Билет 26. Типичные ошибки, допускаемые в ходе официальной переписки

• Отправка письма не тому адресату

• Отсутствие конкретики

Лаконичность и точность

• Забывчивость

Переписка по электронной почте сродни диалогу. Представьте, что вы задаете собеседнику вопрос, на который он не отвечает и продолжает игнорировать долгое время. Что вы почувствуете в этот момент? Своевременный ответ на письмо — это не только знак уважения, но и значимая часть бизнес-процесса. Не подводите своих коллег, если от вашего сообщения зависит реализация того или иного проекта.

• Большие абзацы в тексте

«Один абзац — одна мысль» — по такому принципу необходимо составлять деловое письмо. Этот подход особенно актуален в нашу эпоху коротких сообщений, которыми наполнены социальные сети. Сегодня никто не любит длинные тексты, поэтому в лучшем случае ваше послание просмотрят, но не уделят ему достаточно внимания. Если вы хотите добиться от адресата вдумчивого чтения, то разбейте текст на небольшие абзацы и не перегружайте каждый из них информацией.

• Грамматические и орфографические ошибки

• Синтаксические

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. (инверсия)

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например, разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

• Структурные ошибки

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

• Морфологические (сокращения)

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. (женат, разведен – женатый, разведенный, холостой)

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

• Лексические (неуместное использование жаргонных слов)

Неправильное использование слов и терминов.

Практика

Автобиография

Я (1) родилась 15 ноября 1995 года в самом лучшем городе нашей страны (2) — Вологде (3). С 2002 года (4) обучалась в школе (5) указанного города. (6) Была старостой класса, оформляла стенгазеты. (6) Впоследствии (7) я поступила в Университет г. Вологды, юридический факультет. (8) В настоящее время студентка 4 курса. (9) (6) Семейное положение — не замужем. (10)

Нет выделения на абзацы, мало информации. ВООБЩЕ, НЕТ НОРМ, УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ТРЕБОВАНИЯ К АВТОБИОГРАФИИ (ГОСТов). НЕОБХОДИМЫЕ РЕКВИЗИТЫ, СВЕДЕНИЯ УСТАНАВЛИВАЮТСЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ, ТРЕБУЮЩЕЙ АВТОБИОГРАФИЮ.

Ошибка 1: нет ФИО

Ошибка 2: «в самом лучшем городе нашей страны» - неверный стиль

Ошибка 3: не указаны страна, регион

Ошибка 4: не указан конкретный период обучения

Ошибка 5: не указано название школы

Ошибка 6: нет абзацев

Ошибка 7: лучше указать год поступления

Ошибка 8: часто указывается форма обучения

Ошибка 9: логические ошибки в предложении. Нет подлежащего, сказуемого.

Ошибка 10: эту информацию лучше в начало для обозначения статуса (также добавить гражданство, регистрацию по месту жительства/пребывания)

Ошибка 11: в автобиографии указывается информация о родителях, братьях, сестрах; наличие/отсутствие судимости