Лабораторная работа №4 Подготовка документов к печати

Цель: Освоить режимы работы с документом в целом: изменение параметров страниц, вставка разрывов, нумерации и колонтитулов, предварительный просмотр, печать документа.

Рекомендации к выполнению

Форматирование документа в целом позволяет выполнять в текстовом процессоре Word операции верстки, свойственные профессиональным издательским системам. При форматировании документа в целом могут выполняться следующие операции:

• установка параметров страницы;

• разбивка на страницы, разделы;

• вставка номеров страниц, колонтитулов, сносок, закладок, примечаний и т.п.;

• создание или вставка таблиц, рисунков, формул и др.;

• вставка подписей к иллюстрациям, перекрестных ссылок;

• форматирование оглавлений, указателей, списков иллюстраций и т.д.

Способы выполнения указанных операций приведены на рисунке (Рис. 55).

Рис. 55 Способы форматирования документа в целом

Параметры страницы

В режиме «Параметры страницы» можно настроить необходимые размеры полей и отступов от края (верхнего или нижнего) до колонтитулов. Так же можно задать размеры бумаги, формат бумаги и в каком варианте их печатать – в книжном или альбомном. Здесь же выбирается источник бумаги и макет. После всех настроек необходимо нажать кнопку ОК.

Колонтитулы

Колонтитул – это место в начале и в конце страницы, предназначенное для вставки вспомогательной информации. Верхний колонтитул, может включать в себя текст, название глав и рисунки (логотип организации). Нижний колонтитул может содержать номер страницы, дату и имена авторов.

И спользуя команду Вид/Колонтитулы, переходим в режим создания колонтитулов. При этом изменится оформление документа: текст станет недоступным для форматирования, но появится возможность вести текст в верхнем и нижнем полях документа. Откроется панель «Колонтитулы» (Рис. 56).

Рис. 56 Панель «Колонтитулы»

В режиме ввода в верхнем или нижнем колонтитулах можно вставить любой текст вручную или использовать автотекст.

Для выхода из режима колонтитулы необходимо нажать кнопку ЗАКРЫТЬ. После закрытия, осуществляется переход в режим редактирования страницы, а колонтитулы остаются на ней, но становятся светлого цвета и будут недоступны в этом режиме. Для возврата в режим редактирования колонтитулов можно дважды щелкнуть по одному из них или использовать первую команду.

Разрыв страницы

По мере увеличения объема текста Microsoft Word автоматически разбивает документ на страницы и вставляет метки – разделители страниц. Однако есть возможность вставлять дополнительные разделители страниц вручную. Их называю еще разрывами страниц, которые бываю разных видов: разрыв страницы или разрыв раздела со следующей, четной или нечетной страницы Введенные вручную разделители страниц можно удалять. Microsoft Word с учетом исправлений перераспределяет текст.

Для этого курсов помещается в начало того предложения, которое необходимо перенести на следующую страницу. Далее в главном меню выбирается путь: Вставка/Разрыв…/ и помечается тот разрыв, который нужен в данный момент.

Печать и просмотр документа

Создав и сохранив документ, мы получили только его электронную версию. Во многих случаях этого достаточно, но некоторые документы выводят на печать.

Чтобы получить представление о том как будет выглядеть документ в начальном виде, вы можете воспользоваться окном предварительного просмотра. В этом окне можно отобразить одну или сразу несколько страниц и внести последнее уточнение перед печатью. Предварительный просмотр экономит время и бумагу, поскольку позволяет вовремя справить допущенные ошибки.

Для этого щелкните по кнопке с лупой - Предварительный просмотр на панели инструментов «Стандартная» или откройте это окно командой Файл / Предварительный просмотр. После этого в окне отображается текущая страница документа. В нем появляется новая панель инструментов, но меню программы остается без изменений.

Д ля того чтобы увидеть сразу несколько страниц документа, щелкните по кнопке «Несколько страниц» на панели инструментов предварительного просмотра, где выделяется нужное количество страниц.

Можно редактировать документ находясь в режиме предварительного просмотра. Для этого нажимают на кнопку «Увеличение» , помещают курсов в необходимый абзац, вносят изменения и еще раз щелкают по кнопке «Увеличение», чтобы отключать режим редактирования.

Заканчивают режим предварительного просмотра нажатием на кнопку «Закрыть» на панели инструментов предварительного просмотра.

Вывод на печать осуществляется командой Файл/ Печать… или соответствующими кнопками на панелях инструментов «Стандартная» и «Предварительный просмотр».

По команде Файл / Печать… на экран выводится диалоговое окно Печать, которое содержит различные параметры настроек печати и свойств, позволяющих углубиться в процесс настройки печати на данном принтере, задать количество копий, указать какие страницы или фрагменты текста вывести на печать и многое другое.