного периода. Среднесписоч­ная численность работников определяется за месяц, квартал, год. Она рассчитывается путем суммирования списочного состава работников за все дни месяца, включая выходные и празднич­ные дни, и деления показателя на число календарных дней месяца. При этом списочная численность в выходные и праздничные дни берется по предшествующему рабочему дню. Среднесписочная численность за квартал и год рассчитывается как сумма среднесписочных значений за этот период, деленная на соответствующее число месяцев.

Не включаются в списочную численность работники: принятые на работу по совместительству из других организаций (учет внешних совместителей ведется отдельно); выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера и др. в соответствии с п.10 Порядка. Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором или переведенные с письменного согласия работника на работу на неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному рабочему времени.