Глава 3. Пути совершенствования учета труда и его оплаты в ооо «Веста»

3.1. Рекомендации по совершенствованию учета расчетов по оплате труда в ооо «Веста»

В процессе исследования учета и организации расчетов с персоналом по оплате труда в ООО «Веста» были выявлены следующие проблемы:

• В ООО «Веста» трудоемкость кадрового учета при расчете оплаты труда. В автоматизированной системе отсутствует Модуль «Учет персонала и заработной платы».

• В ООО «Веста» не разработано положение, регламентирующее систему оплаты труда работников.

• Значительно увеличиваются и расходы на оплату труда. Выявлено периодическое необоснованное повышение заработной платы, что негативно сказывается на эффективности деятельности ООО «Веста».

Исходя из этого, для совершенствования учета и организации расчетов с персоналом по оплате труда в ООО «Веста» предлагаются следующие мероприятия:

1. Внедрить автоматизированную систему «Учет персонала и расчет заработной платы».

2. Создать и утвердить в ООО «Веста» положение об оплате труда.

3. Внедрить бальную систему оплаты труда в ООО «Веста».

Рассмотрим предлагаемые мероприятия по совершенствованию оплаты труда в ООО «Веста» более подробно.

Предлагается внесение изменения в автоматизированную систему «Учет персонала и расчет заработной платы».

Предлагается создать два раздельных модуля, которые могут работать самостоятельно:

- Кадровый учет (учет персонала);

- Учет оплаты труда (заработная плата) (рисунок 12).

Рис. 12. Рекомендуемая схема информационной взаимосвязи документов, операций и процедур при учете оплаты труда в ООО «Веста»

Дополнительно к основным модулям поставляются блоки "Табель", "Наряды" и "Валютные операции". Система позволяет также вести расчеты с учетом районных коэффициентов и северных надбавок.

Взаимодействие модулей организовано таким образом, что данные, которые в кадровом учете и составляют собственно предмет учета, являются исходными данными для расчетов по заработной плате. Таким образом, даже в том случае, когда Система предназначена только для расчетов по заработной плате, в ней имеется ограниченный набор функций кадрового учета, необходимый для ввода исходной информации и поддержания ее в актуальном состоянии. Рассмотрим, как работает каждый из этих модулей в отдельности и как они взаимодействуют, когда оба входят в состав Системы.

Кадровый учет - учет штатного расписания (подразделений и должностей) и персонала. Все действия по кадровому учету могут быть выполнены либо с помощью функций раздела Системы "Учет", либо (за исключением подготовки отчетов) в разделе "Документы" - "Приказы", посредством создания приказов (формирования учетных данных) и последующей отработки приказов в учете (внесения сформированных данных в учет).

Вторым мероприятием является внедрение в ООО «Веста» бальной системы оплаты труда.

Предлагаемая система оплаты труда предполагает оценку основных факторов, которыми можно охарактеризовать как любого работника, так и выполняемую им работу. Основными факторами, характеризующими работника, являются его профессионально-квалификационный уровень (ПК) и деловые качества (Д), а факторами, определяющими работу, – сложность (С) и достигнутый результат (Р).

Система оплаты труда на основе балльных оценок основана на том, что заработная плата работнику начисляется в зависимости от обобщающей оценки трудового вклада каждого работника, которые он получает в течение месяца. Обобщающая оценка трудового вклада работника определяется по формуле 1:

К_об = ПК + Д + С + Р (13)

Оценка профессионально-квалификационного уровня рабочих, специалистов и руководителей производится на основе действующей тарифной системы. Тарифные коэффициенты действующей Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь количественно равны баллам для оценки профессионально-квалификационного уровня. Каждый фактор обобщающей оценки представляет набор признаков, присущих для каждого вида трудовой деятельности и достаточно полно выражающих трудовой вклад работника.

Соединение признаков в оценке каждого фактора производится с учетом их удельной значимости, выраженной в долях единицы.

Факторы обобщающей оценки имеют различную степень постоянства. Факторы, характеризующие профессионально-квалификационный уровень, деловые качества и сложность выполняемых функций могут быть приняты одинаковыми на длительный период (год и более), а оценка результатов труда должна корректироваться каждый месяц по результатам работы за предыдущий период.

Следует определить и то, что профессионально-квалификационный уровень определяется одинаково по одному и тому же набору признаков как для рабочих, так и для специалистов и руководителей. Остальные три фактора имеют различный набор признаков для рабочих, специалистов и руководителей.

В рамках каждой категории работников наборы признаков деловых качеств принимаются одинаковыми для всех работников независимо от их профессиональной группы, и они являются едиными для рабочих всех специальностей, специалистов и руководителей.

Предлагаемый метод позволяет сопоставить и построить единый ряд оценок от рабочего низшего разряда до руководителя предприятия.

Балльная оценка, определяющая профессионально-квалификационный уровень каждого работника, равна тарифному коэффициенту соответствующего разряда действующей тарифной сетки на предприятии (табл. 16).

Таблица 16

Балльные оценки профессионально-квалификационного уровня работников

Разряд	Балльная оценка	Разряд	Балльная оценка	Разряд	Балльная оценка
1	1	9	2,32	17	3,98
2	1,16	10	2,48	18	4,26
3	1,35	11	2,65	19	4,56
4	1,57	12	2,84	20	4,88
5	1,73	13	3,04	21	5,22
6	1,90	14	3,25	22	5,59
7	2,03	15	3,48	23	6,0

Оценка деловых качеств рабочих осуществляется по признакам, которые могут существенно влиять на индивидуальную производительность труда, морально-психологический климат в коллективе, а, следовательно, и на весь трудовой процесс и его результаты.

Каждый признак деловых качеств имеет четыре уровня и оценивается как низкий, средний, выше среднего и высокий.

При оценке по десятибалльной системе уровню «низкий» можно присвоить 2 балла, «средний» – 5 баллов, «выше среднего» – 8 баллов и «высокий» – 10 баллов. Оценка от 2 до 10 баллов устанавливается работнику по каждому признаку в соответствии с характеристиками уровней оценок.

В таблице 20 представлена балльная оценка признаков, определяющих деловые качества рабочих.

Оценка производится следующим образом. К примеру, если рабочий содействует рационализации, то получает 2 балла, если имеет одно рационализаторское предложение – 5 баллов, имеет два рационализаторских предложения – 8 баллов, если более двух предложений – 10 баллов.

Предлагаемая система оплаты труда основывается на следующих условиях:

1. Каждое структурное подразделение имеет базовый фонд заработной платы (ФЗП), который определяется по индивидуальному нормативу от объема реализации продукции за предыдущий месяц.

2. Этот фонд заработной платы производственных подразделений зависит от объема реализации выпущенной ими продукции, а функциональных отделов – от объема реализации продукции предприятием.

3. Базовый фонд заработной платы производственных подразделений может быть увеличен при повышении рентабельности продукции, а отделов за оплаченные работы и услуги.

В ООО «Веста» взаимодействие модулей организовано таким образом, что данные, которые в кадровом учете и составляют собственно предмет учета, являются исходными данными для расчетов по заработной плате. Таким образом, даже в том случае, когда Система предназначена только для расчетов по заработной плате, в ней имеется ограниченный набор функций кадрового учета, необходимый для ввода исходной информации и поддержания ее в актуальном состоянии. Рассмотрим, как работает каждый из этих модулей в отдельности и как они взаимодействуют, когда оба входят в состав Системы.

Кадровый учет - учет штатного расписания (подразделений и должностей) и персонала. Все действия по кадровому учету могут быть выполнены либо с помощью функций раздела Системы "Учет", либо (за исключением подготовки отчетов) в разделе "Документы" - "Приказы", посредством создания приказов (формирования учетных данных) и последующей отработки приказов в учете (внесения сформированных данных в учет). Последний способ имеет то преимущество, что ведется учет приказов и имеется возможность распечатать автоматически сформированный Системой текст приказа; сами учетные действия выполняются просто и единообразно: создание приказа => печать приказа => отработка приказа в учете. При этом Отдел кадров сможет иметь доступ к базе данных бухгалтерии, что позволит оперативно получать необходимую информацию о работниках.

Объектами, в которых сосредоточена основная учетная информация, являются подразделение, должность, анкета и исполнение. Исполнение - так для краткости называется исполняемая должность - это объект, содержащий информацию о том, как данный сотрудник исполняет данную должность.

При расчете заработной платы Система использует информацию из исполнения, из табеля, из анкеты, из словаря "Виды выплат и удержаний". Специальный регистр "основания начислений", являющийся составной частью исполнения, содержит список начислений, которые полагаются сотруднику по данной исполняемой должности. Алгоритм расчета каждого начисления определяется по словарю "Виды выплат и удержаний". В соответствии с алгоритмом, для расчета суммы Система может обратиться за информацией к ФЗП исполнения (фонд заработной платы, является составной частью исполнения), к табелю, к анкете. Результат расчета отображается в расчетном листе исполнения. На основании этих результатов печатаются различные отчеты, выгружаются данные в файл для представления в ФНС, в ПФ, в другие системы автоматизации учета. И, разумеется, формируются расчетно-платежные ведомости. Сформированные ведомости попадают в журнал учета ведомостей. Здесь выполняется печать ведомостей, формирование платежных документов и их экспорт в систему автоматизации бухгалтерского учета. В журнале учета ведомостей имеется регистр, позволяющий анализировать и исправлять итоги ведомостей - состав начислений ведомостей, "разложенный" по составляющим - по подразделениям, категориям персонала и прочим аналитическим признакам. На основании данных этого регистра формируются и печатаются отчеты, которые по характеру содержащейся в них информации можно отнести к той или иной разновидности сводных ведомостей. Данные журнала ведомостей - собственно ведомостей и их итогов - используются для формирования других журналов учета - журнала учета ордеров (сводов проводок по заработной плате) и журнала учета депонентов и перечислений.

Последние также имеют функции, позволяющие представить содержащуюся в них информацию в виде документа или файла определенного формата. Файл позволяет загрузить данные в программу автоматизации бухгалтерского учета.

Таким образом, предложенные рекомендации позволят повысить эффективность учета расчетов с персоналом по оплате труда.

Нормативные и законодательные акты по бухгалтерскому и налоговому учету позволяют производить расчеты по начислению и налогообложению заработной платы работникам различными способами. Приведем некоторые рекомендации по выбору наиболее выгодных для предприятия вариантов расчета по заработной плате.

1. Оптимальный вариант расчета отпускных.

Расчет отпускных часто вызывает определенные затруднения у бухгалтеров. Между тем, при выборе наиболее оптимального варианта начисления отпускных можно получить определенную экономию денежных средств. Рассмотрим и сравним несколько вариантов таких расчетов [35]. Для примера будем считать, что половина отпуска работника приходится на июнь, а вторая половина - на июль. Оплата в каждом месяце составляет 1000 руб.

Первый вариант - "классический".

Наиболее часто встречается ситуация, когда бухгалтер начисляет отпускные текущего периода, дебетуя счета затрат (20, 25, 26, 44 и т.д.) и кредитуя счет расчетов с персоналом по заработ­ной плате (70). Соответственно социальные взносы, относящиеся к текущему периоду, отражаются так:

Д 20, 25, 26, 44 и т.д. - К 69 "Расчеты по социаль­ному страхованию и обеспечению".

Если же очередной отпуск работника приходится не на один, а на два периода, то отпускные, начисленные за следующий период, бухгалтеры относят в дебет счета расходов будущих периодов (97). Сюда же относят и начисленный по этой сумме социальных взносов

Таким образом, в месяце начала отпуска бухгалтер начисляет и уплачивает всю сумму отпускных и всю сумму социальных взносов, начисленного на эти отпускные. А вот в расходы текущего периода по налогу на прибыль включаются только суммы, начисленные на счетах 20, 25, 26, 44 и т.д., но не на счете 97. С наступлением следующего отчетного периода расходы по отпускным и социальным выплатам, накопленные на счете учета расходов будущих периодов, "перетекут" на счета учета затрат (Д 20, 25, 26, 44 и т.д. - К 97). Тогда они и будут приняты для расчета налога на прибыль. Причем одни бухгалтеры считают нужным задействовать счет 97 в любом случае, если отпуск приходится на два месяца, другие же - только если отпуск приходится на разные отчетные периоды, т.е. на разные кварталы (например, отпуск начинается в июне, а заканчивается в июле).

Однако этот способ нельзя считать оптимальным потому, что расходовать реальные денежные средства с расчетного счета на прежде­временную уплату налога нерационально, поскольку у организации в любое время может возникнуть ситуация, когда деньги понадобятся не когда-то потом, а именно сейчас.

Кроме того, характеристика счета 97, изложенная в Инструкции по применению Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, не соответствует сути отпускных, начисленных за следующий месяц, а уж тем более начисленного по ним социальных взносов.

Второй вариант - "авансы" [45].

Отпускные и взносы по социальному страхованию текущего месяца отражаются так же, как и в первом случае, а отпускные, выплаченные работникам в этом месяце, но приходящиеся на следующий месяц, - как выданные работникам авансы (Д 70 - К 50). Налог на прибыль на эту сумму не уменьшить, зато можно сэкономить на социальных взносов: начисления заработной платы нет, значит, и налог платить не нужно. Способ довольно удобный - выданные авансы всегда видно, так что бухгалтер никак про них не забудет и в следующем месяце начислит и заработную плату, и социальные взносы.

Третий вариант - "все в расходы".

Строится на основе трудового законодательства: "Оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала" (ст. 136 ТК РФ). А в НК РФ (ст. 255 "Расходы на оплату труда"), говорится: "В расходы налогоплательщика на оплату труда вклю­чаются любые начисления работникам... предусмотренные нормами законодательства Российской Феде­рации..." [46].

Следовательно, при начислении и выплате отпускных за весь период отпуска организация может сразу всю сумму включить в расходы на оплату труда по налогу на прибыль, а также все социальные взносы. Организация экономит на налоге на прибыль, но не экономит на социальных взносах. Тем не менее значительно уменьшается трудоемкость учетного процесса, т.е. после того, как работник уйдет в отпуск, бухгалтер может сразу выполнить все расчеты и не возвращаться к ним в следующем месяце.

Четвертый вариант - "привычно и экономно".

Расчеты как в первом случае, с той лишь разницей, что социальные взносы на счет 97 начислять не нужно: "...выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде). Об этом забывают бухгалтеры, начисляя на счет 97. Основанием для начисления налога должен являться не кредит счета 70, а включение в расходы по налогу на прибыль.

Расходы на отпускные, приходящиеся на следующий период, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного периода (отнесены на счет расходов будущих периодов), значит, и объекта по социальным взносам не возникает. Исчислить и уплатить его можно в следующем периоде - когда отпускные будут включены в расходы по налогу на при­быль. Если бухгалтеру все же удобнее отразить исчис­ленный налог сразу при начислении отпускных, то можно порекомендовать на сумму социальных взносов составить проводку: Д 97 - К 76, а при наступлении следующего периода - Д 76 - К 69.

В этом случае минимизируется сумма социальных взносов, бухгалтер не изменяет своей привычке использовать счет 97 и ничего не нарушает.

Полученные результаты сведем в таблице 17.

Таблица   17

Варианты расчета отпускных и социальных взносов

№ варианта	Бухгалтерские записи в июне	Социальные взносы	Экономия на налоге на прибыль	Чистый налоговый платеж в июне (гр. 3 - гр. 4)
1	2	3	4	5
1	Д20-К70 - 1000 руб. Д20-К69 - 356 руб. Д97-К70 - 1000 руб. Д97-К69 - 356 руб.	712 руб.	1356 руб. х 0,20 = руб.	руб.
2	Д20-К70 - 1000 руб. Д20-К70 - 356 руб.	356 руб.	1356 руб. х 0,20 = руб.	руб.
3	Д20-К70 - 2000 руб. Д20-К69 - 712 руб.	712 руб.	2712 руб. х 0,20 = руб.	руб.
4	Д20-К70 - 1000 руб. Д20-К69 - 356 руб. Д97-К70 - 1000 руб. Д97-К76 - 356 руб.	356 руб.	1356 руб. х 0,20 = руб.	руб.
	Общая экономия

Анализируя полученные данные, можно сделать вывод, что наиболее часто встречающийся первый вариант расчета отпускных не является самым оптимальным. При этом сумма экономии составляет 1356 руб.

Из соображений целесообразности и экономии денежных средств можно порекомендовать применять, например, второй вариант начисления.