- •Белорусский институт правоведения
- •А.И.Бородина, л.И. Крошинская, о.Л.Сапун
- •Тематический план
- •Вопросы для самоконтроля
- •2. Интерфейс табличного процессора
- •Вопросы для самоконтроля
- •3. Технология создания рабочей электронной таблицы
- •3.1. Ввод, редактирование и форматирование данных
- •3.2. Форматирование содержимого ячеек
- •3.3. Форматирование строк и столбцов
- •3.4. Форматирование ячеек (областей) рабочего листа
- •3.5. Сохранение таблицы на диске
- •Вопросы для самоконтроля
- •4. Технология вычислений в электронных таблицах
- •4.1. Редактирование формул
- •Порядок выполнения операторов
- •4.2. Ссылки абсолютные и относительные
- •4.3. Копирование содержимого ячеек
- •Автоматизация ввода
- •4.5. Стандартные функции
- •4.6. Средства контроля
- •Стандартные сообщения программы об ошибках
- •4.7. Подготовка рабочей книги к печати
- •Вопросы для самоконтроля
- •5. Технология построения диаграмм
- •Вопросы для самопроверки
- •6. Специальные средства обработки данных
- •6.1. База данных
- •6.2. Создание списков с вычисляемыми полями
- •6.3 Выборки данных по группе критериев
- •6.4. Фильтрация данных в списке
- •6.5. Фильтрация данных в базе данных (списке)
- •6.6. Сортировка базы данных (списка)
- •6.7. Вычисление промежуточных итогов
- •6.8. Консолидация данных
- •6.9. Макросы
- •Вопросы для самоконтроля
- •Литература
- •Глоссарий
- •Тренинг умений Первое умение. Проектирование, форматирование и редактирование таблиц
- •Ведомость продажи товаров в марте 200_ года
- •Рекомендации по выполнению
- •Рекомендации по выполнению
- •Пояснение. Это можно сделать, воспользовавшись командой Формат Ячейки… вкладка Граница и установив необходимый тип, толщину и цвет линии.
- •Задание для самостоятельной работы
- •Второе умение. Проектирование диаграмм по готовой таблице
- •Ведомость реализации продукции по предприятию за ______ месяц 200_ г.
- •Рекомендации по выполнению
- •Рекомендации по выполнению
- •Задание для самостоятельной работы
- •Выпуск продукции по месяцам 200_ года
- •Третье умение. Проектирование связанных таблиц
- •Производство изделий в 1-м квартале
- •Рекомендации по выполнению
- •Рекомендации по выполнению
- •Производство изделий по кварталам
- •Рекомендации по выполнению
- •Задание для самостоятельной работы
- •Четвертое умение. Работа с таблицей как с базой данных: создание, добавление, сортировка данных, фильтрация данных, получение итогов
- •Данные о клиентах брачного агентства
- •Пятое умение. Фильтрация данных
- •Рекомендации по выполнению
- •Пояснение. Для восстановления списка используйте команду ДанныеФильтрАвтофильтр.
- •Рекомендации по выполнению
- •Задание 3. Используя расширенный фильтр, вывести на экран данные:
- •О женщинах с высшим образованием, имеющих квартиру. Результат поместить на лист под именем Расшир1;
- •Рекомендации по выполнению
- •Рекомендации по выполнению
- •Шестое умение. Консолидация данных, сводные таблицы
- •Отчет о продажах строительных материалов
- •Рекомендации по выполнению
- •Рекомендации к выполнению
- •Задание для самостоятельной работы
- •Рекомендации по выполнению
- •Рекомендации по выполнению
- •Рекомендации по выполнению
- •Задание для самостоятельной работы
- •Зачетно-экзаменационная ведомость
- •Содержание
- •1. Назначение и классификация табличных процессоров 4
- •3. Технология создания рабочей электронной таблицы 11
- •5. Технология построения диаграмм 32
- •6. Специальные средства обработки данных 35
- •Основы информатики и вычислительной техники
4.6. Средства контроля
Контроль логических ошибок. При наличии ошибок в формуле нарушается логика работы. В этом случае программа Excel сама способна помочь в их поиске и исправлении. Эти ошибки можно разделить на две группы: неверные формулы и циклические ссылки.
Неверные формулы. Если получить значение в результате вычисления формулы по каким-то причинам невозможно, программа Excel выдает вместо значения ячейки код ошибки. Возможные коды ошибок приведены в табл. 3.
Таблица 3
Стандартные сообщения программы об ошибках
Код ошибки |
Причина возникновения |
###### (символы заполняют ячейку целиком) |
Числовые данные не помещаются в ячейку по ширине или же при вычислении по формуле из даты вычитается более поздняя |
#ДЕЛ/0! |
В знаменателе формулы получается нулевое значение или стоит ссылка на пустую ячейку. Последнее может быть связано с неверным использованием относительной ссылки |
#ЗНАЧ! |
У функции пропущен обязательный параметр или же в качестве параметра использована ссылка на пустую ячейку или ячейку с данными, тип которых не соответствует типу нужного параметра |
#ИМЯ? |
Опечатка в имени функции или имени ячейки (диапазона). Может быть вызвана пропуском двоеточия при указании диапазона или кавычек при указании текстового параметра |
#ПУСТО! |
В формуле использовано пересечение диапазонов, не включающее ни одной ячейки |
#ЧИСЛО! |
При вычислении получилось число, слишком большое или слишком маленькое для программы Excel. Как правило это следствие неправильности формулы |
#ССЫЛКА! |
Формула указывает на ячейку, которая отсутствует на рабочем листе. Чаще всего такая ошибка возникает вследствие копирования формулы с относительной адресацией влево или вверх, из-за чего возникают ссылки на столбцы, предшествующие столбцу А, и строки, предшествующие первой |
Циклические ссылки. При возникновении циклических ссылок Excel выдает сообщение об ошибке немедленно. При появлении новых формул их значения вычисляются сразу же, а циклическая ссылка делает невозможным вычисление данных в одной или нескольких ячейках.
Если в формуле при вычислении используются значения, располагающиеся в других ячейках, то она зависит от них, и соответствующая ячейка называется зависимой. В свою очередь, используемая ячейка влияет на значение формулы, и поэтому называется влияющей. Циклическая ссылка – это случай, когда значение в ячейке зависит от нее самой. Простейший вариант – ячейка содержит ссылку на саму себя.
Если программа обнаруживает в электронной таблице циклические ссылки, она немедленно выдает предупреждающее сообщение и открывает панель инструментов Циклические ссылки. Все ячейки, содержащие циклические ссылки, помечаются голубым кружком, а в строке состояния появляются слово Цикл и список таких ячеек.
Для поиска цикла, который всегда связан с ошибкой в логике работы формул рабочего листа, удобно использовать панель инструментов Циклические ссылки. Все ячейки с циклическими ссылками приведены в раскрывающемся списке на этой панели. Если цикл взаимных ссылок включает несколько ячеек (так называемая косвенная циклическая ссылка), то проследить его можно с помощью кнопок Влияющие ячейки и Зависимые ячейки. Если щелкнуть по кнопке [Влияющие ячейки], то программа автоматически выделит ячейки, от которых непосредственно зависит значение в текущей ячейке.
Проверка вводимых данных. Часто вводом данных в отчетные документы занимаются разные лица которые эти данные получают и которые отвечают за их правильность. Кроме того, ввод данных часто осуществляют в спешке, а возможность выполнить перепроверку существует не всегда. Для таких случаев в Excel предусмотрены средства автоматического подтверждения правильности ввода, основанные на деловых правилах, принятых в данной организации. Например, в организации может быть принят верхний предел оклада, так что все, что выходит за данный предел, является ошибкой ввода.
Правила, используемые для подтверждения правильности ввода, должны быть выработаны заранее, т.е. до того, как будет начат реальный ввод данных.
Выделив область рабочего листа, предназначенную для ввода данных определенного типа, выбирается команда ДанныеПроверка. Условия, накладываемые на вводимые значения, задаются на вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений.
Дополнительные средства контроля. Все инструменты контроля правильности электронных таблиц сосредоточены на панели инструментов Зависимости, которую можно открыть командой СервисЗависимостиПанель зависимостей. Здесь, в частности, имеются кнопки, аналогичные кнопкам панели инструментов Циклические ссылки, позволяющие прослеживать влияние и зависимость ячеек. Кроме того, панели инструментов Зависимости позволяет выделить ячейки, содержимое которых не отвечает заданным условиям правильности данных. Это особенно удобно, если часть данных была введена, до того как были заданы эти условия. Ячейки с неверным содержанием помечаются кружком.