3.2 Разработка направлений и рекомендации по управлению кредиторской задолженностью на предприятии ооо «л-пак»

Для обеспечения экономической эффективности прямых хозяйственных связей ООО «Л-ПАК» изучает возможности российского рынка, далее руководство ООО «Л-ПАК» выбирает подходящих и наиболее выгодных партнеров с которыми заключаются договора поставки и договора купли-продажи.

В таблице 12 показано движение денежных средств под влиянием расчетов с покупателями и поставщиками. Предполагается, что такие условия расчетов действуют в течение двух кварталов.

Результаты расчета показывают, что в условиях примера на предприятии наблюдается недостаток средств в обороте и на некоторые даты он достигает значительного размера (минус 654 тыс. руб.), таким образом, формируется просроченная кредиторская задолженность со всеми вытекающими из этого последствиями. Ликвидировать ее с помощью даже регулярно поступающих платежей дебиторов в данных условиях невозможно, поэтому скорее всего придется привлекать краткосрочная банковские кредиты.

Таблица 12 - Движение дебиторской и кредиторской задолженности предприятия при соответствии условий расчетов договорным (тыс. руб.)

Порядковый номер дня платежа	Поступление платежей дебиторов	Платежи кредиторам	Свободные средства (+), недостаток средств в обороте (-)
34	407,3		407,3
57		774,6	-367,3
68	407,3		40
102	407,3		447,3
114		774,6	-327,3
136	407,3		80
170	407,3		487,3
171		774,6	-287,3
204	407,3		120
210			120
228		774,6	-654,6
238	407,3		-247,3
240			-247,3

Наличие свободных средств в обороте или недостаток средств для расчетов с кредиторами определяется сочетанием оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженности и величины каждого платежа дебиторов и кредиторам. Но для ООО «Л-ПАК» более быстрая оборачиваемость дебиторской задолженности по сравнению с кредиторской не обеспечила наличие свободных средств в обороте. Единственной причиной недостатка средств для своевременных расчетов с кредиторами стали более низкие суммы платежей дебиторов по сравнению с размерами причитающихся оплат кредиторам.

Введем следующие условные обозначения:

Плд — сумма одного платежа дебиторов;

Плк — сумма одного платежа кредиторам.

Код — число полных оборотов дебиторской задолженности;

Кок — число полных оборотов кредиторской задолженности.

Условие наличия свободных средств в обороте можно выразить неравенством:

Плд * Код > Плк *Кок,          (4)

Противоположный знак неравенства свидетельствует о недостатке средств в обороте на определенную дату.

Число полных оборотов рассчитывается делением порядкового номера дня, на который производится оценка, на число дней одного оборота. Поскольку речь идет о количестве полных оборотов, в качестве Код и Кок принимается только целая часть результата.

На 90-й день:

Код = 90/34 = 2,6, а Кок = 90/57 = 1,6. Соответственно Код = 2, Кок = 1.

Следовательно, на 90-й день условие неравенства соблюдается:

407,3*2 > 774,6*1

407,3*2 - 774,6*1= + 40 тыс. руб.

По состоянию на 180-й день Код = 180/34 = 5,3, а Кок = 180/57 = 3,16. Соответственно Код = 5, Кок = 3.

Следовательно, на 180-й день условие неравенства не соблюдается:

407,3* 5 < 774,6* 3

407,3* 5 - 774,6 * 3 = - 287,3 тыс. руб.

Из сравнения числовых неравенств, соответствующих 90-му и 180-му дням, видно, что количество оборотов дебиторской и кредиторской задолженности увеличилось в 2 раза. Но, так как, число дней оборота дебиторской и кредиторской задолженности практически изменить нельзя (они определяются условиями договоров). Остается в качестве способа решения проблемы либо увеличение суммы платежей дебиторов, либо уменьшение суммы платежей кредиторам. Иными словами, речь может идти или об увеличении выручки от продаж, или о снижении затрат на оплаты поставщикам. Остальные элементы кредиторской задолженности практически не поддаются регулированию, т. к. связаны с фондом оплаты труда и налоговыми платежами. Если решать проблему путем увеличения стоимости продаж, то в первую очередь необходимо определить насколько надо ее увеличить, чтобы устранить недостаток средств в обороте.

Достаточно эффективными, обеспечивающими сбалансированность дебиторской и кредиторской задолженности ООО «Л-ПАК» являются расчеты между покупателями и поставщиками, основанные на зачете взаимных требований по обоюдным постав­кам. Использование этой формы расчетов должно быть обусловлено соответствующими договорами. Расчеты, основанные на зачете взаимных требований, могут быть разовыми и постоянно действующими. Регулирование долговых обязательств зачетом взаимных требова­ний во многом схоже с товарообменными операциями. Сходство со­стоит в полном или частичном отсутствии денежных расчетов между организациями. Вместе с тем прекращение долгового обязательства за­четом встречного однородного требования не изменяет его денежного характера и не затрагивает оснований возникновения. Зачет встречных требований может осуществляться при наличии обязательств по расче­там у двух и более сторон, когда они в результате исполнения разных по содержанию договоров по отношению друг к другу одновременно являются и дебитором, и кредитором.

При проведении взаимозачета необходимо:

- оформить акт сверки взаиморасчетов на основании данных бухгал­терского учета у контрагентов;

- подтвердить первичными расчетными документами сумму задол­женности с выделением НДС, сверить величину задолженности, номер и дату договора и первичных документов, свидетельствующих о воз­никновении обязательств;

- оформить письмо или письменное заявление (уведомление) за подписью руководителя и главного бухгалтера либо по взаимному решению сторон составить и подписать акт о проведении взаимоза­чета;

- оформить соглашение (акт) о взаимозачете, который должен стать финансовым документом, свидетельствующим о прекращении обяза­тельств, с оговоркой способа погашения остатка задолженности одной из сторон, если размеры встречных требований неравны;

- погашение задолженности по взаимным требованиям отразить в бухгалтерском учете в момент подписания акта (соглашения) о взаи­мозачете.

При полной эквивалентности взаимных требований обязательства прекращаются одновременно у каждой из сторон, и зачет приравнивается к оплате товаров. Если требования не эквивалентны, полностью погашается только меньшее требование, а оставшаяся сумма задолженности возвращается иным образом, как правило, в денежной форме.

Успешное развитие бизнеса ООО «Л-ПАК» во многом зависит от того, насколько четко ведется ее оперативная деятельность. Наличие отлаженной системы управления договорами, поставками, закупками, расчетами с контрагентами, запасами и складскими операциями позволяет предотвратить возможные сбои в оперативной деятельности. Основой подобной системы должны быть информационные технологии.

Контур логистики системы Галактика ERP поддерживает весь комплекс задач, связанных с эффективным управлением материальными и связанными с ними информационными и финансовыми потоками.  

К числу задач, решаемых с помощью Контура, относятся:

• ведение договорной деятельности;

• обслуживание претензий и исков;

• управление сбытом;

• управление снабжением;

• управление запасами и складскими операциями, складской учет;

• управление взаимоотношениями с поставщиками и получателями;

• формирование прайс-листов;

• ведение складского учета продукции по серийным номерам;

• формирование отчетов в различных разрезах, за любой период и с разными уровнями детализации.

Модуль «Управление договорами». Модуль предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов на все виды хозяйственной деятельности предприятия. Обеспечивает решение следующих задач:

Заключение договоров (соглашений) с различными схемами поставки и оплаты. Договоры и контракты могут иметь последовательный характер формирования от «рамочного», заключаемого с контрагентами на длительный период в обобщенном виде, до конкретного, готового к запуску на исполнение. Модуль устанавливает, поддерживает, контролирует связи документов системы, конкретизирующие договор или являющиеся его производными при выполнении, включая финансовые операции.

Контроль дебиторской и кредиторской задолженности, анализ состояния взаиморасчетов, в том числе и на основании актов сверки, расчет штрафов и пени за нарушение условий отгрузки и сроков оплаты. Формирование исковых заявлений по договорам на взыскание долга и уплату пени и регистрация решений суда по искам с формированием соглашений о реструктуризации долга и графиков погашения задолженности.

Модуль «Управление снабжением». Модуль обеспечивает полный цикл обслуживания процесса приобретения товаров и услуг, регламентируемый счетами, договорами, приходными накладными, актами на работы/услуги, накладными на возврат по рекламации, доверенностями, складскими ордерами для последующей их обработки в смежных модулях, а также: планирование закупок; контроль соответствия документов, регламентирующих сделку; получение отчетности.

Отличительными особенностями реализации задач управления снабжением являются:

- использование в документах на закупку как товарных, так и нематериальных позиций (услуг);

- учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения, сроков действия лицензий и сертификатов;

- формирование платежных документов на оплату по документам-основаниям (счетам);

- формирование доверенностей на получение материальных ценностей;

Модуль «Расчеты с поставщиками и получателями». Для контроля расчетов с поставщиками и получателями предназначен модуль Расчеты с поставщиками и получателями. Функции модуля можно разделить на следующие группы:

- распределение платежей;

- создание актов взаимозачетов и договоров уступки долга (цессии);

- ведение счетов-фактур для учета НДС;

- контроль взаиморасчетов, расчет штрафных санкций;

- ведение планов закупок и реализации;

- формирование отчетности.

Отчетность модуля «Расчеты с поставщиками и получателями» позволяет контролировать исполнение документов-оснований, взаиморасчеты с контрагентами, дебиторскую и кредиторскую задолженности, а также осуществлять прогноз налоговых платежей.

Операции с поставщиками и подотчетными лицами разделены на два модуля: расчеты сосредоточены в модуле «Финансы», а функции учета любых операций покупки (ТМЦ, основных средств, услуг) – в модуле «Покупка». Реализованы функции расчетов с подотчетными лицами и ведение авансовых отчетов в рублях и в любой другой валюте.

Для покупки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) предусмотрена функция автоматического расчета внутренних и внешних дополнительных издержек. В системе полностью автоматизированы обработка налога на добавленную стоимость (НДС) покупки и работа с акцизами. Гибкий механизм настройки НДС позволяет использовать различные методы зачета НДС: по факту оплаты, пропорционально оплате, по факту первой оплаты, специальная настройка НДС для покупки объектов основных средств. Автоматизация учета и зачета НДС обеспечивает соответствие данных в книге покупок и на счетах учета налогов.

Переоценка валютной задолженности поставщикам может проводиться в тестовом режиме, по каждому поставщику и по каждому открытому документу. Это позволяет оценивать задолженность по отдельным операциям и формировать акт взаиморасчетов с учетом результатов переоценки. Каждую покупку можно учитывать с привязкой к ГТД. Реестр ГТД хранится в базе данных и может использоваться как для оформления покупок, так и для продажи, где подбор номера ГТД осуществляется автоматически.

Справочник договоров покупки и его использование при оформлении операций с поставщиками позволяет анализировать информацию о состоянии взаиморасчетов в разрезе договоров: в карточке поставщика, в оборотно-сальдовой ведомости, в оборотной ведомости по поставщикам и т.д.

В системе реализована возможность хранения различных вариантов книги покупок. Для предварительного анализа книги покупок также предусмотрена печать тестовых отчетов по отдельным поставщикам, или по группе поставщиков, или по видам закупок. Являясь комплексной системой управления предприятием, Microsoft Dynamics NAV обеспечивает бухгалтеру полную прозрачность расчетов с поставщиками.

Аналитические регистры расчетов позволяют анализировать не только состав операций, но и историю их сопоставления между собой, а также детальную историю переоценки задолженности. Функции кредитного контроля и установка приоритетов позволяют контролировать задолженность перед поставщиком и определять приоритеты оплаты.

Задача контроля дебиторской / кредиторской задолженности в общем случае сводится к оценке оборотов и сумм задолженности клиентов компании и компании поставщикам. Мониторинг задолженности производится в разрезах времени, контрагентов, валюты, счетов, корреспондирующих счетов и просроченности. От достоверности и доступности актуальной информации о задолженности зависит эффективность планирования финансовых потоков.

Кроме оценки текущего баланса, руководителям и финансовым аналитикам необходимо получать информацию о состоянии дебиторской / кредиторской задолженностью за уже прошедшие периоды по нескольким разрезам, видеть динамику, а также четко представлять ситуацию с платежами на ближайший период.

С точки зрения большинства информационных систем, выполнение этих задач влечет необходимость консолидации данных по всем юридическим лицам и перерасчета остатков, что является основными причинами, затрудняющей анализ задолженности.

Эффективное управление предприятием ООО «Л-ПАК» невозможно без оперативного контроля дебиторской и кредиторской задолженности. Несвоевременность получения данных по задолженности может привести к тому, что предприятие либо останется без необходимых оборотных средств, либо не сможет правильно запланировать объем денежных средств для предстоящих выплат.

Подобных проблем можно избежать, если оперативно получать данные о реальной дебиторской и кредиторской задолженности. Одних лишь данных бухгалтерского учета недостаточно, поскольку они не всегда позволяют точно определить размер и момент возникновения дебиторской или кредиторской задолженности. С помощью бухгалтерских систем на основе проводок можно получать данные по задолженности на счетах бухгалтерского учета (60, 62, 76 и т. д.). Однако при этом возникают трудности с учетом вариантов оплаты даже с простейшими видами отсрочек, не говоря уже о схемах с предоплатой или установленным графиком платежей. Это и понятно: ведь такая информация содержится не в проводках, а в первичных документах.

Для решения задач, связанных с возникновением задолженности в ООО «Л-ПАК», в автоматизированной системе должна быть предусмотрена схема оплаты, которая описывала бы алгоритм расчета задолженности отдельно по каждому договору (сделке, заказу). Причем такая схема должна быть представлена в виде макронастроек, чтобы всякий раз не перестраивать ее под конкретный договор. Это позволило бы облегчить работу пользователя, который однажды настроив несколько наиболее часто используемых схем оплаты, потом при оформлении договора выбирал бы из списка нужную ему схему.