- •Белорусский институт правоведения
- •А.И.Бородина, л.И. Крошинская, о.Л.Сапун
- •Тематический план
- •Вопросы для самоконтроля
- •2. Интерфейс табличного процессора
- •Вопросы для самоконтроля
- •3. Технология создания рабочей электронной таблицы
- •3.1. Ввод, редактирование и форматирование данных
- •3.2. Форматирование содержимого ячеек
- •3.3. Форматирование строк и столбцов
- •3.4. Форматирование ячеек (областей) рабочего листа
- •3.5. Сохранение таблицы на диске
- •Вопросы для самоконтроля
- •4. Технология вычислений в электронных таблицах
- •4.1. Редактирование формул
- •Порядок выполнения операторов
- •4.2. Ссылки абсолютные и относительные
- •4.3. Копирование содержимого ячеек
- •Автоматизация ввода
- •4.5. Стандартные функции
- •4.6. Средства контроля
- •Стандартные сообщения программы об ошибках
- •4.7. Подготовка рабочей книги к печати
- •Вопросы для самоконтроля
- •5. Технология построения диаграмм
- •Вопросы для самопроверки
- •6. Специальные средства обработки данных
- •6.1. База данных
- •6.2. Создание списков с вычисляемыми полями
- •6.3 Выборки данных по группе критериев
- •6.4. Фильтрация данных в списке
- •6.5. Фильтрация данных в базе данных (списке)
- •6.6. Сортировка базы данных (списка)
- •6.7. Вычисление промежуточных итогов
- •6.8. Консолидация данных
- •6.9. Макросы
- •Вопросы для самоконтроля
- •Литература
- •Глоссарий
- •Тренинг умений Первое умение. Проектирование, форматирование и редактирование таблиц
- •Ведомость продажи товаров в марте 200_ года
- •Рекомендации по выполнению
- •Рекомендации по выполнению
- •Пояснение. Это можно сделать, воспользовавшись командой Формат Ячейки… вкладка Граница и установив необходимый тип, толщину и цвет линии.
- •Задание для самостоятельной работы
- •Второе умение. Проектирование диаграмм по готовой таблице
- •Ведомость реализации продукции по предприятию за ______ месяц 200_ г.
- •Рекомендации по выполнению
- •Рекомендации по выполнению
- •Задание для самостоятельной работы
- •Выпуск продукции по месяцам 200_ года
- •Третье умение. Проектирование связанных таблиц
- •Производство изделий в 1-м квартале
- •Рекомендации по выполнению
- •Рекомендации по выполнению
- •Производство изделий по кварталам
- •Рекомендации по выполнению
- •Задание для самостоятельной работы
- •Четвертое умение. Работа с таблицей как с базой данных: создание, добавление, сортировка данных, фильтрация данных, получение итогов
- •Данные о клиентах брачного агентства
- •Пятое умение. Фильтрация данных
- •Рекомендации по выполнению
- •Пояснение. Для восстановления списка используйте команду ДанныеФильтрАвтофильтр.
- •Рекомендации по выполнению
- •Задание 3. Используя расширенный фильтр, вывести на экран данные:
- •О женщинах с высшим образованием, имеющих квартиру. Результат поместить на лист под именем Расшир1;
- •Рекомендации по выполнению
- •Рекомендации по выполнению
- •Шестое умение. Консолидация данных, сводные таблицы
- •Отчет о продажах строительных материалов
- •Рекомендации по выполнению
- •Рекомендации к выполнению
- •Задание для самостоятельной работы
- •Рекомендации по выполнению
- •Рекомендации по выполнению
- •Рекомендации по выполнению
- •Задание для самостоятельной работы
- •Зачетно-экзаменационная ведомость
- •Содержание
- •1. Назначение и классификация табличных процессоров 4
- •3. Технология создания рабочей электронной таблицы 11
- •5. Технология построения диаграмм 32
- •6. Специальные средства обработки данных 35
- •Основы информатики и вычислительной техники
6.6. Сортировка базы данных (списка)
Под сортировкой понимается процесс упорядочения записей в базе данных (списке) в соответствии с требованиями определенной задачи. Сортировку можно производить по одному или нескольким полям (двум или трем), причем если поле содержит разнородную информацию, то сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки, а по убыванию соответственно, обратный порядок. При сортировке текстовых полей порядок по возрастанию означает алфавитный порядок, т.е. от А до Я, для числовых – от минимального к максимальному, для дат – от более ранней к более поздней. Отсортируем записи списка в порядке возрастания стажа работы. В окне диалога Сортировка диапазона команды Данные/Сортировка можно изменить параметры сортировки. Например, Учитывать регистр для различия строчных и прописных букв: изменить направление сортировки, т.е. сортировать строки диапазона (записи) или столбцы диапазона (поля); определить пользовательский порядок сортировки в поле Сортировка по первому ключу.
6.7. Вычисление промежуточных итогов
Для сотрудников, занимающих одинаковую должность, подсчитаем средний стаж работы. Для этого используем команду ДанныеИтоги. Однако предварительно в списке должны быть выделены группы сотрудников с одинаковой должностью, что достигается в процессе сортировки по полю «Должность». В окне диалога Промежуточные итоги (рис. 15) из списка При каждом изменении в выбирается поле «Должность», которое содержит группы; из списка Операция – функция Среднее; в поле Добавить итоги по – поле «Стаж работы», по которому и требуется вычислить итоги. Флажок Конец страницы между группами автоматически вставляет конец страницы после каждой группы данных. Флажок Итоги под данными разместит строки итогов под соответствующими данными, а строку полных итогов – последней строкой в таблице.
Рис. 14. Вычисление промежуточных итогов
Если установлен флажок Заменить текущие итоги, то все итоги в списке заменяются новыми, в противном случае текущие итоги сохраняются, и к ним добавляются новые. Однако это имеет значение лишь тогда, когда процедура подведения итогов в списке реализуется не в первый раз. Для избавления от созданных итогов выполните команду ДанныеИтоги и щелкните по кнопке Убрать все в окне диалога.
6.8. Консолидация данных
Процедура консолидации позволяет сводить вместе однотипные данные из одной или нескольких областей-источников, расположенных в различных файлах или в различных областях одного файла.
При консолидации данных предварительно необходимо определиться, где будет располагаться область назначения консолидируемой информации, т.е. куда поместить результирующую таблицу.
П ри консолидации данных из табл. 1 и 2 на рис. 15 определим область назначения на том же рабочем листе.
Рис. 15. Консолидация данных
Проделайте следующие операции:
поместите курсор в ячейку А30, начиная с которой будет выведена консолидированная информация;
выполните команду меню ДанныеКонсолидация;
в окне диалога Консолидация в раскрывающемся списке Функция укажите функцию Сумма для использования при консолидировании данных;
переместите курсор в поле Ссылка и последовательно сделайте ссылку на табл. 1 и табл. 2, т. е. на области-источники. Ссылку на нужную область проще всего сделать, выделив ее на рабочем листе при помощи мыши. Так как ссылки надо делать на несколько областей-источников, то после указания области табл. 1 обязательно щелкните по кнопке Добавить для перемещения ссылки в поле Список диапазонов, и только после этого укажите область табл. 2;
область Использовать в качестве имен предназначается для указания, использовать или нет метки из первой строки (флажок подписи верхней строки) и из первого столбца (флажок значения левого столбца) облатей-источников;
незадействованным остался только флажок Создавать связи с исходными данными, который используется для установления связей между областью назначения и областями-источниками для автоматического обновления результатов консолидации при изменении данных в областях-источниках.
В результате консолидации будет получена таблица, по виду идентичная табл. 1 и 2, каждая ячейка которой будет содержать сумму соответствующих значений из табл. 1 и 2.
В случае если области-источники располагаются на различных рабочих листах рабочей книги (например, на листах 1 и 2) и результирующую консолидируемую информацию необходимо поместить на отдельном рабочем листе (например, на листе 3), операция консолидации отличается лишь порядком указания ссылок на области-источники, которые в данном случае определяются ссылкой на лист и ячейки.
При консолидации данных из различных рабочих книг удобнее всего открыть все рабочие книги и разместить на экране рядом, используя команду меню ОкноРасположить. Далее операция консолидации выполняется аналогично предыдущим случаям, за исключением того, что ссылки на области-источники в данном случае содержат полный путь к файлу и ссылки на рабочую книгу, лист и ячейки.