И просмотреть результаты. Затем нажать кнопку Найти и объединить
Рис. 39. Кнопка найти и объединить
выбрать в раскрывшемся меню Изменить отдельные документы, раскроется окно
Рис. 40. Окно новые документы
В нем надо выбрать Все и нажать ОК. Далее можно печатать результаты.
Задание 2.
Вам необходимо разослать информационное письмо о курсах повышения квалификации руководителей и специалистов в несколько различных адресов. Курсы организованы Университетом повышения квалификации. Внимательно прочитайте текст этого письма и определите структуру источника данных слияния - подумайте какие поля надо будет завести в источнике данных. Обратите внимание, что все переменные части письма в этом образце отмечены цветом.
Рис. 41. Образец документа слияния |
Вот список руководителей, которым надо разослать письма с приглашением на курсы:
Должность |
Фамилия |
Адрес |
Генеральный директор АОЗТ "Факел" |
Иванов И.И. |
111999 Москва, Кленовая, 64 |
Главный инженер завода "Прогресс" |
Васильчиков В.В. |
222 888 Ярославль, Еловая 65 |
Президент ассоциации "Партнерство" |
Сидорчук С.С. |
333 777 Тверь, Березовая, 33 |
Президент фонда "Счастливое детство" |
Степашкин С.С. |
444 666 Кострома, Сосновая, 55 |
Директор завода "Титан" |
Петросян П.П. |
555 111 Владимир, Липовая, 77 |
Главный экономист ТОО "Вулкан" |
Мишулин М.М. |
888 333 Вологда, Осиновая, 45 |
Раскройте вкладку Рассылки. С помощью команды Выбрать получателей создайте новый источник данных слияния.
Рис. 42. Выбор нового списка получателей
Еще раз внимательно подумайте, какие вам понадобятся поля в источнике данных. В окне Создание источника данных используйте команду Настройка столбцов, удалите лишние поля с помощью кнопки "Удалить поле" и, если необходимо, создайте недостающие поля с помощью кнопки "Добавить поле", предварительно дав им имена.
Рис. 43. Настройка списка адресов
После того как источник данных будет заполнен, в режиме Составление документа оформите документ, вставляя где необходимо поля слияния.
Рис. 44. Команда вставить поля слияния
Сохраните файл с текстом письма в вашей рабочей папке под именем слияние.docx.
В режиме просмотра результатов просмотрите варианты текстов письма для каждой записи источника данных (то есть для каждого адресата), чтобы понять все ли вы правильно записали в источник данных и отредактируйте записи, если нашлись ошибки.
Рис. 45. Команда просмотреть результаты
После редактирования надо еще раз сохранить и источник данных и основной документ.
Проведите слияние в новый документ и рассмотрите на экране результат слияния файлов основного документа и источника данных.
Рис. 46. Команда изменение отдельных документов
Задание 3.
Подготовить шаблон - бланк фирмы «ТИТАНИК», содержащий эмблему (рисунок), наименование фирмы (объект WordArt), адрес. Параметры страницы: поля сверху и снизу – 2 см., слева - 2,5 см., справа - 1,5 см.
Создать и применить стили «Кому», «Уведомление», «Письмо», «Подпись», «Исполнитель».
2. Создать источник данных, содержащий следующую информацию о контрактах, заключенных фирмой «ТИТАНИК»:
Фирма |
Директор |
Пол |
№ контр. |
Дата заключения |
Сумма |
Отметка о выполнении |
Конус |
Иванов И. И. |
М |
3 |
1.01.99 |
20 000 |
выполнен |
Сегмент |
Петрова П. П. |
Ж |
23 |
11.09.99 |
30 000 |
выполнен |
Сфера |
Сидоров С. С. |
М |
4 |
23.04.99 |
10 000 |
|
Круг |
Захаров М. М. |
М |
24 |
3.06.99 |
5 000 |
|
Пирамида |
Зуев С. Н. |
М |
6 |
3.03.99 |
8 000 |
|
Сектор |
Казакова К. К. |
Ж |
8 |
12.05.99 |
20 000 |
выполнен |
Призма |
Алиева А. А. |
Ж |
7 |
11.01.99 |
12 000 |
|
Кубик |
Болотов Б. Б. |
М |
34 |
1.09.99 |
6 000 |
выполнен |
Используя вкладку Рассылки, подготовить для рассылки письма руководителям фирм.
Обращение, информация о выполнении работ и последний абзац письма должны выбираться автоматически!
Для этого используйте команду Правила (IF – THEN – ELSE).
Рис. 47. Команда правила
Текст писем приводится ниже.
Результатом выполнения данного задания должны быть следующие документы:
шаблон бланка фирмы;
источник данных;
основной документ;
итоговые документы.
3. На бланке фирмы «Титаник» в адрес фирм, которые выполнили контракт, подготовить письма следующего содержания:
Директору фирмы «Название»
УВЕДОМЛЕНИЕ
Господин(жа) «Фамилия»!
Ваша фирма выполнила работу, предусмотренную контрактом № ___ от ___________ на сумму ________.
Предусмотренная контрактом сумма будет Вам перечислена.
Директор В. П. Ельцов
Дата
Исполнитель: Фамилия И. О.
4. На бланке фирмы «Титаник» в адрес фирм, которые не выполнили контракт, подготовить письма следующего содержания:
Директору фирмы «Название»
УВЕДОМЛЕНИЕ
Господин(жа) «Фамилия»!
Ваша фирма не выполнила работу, предусмотренную контрактом № ___ от ___________ на сумму ________.
Прошу принять меры по скорейшему выполнению контракта.
Директор В. П. Ельцов
Дата
Исполнитель: Фамилия И. О.