6.4. Фильтрация данных в списке
Под фильтрацией понимается просмотр и отбор записей в базе данных (списке), отвечающих определенным условиям. Причем результаты фильтрации можно копировать, перемещать, распечатывать. MS Excel дает две возможности фильтрации – с применением команд Автофильтр и Расширенный фильтр. Автофильтр можно использовать лишь в том случае, если условия отбора определяются только по одному полю и их не более двух. Расширенный фильтр предлагает более широкий спектр возможностей – выбор по условиям, определяемым для нескольких полей, по множественным и вычисляемым условиям.
Для работы выберем команду ДанныеФильтрАвтофильтр. Ее выполнение влечет за собой появление кнопок раскрывающихся списков в строке заголовков полей. Раскрыв список в любом поле, можно получить набор всех значений, встречающихся в данном столбце, и ряд команд. В базе данных в поле «Должность» раскрывающийся список содержит следующую информацию: ассистент, преподаватель, доцент, профессор, а также команды Все, Первые 10…. Условие. Для выбранной информации о профессорах щелчком мыши выберите данную должность в списке. В результате на экран выводится только часть записей, все остальные данные являются временно скрытыми. Вернуть их можно с помощью команды Все.
Далее команда, условно названная Первые 10…, служит для отбора некоторого количества наибольших и наименьших значений. На экране появится окно Наложение условия по списку. Данная команда доступна только для числовых полей. Наибольший интерес представляет фильтрация на основе пользовательских критериев. Такую возможность обеспечивает команда Условие… Произведем фильтрацию данных по полю «Стаж работы». В раскрывающемся списке данного поля выполним команду Условие…, а далее в окне диалога Пользовательский автофильтр зададим одно или два условия фильтрации по данному столбцу. Например, выбор записей, где стаж работы – от 10 до 20 лет, условия должны выглядеть, как представлено на рис. 12.
Внимание! После каждой операции фильтрации выполнять команду Все раскрывающегося списка, иначе каждый следующий выбор будет делаться из тех записей, которые были выбраны на предыдущем шаге.
Рис. 12. Использование фильтра для отбора записей
6.5. Фильтрация данных в базе данных (списке)
Для расширения более сложных задач фильтрации используется средство Расширенный фильтр. Пользоваться им немного сложнее. Чем командой Автофильтр, поскольку необходимо предварительно сформировать диапазон условий фильтрации. Построим диапазон условий:
Добавьте пять пустых строк перед базой данных, для чего выделите пять строк таблицы и воспользуйтесь командой ВставкаСтроки.
Скопируйте в первую строку заголовки полей.
В пустые строки введите условия отбора в виде неравенств, перечислений или неравенств с формулами. Используйте условия рис. 13.
Далее установите курсор в любую ячейку списка и выполните команду ДанныеФильтрРасширенный фильтр. Область Обработка предназначена для определения места обработки списка: выберите переключатель скопировать результат в другое место, если не хотите испортить список отфильтрованными записями. В поле Исходный диапазон делаем ссылку на диапазон, содержащий список для фильтрации. Здесь обычно автоматически указывается область всей базы данных, в нашем случае $A$6:$I$18. Далее щелкните мышью в поле Область условий и укажите диапазон условий $A$1:$I$4, сформированный на рабочем листе. Проще всего это сделать, выделив нужную область при помощи мыши. Следующим шагом будет переход в поле Поместить результат в диапазон, тоже щелкнув в нем мышью, и ввод ссылку на ячейку, начиная с которой следует выводить отфильтрованные записи, например $A$20. Результат фильтрации увидите на экране.
Рис. 13. Фильтрация данных в базе данных